На блоге запущен первый опрос: “Какое подразделение компании должно осуществлять хранение договоров?”
Срок завершения данного опроса — 24.02.2009г.
По итогам опросов, проводимых на данном сайте, будет осуществляться подготовка и размещение на сайте аналитической записки с моим мнением.
Уважаемые Пользователи, прошу принять активнейшее участие в этом опросе. Голосуйте!!!
Рекомендую также прочитать
Метки: Договоры, Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Обучение, Планирование, Развитие, Регламентация, Стандарты
Электронные копии договоров должны хранится в электронном хранилище документов. Ответственное подразделение при создании новой записи и изменении — бухгалтерия. Пометка на удаление — юридическая служба.
Бумажные версии в бухгалтерии.
Мое видение идеальной модели. Подчеркиваю, идеальной! Корректировки по обстоятельствам.
Вопрос: если ли у оригинала договора особые функции, требующие, чтобы порядок его хранения отличался от общего порядка хранения большинства документов организации?
Мой ответ: нет.
Основное условие идеальной модели: быстрая доступность всей информации из договоров (контрагенты, сроки, обязательства, деньги и все, что может потребоваться в работе) и копий всех договоров. Например, через автоматизированную БД договоров.
В этом случае оригинал договора может потребоваться только для проверяющих лиц и споров.
Вывод: договор должен храниться по общим правилам хранения документов компании. А, учитывая сказанное в начале, конкретное подразделение, хранящее договоры — по обстоятельствам.