Итак, хранить договоры может бухгалтерия. С точки зрения юристов — это классно, кто хранит, то и отвечает за них (сохранность, организация доступа и т.д.). А теперь вопрос — надо ли это бухгалтерам, ведь они работают в спец. бухгалтерских программах и все данные по этим договорам есть, поэтому хранение самих договоров воспринимается как некая повинность, а значит вопрос сохранности — отпадает сам собой...договор на хранение не сдал ответственный сотрудник, договор вообще не поступил от контрагента, или его выдали кому-то, а теперь точно не знают кому или этот кто-то давно уже уволился. И найти концов не представляется возможным. И теряются (или не находятся) как раз самые нужные в данный момент договоры. По-моему мнению, хранение договоров в бухгалтерии несет в себе больше минусов для практической работы юристов чем плюсов.

Хранение договоров в юрслужбе — это определенная проблема, особенно когда их много, очень много. Но если юристы отвечают за заключенность договоров, то договор как минимум должен быть и быть он должен у юристов. Да, организация хранения большого количества документов — это процесс сложный трудоемкий, но необходимый, начиная с того что для этого необходимо отдельное помещение и сотрудник юрслужбы который отвечает за хранение, в принципе это может быть и не юрист, а делопроизводитель, но любом случае он должен подчиняться руководителю юрслужбы.

Вопрос: если ли у оригинала договора особые функции, требующие, чтобы порядок его хранения отличался от общего порядка хранения большинства документов организации?

Мой ответ: нет.

Основное условие идеальной модели: быстрая доступность всей информации из договоров (контрагенты, сроки, обязательства, деньги и все, что может потребоваться в работе) и копий всех договоров. Например, через автоматизированную БД договоров.

В этом случае оригинал договора может потребоваться только для проверяющих лиц и споров.

Вывод: договор должен храниться по общим правилам хранения документов компании. А, учитывая сказанное в начале, конкретное подразделение, хранящее договоры — по обстоятельствам.

Бумажные версии в бухгалтерии.