Какие подразделения компании должны согласовывать проекты договоров в обязательном порядке?
По каким параметрам должны проверять проекты договоров служба безопасности, бухгалтерия и финансово-экономическое подразделение? Наличие чего или отсутствие чего указанные согласующие подразделения компании должны обеспечить в проектах договоров?
Рекомендую также прочитать
Метки: CORT, ДАП, Договоры, Клуб креативных юристов, Книги, Креатив, Менеджмент, Мотивация, Налоги, Обучение, Периодика, Планирование, Проверки, Развитие, Регламентация, Совещания, Стандарты, Суды, Тайм-менеджмент
Я даже не буду начинать писать. А то получится, как с сайтами продавцов разных очень полезных вещей: метров на 10 страница вниз уйдет
))
Алексей Юрьевич, а Ты кратко изложи свое мнение!
например,...
юристы являются одним из обязательных согласующих подразделений
юристы обеспечивают в проектах договоров: 1) заключенность договора; 2) действительность договора; 3) использование диспозитивных норм права в интересах компании; 4) соблюдение учредительных и внутренних документов компании
Начнем издалека.
Ответственное подразделение отвечает за все в сфере договорной работы, за установленными исключениями. Соответственно, оно отвечает и за все в сфере соответствия договора интересам компании, за установленными исключениями.
Об исключениях в следующей главе
Далее в своем трактате я буду говорить о вопросах, возникающих не только в ходе процедуры согласования договора, но и на предшествующих этапах. Причины этого: 1. на листе согласования желательно отражать факты не только собственно экспертизы тексты договора, но ряда предшествующих процедур, например: проверки контрагента, соблюдения финансовых ограничений и пр. 2. в зависимости от технологии организации договорной работы в компании, хронология процедур может быть различной.
Я не буду точно разграничивать кто какие вопросы проверяет и за что отвечает. Опять же, это во многом зависит от оргструктуры, функционала подразделений и специфики договорной работы конкретной компании.
То есть, говорим просто о том, какие вопросы должны быть проанализированы и какие ответы должны быть дадены.
Рассматриваем все вопросы преимущественно в хронологическом порядке, то есть, как обычно, в некоем стандартизированном алгоритме договорной работы они могут возникать. Договор ведь это что, маленький проект со своим бюджетом и со своими сроками.
Поехали.
Обычно сначала возникает потребность в каком-то благе (товаре, работе, услуге). Следующий вопрос: кто компании это благо может дать? Далее вопрос: из множества благопоставщиков как выбрать наиболее интересного для компании.
Итак, вопрос 1: соблюдение установленного в компании порядка выбора контрагента. В зависимости от разных способов выбора разное подразделение будет контролировать соблюдение порядка выбора.
Какие могут быть способы: простое волевое решение подписанта; простое волевое решение лица, отличного от подписанта; решения указанных лиц, ограниченные разными рамками, например: установленными финансовыми лимитами для этих лиц или для контрагентов, иными критериями для контрагентов; коллективное решение специального органа комиссии, комитета и пр.); итоги торгов, проводимых соответствии с требованиями законодательства; решение государственного органа (например, суда) и т. д.
В ходе ответа на вопрос номер 1 могут возникать дополнительные подвопросы, проверять которые могут разные подразделения: соблюдение лимитов, порядка приема заявок и пр.
Параллельно с выбором контрагента должна осуществляться проверка потенциальных контрагентов на отсутствие препятствующих заключению договора обстоятельств. Это вопрос номер 2. Обычно это делают безопасники. Специфика этой проверки такова, что к безопасникам договор или документы по нему или контрагенту могут попадать не один раз, например, для проверки контрагента, для проверки текста договора.
Вопрос 3. Полномочия контрагента в отношении предмета договора.
Вопрос 4. Полномочия подписанта со стороны контрагента.
Вопрос 5. Наличие у контрагента сертификатов, лицензий и прочих разрешений.
Вопрос 6. Необходимость принятия корпоративных решений у всех сторон договора.
Вопрос 7. Необходимость решений госорганов или их уведомлений.
Эти вопросы можно начать проверять на самой ранней стадии договорной работы, осуществив необходимую перепроверку к моменту заключения договора.
Ну чо, пора посогласовывать? Оговорюсь, пишу все по-памяти, могу че-нить пропустить.
Вопрос 8. Соответствие условий договора коммерческим интересам компании.
Вопрос 9. Отсутствие в договоре условий, позволяющих «обмануть» компанию, мошеннических схем и пр.
Вопрос 10. Возможность контроля процесса исполнения договора, отслеживания всех дат, сроков, объемов, документов и пр.
Ндаа... Эти вопросы еще перечислять и перечислять. А уже столько раз про это написано, что даже как-то неинтересно. Я вот чего подумал. У вас в компании сейчас самое оно этот список освежить. Так сказать, очень удобный момент
Я бы что сделал:
1. Из РДР и умных голов всех сотрудников ПД взял бы единым списком все вопросы, подлежащие контролю при подготовке и согласовании договора, безоносительно к тому кто что делает (только список фукций) и запустил бы их по всем подразделением компании с просьбой дать свои предложения по дополнению и совершенствованию этого списка.
2. Вставил бы получившийся список в любимый Эксель
, в котором силами юристов напротив каждого вопроса проставил бы кто за отвечает и получившуюся табличку согласовал бы с теми, кто за это будет отвечать.
3. Дополнил бы табличку еще парой столбцов, в которых надо ответить: а) на какой стадии договорной работы осуществляется контроль этого вопроса, б) отражается ли это и как в листе визирования. Результаты этого этапа, думаю, ни с кем согласовывать не надо
Получилась бы красивая матрица с перечнем всех вопросов, подлежащих контролю/согласованию на всех стадиях договорной работы.
Ну и завершающий этап — интеграция этой матрицы в РДР. Или посылание на фиг РДР и утверждение приказом ЕИО этой, возможно, самодостаточной матрицы. Но тут уже все зависит от договорно-правового сознания манагеров.
Ну, а вопросы продолжим позднее.
Алексей Юрьевич,
считаю очень интересной идею по поводу таблички с перечнем потенциальных рисков по договорам и подготовки новой редакции РДР на основе этой таблички
эту табличку также можно сделать обязательным приложением к листу согласования — это приложение будет выступать в качестве контрольной карты рисков по договору — в которой нужно будет при наличии рисков поставить «+» и обозначать предложение по его предупреждению или минимизации негативных последствий для компании в случае реализации соответствующих выявленных рисков
Ну да, кстати, это действительно может быть костяком новой версии РДР. Хотя, думаю, только если договорно-правовое сознание манагеров находится на достаточно высоком уровне. В противном случае слишком много других вопросов надо прописать в РДР, которые мало связаны с подобной матрицей.
Карта рисков — хорошая мысль. Или, по-другому, ее можно чек-листом обозвать, памяткой, так сказать. Главное, чтобы она не превратилась в некую монстрообразную таблицу на десяток страниц
Подобный метод, матрица рисков — ответственный — этап — лист визирования (ил что-то иное применимое) можно использовать при регламентации любого бизнес-процесса.
Последние три месяца работая на английскую компанию, организующую семинар в России для Российских участников, много думаю над разницей подходов к договорной работе этой компании и крупнейших международных и СНГовских компаний. В частности, над тем, а так ли нужен тщательно регламентированный процесс договорной работы? Не надо ли его максимально упростить?
Например, для этой английской компании процесс заключения договора классичен и прост до невозможности: регисрационная форма — оферта, акцепт — ее подписание и отправка в в Лондон по факсу или мэйлу. Все!
Никак проверок контрагента, подписанта и прочего. Форму прислали: вот вам материалы по программе и счет на оплату. Обратите внимание — материалы по программе — это самое ценное, что есть в этой компании. И они высылают их даже до отправки счета.
Ну а процесс заключение того же договора в наших компаниях я даже описывать не буду. Он займет несколько страниц и всем тут известен.
Блин, в какой стране мы живем! Зачем нам столько сложностей при заключении договора?
А возглавляет английскую компанию юрист, профессор.
Нда, надо все-таки еще подумать над организацией договорной работы.
Пардон, уточнение: регистрационная форма английской компании — предложение делать оферты, ее подписание и отправка в Лондон — оферта, акцепт — конклюдентные действия английской компании по отправке материалов и пр.
Меня тоже порой мучает тот же вопрос.
Плюс по структуре самого договора... Когда я только пришла как спец в юридическое сообщество, был у меня коллега, который вообще предлагал указывать в договоре преамбулу, реквизиты и предмет соглашения. Плюс — пунктик, что все остальное — в соответствии с законодательством. Ни тебе неустоек, ни тебе претензионных порядков...
Понятно, что есть корпоративные правила... Понятно и то, что если тебе прислали договор контрагенты и настаивают на их мерзостях — необходимо себя, свою компанию максимально уберечь от рисков. Еще бывают случаи, когда ты сам разрабатываешь договор в особо хитрой ситуации...когда ... да есть, само собой, ситуэшены, когда ЦЕЛЕСООБРАЗНО покопаться в договоре.
НО
Тупо масенький договорчик КП на незначительную сумму мусолить по три-четыре дня в соответствии с РДР...или услуги...
Естественно, должны быть исключения.
В том числе, специалист-договорник в компании должен иметь право решать самому, стоит ли этот договор усложнять разделом «конфиденциальная информация», или ну его к такой-то прабабушке в этом конкретном случае...
К сожалению, во многих компаниях действует принцип «так принято». Тяжело ломать такие принципы. Да, крошить их и кромсать бы, но... или народ или руководство восстает.
А если руководство категорично настроено на продолжение действия данных устоев в компании — вообще жуть.
Абакшин поднимал вопрос, любой и каждый ли договор целесообразно оформлять в письменном виде... Как юрист, скажу — да. Как помощник руководителя, бухгалтера, бизнеса компании вцелом, отвечу — не всегда...
...то же и с договорами «задним числом»...
Очевидно, что если акционер и гендир видят смысл в ужесточении правил, в данном случае, договорной работы, ЭТО ЗДОРОВО! Есть РДР, его можно упрощать, усложнять, дополнять...
Не видят органы управления смысла в ужесточении — варьировать тоже интересно!
А по поводу схемки AlexeyS... Сбрось, плиз, докУмент... что это за зверь такой — «регистрационная форма английской компании».
И вообще, я к тому, что:
Да здравствует ЖЕСТКИЙ РДР в ХОЛДИНГЕ!
Да здравствует МЯГКИЙ РДР в моей группе компаний!