В период с 24 января по 24 февраля 2009г. на сайте проводился первый опрос с вопросом: Какое подразделение компании должно осуществлять хранение договоров?
В опросе приняло участие 26 активных пользователей блога.
Итоги опроса следующие.
1. Бухгалтерия – 12 голосов
2. Юридическая служба – 5 голосов
3. Канцелярия – 4 голоса
4. Подразделение, инициирующее заключение договора – 3 голоса
5. Специальное подразделение – 2 голоса
Таким образом, большинством голосов экспертов определено, что функцию по хранению договоров должна осуществлять бухгалтерия.
Вместе с тем, опрос (обратите внимание на п. 2 итогов опроса) и практика показывает, что в преобладающем большинстве случаев данную функцию возлагают на юридическое подразделение.
На мой взгляд, указанная функция должна принадлежать исключительно бухгалтерии.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).
Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).
Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).
Представляется, что функция по хранению договоров является неотъемлемой составляющей частью бухгалтерского учета.
Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете!
Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.
Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.
Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.
Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».
Почему функцию по хранению договоров в настоящее время в большинстве компаниях осуществляет юридическое подразделение?
