Какие Вы знаете методы управления налоговыми рисками в компании?

Этой записью призываю юридическое сообщество активно использовать в деятельности юридической службы компании специальные корпоративные порталы для юристов на базе модного Microsoft Office SharePoint Server, а также широко обсуждать опыт создания и ведения указанных порталов в целях их совершенствования.

После использования SharePoint для совместной работы по разработке Стандартов эффективной правовой работы в 2010 году запустил в компании портал «Территория правовой и корпоративной эффективности»

Пользователями созданного портала выступают, прежде всего, все юристы и специалисты по корпоративному управлению компании, в т.ч. в ДЗО и филиалах, размещенных по всей территории России.

На портале на сегодняшний день установлены следующие узлы (страницы):

1. Главная страница

2. Договоры и доверенности

3. Налоговая функция

4. Корпоративный секретарь PRO

5. Судебно-аналитическая работа

6. Для Энергетичных

7. Банк идей

8. История создания Стандартов ЭПР

Целью внедрения портала является повышение эффективности работы специалистов юридических и корпоративных служб компании.

Для достижения указанной цели портал призван решить, в частности, следующие задачи:

1) Ведение Базы контактов всех юристов и специалистов по корпоративному управлению компании. Страна должна знать своих героев!

2) Формирование Центра знаний об эффективной правовой и корпоративной работе. Не придумывайте велосипед!

3) Создание Коммуникационной площадки для коллективного обсуждения вопросов, возникающих в работе юриста и специалистов по корпоративному управлению. Одна голова хорошо, в две — лучше!

Какие задачи выполняют Ваши юридические корпоративные порталы?

Продолжение следует…

PS – Hi-tech в работе юриста - модно и эффективно!

Полезно: Подпишись на RSS-канал сайта «Креативная юриспруденция»! Вы знакомы с технологией RSS?

В каждой компании ведется реестр договоров со своей нумерацией.

Каждому договору для целей ведения указанного реестра присваивается номер.

Какой номер будет иметь договор в условиях наличия двух реестров компаний-сторон договора?

Какой номер договора в упомянутых условиях необходимо использовать в актах, счет-фактурах к соответствующему договору?

С удовольствием размещаю на Креативной юриспруденции материал Яргиной Елены (к.ю.н., Генеральный директор ООО «Бюро рациональных цивилистов»)

Управление договорной работой на предприятии

Каждый раз, когда на предприятии возникает вопрос по неисполнению или ненадлежащему исполнению договора, когда предприятие получает претензию или иск, в большинстве случаев в качестве первопричины приводят руководителю длительное согласование проектов документов структурными подразделениями предприятия или отсутствие первичных документов, подтверждающее исполнение договорных обязательств.

В такой ситуации руководитель стучит кулаком по столу и выпускает очередной циркуляр относительно порядка и сроков согласования договоров, предоставления и согласования первичных документов по исполняемым договорам. Но распоряжение руководителя так и остается словом, повисшим в воздухе, а порядка и оперативности как не было,  так и нет.

Работа по управлению договорной работой должна инициироваться и контролироваться юридической службой, поскольку именно юридическая служба может выполнить работы по классификации видов договоров, заключаемых предприятием, и возглавить работу по разработке шаблонов договоров, предлагаемых предприятием контрагентам при заключении. Как правило, подобные шаблоны используются при заключении договоров на реализацию товаров, работ и услуг, производимых самим предприятием (доходных договоров).

Следующим шагом в выстраивании системного подхода к договорной работе будет формирование процедур внутреннего согласования для различных видов договоров. Данная работа связана с определением оптимального круга заинтересованных подразделений предприятия при заключении различных по виду договоров. Например, включение коммерческой службы в лист согласования договора страхования является нецелесообразным. Сокращение состава согласующих служб приводит к существенному сокращению срока прохождения согласования.

В целях оптимизации сроков внутреннего согласования договоров необходимо провести т.н. «распределение зон ответственности согласующих», то есть четко определить предмет экспертизы, проводимой каждым подразделением предприятия при согласовании. Например, вопросы подсудности должны быть исключительной компетенцией юридической службы, а порядок оплаты – финансовой. Кроме того, практический опыт подсказывает, что позитивно сказывается на общем порядке ведения предприятием договорной работы нормативно установленная обязанность юридической службы проводить анализ всех полученных от согласующих служб предприятия замечаний и формировать окончательную версию документа, который и будет согласован предприятием в целом. Это обстоятельство послужит препятствием для ведения службами предприятия «игры в пинг – понг», возвращая на доработку проект договора бесконечное число раз, и исключит ситуацию, когда куратор, как правило, специалист далекий от юриспруденции, останется один на один с бесчисленным количеством замечаний, которые, кстати, могут быть и взаимно исключающими.

По результатам данной работы необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты).

Основой выстраивания управления договорной работой на предприятии как системы является жесткая централизация функции «организации подписания», то есть должностного лица, который «вхож» в кабинет руководителя для подписания договоров. Именно «организатор подписания» сосредотачивает в своих руках информацию о текущем статусе договора, что позволяет ему организовать мониторинг согласования и контроль сроков согласования.

Системность в управлении договорной работой должна проявляться  также и в выстраивании работы по контролю за получением оригиналов договоров. Данная задача эффективно решается также путем централизации функции «хранителя оригиналов», который обеспечивает мониторинг получения оригиналов от ответственного лица (куратора). Данную функцию, также как и сроки для получения оригиналов документов от контрагентов целесообразно закрепить в положениях внутренних нормативных документов.

Полезно:

Стандарты эффективной правовой работы разработаны.

Что дальше?

Что делать юристу компании с разработанными Стандартами?

Достаточно ли только периодически читать Стандарты?

Как сделать так, чтобы Стандарты не стали очередной книгой на пыльной полке юриста?

Что делают юристы со Стандартами в RU-COM?

1. Утвердить Стандарты

До 29.12.2009г. необходимо утвердить Стандарты в Обществе и его ДЗО

До 31.12.2009г. копии изданных приказов об утверждении Стандартов с приложениями направить Абакшину А.Н.

2. Внедрить Стандарты ЭПР

Изучить Стандарты в полном объеме.

Провести совещания с сотрудниками юридической службы по ознакомлению со Стандартами – 5 совещаний.

Провести 3 анкетирования сотрудников юридической службы с определением рейтинга (но не ограничиваясь) + один раз в полгода с 2010г. + анкетирование новых сотрудников.

Читать Стандарты – раз в месяц.

Применять и соблюдать Стандарты в своей работе.

Разместить Стандарты на общем электронном ресурсе юридической службы.

Сделать Памятки для руководителя и сотрудников юридической службы (Задачи, Правила-требования, Правила-рекомендации), закладки в ГК, НК, АПК РФ.

Держать Стандарты на рабочем столе в качестве настольной книги, делать в этой книге заметки.

Выполнить План приоритетных задач по совершенствованию правовой работы на 2010г.

Активно участвовать в обсуждениях на портале по вопросам применения Стандартов.

3. Совершенствовать Стандарты ЭПР

Разместить на общем электронном ресурсе юридической службы файл для фиксации в нем со стороны сотрудников службы своих предложений по совершенствованию Стандартов.

Распечатать и сброшюровать несколько экземпляров Стандартов для сотрудников юридической службы с дополнительными чистыми листами для фиксации ими идей по улучшению Стандартов.

Ежегодно до Дня Юриста (3 декабря) проводить совещание с сотрудниками юридической службы по вопросам применения и соблюдения Стандартов. Подготовить перечень предложений по совершенствованию Стандартов и направить Заместителю Генерального директора по правовым и корпоративным вопросам RU-COM.

PS – Утвердить, внедрить и совершенствовать Стандарты эффективной правовой работы!

Полезно: Читайте об управлении юридическим подразделением компании в книге Е.А. Жилиной «Юридическая служба предприятия: создание и управление»

Какие минусы имеет электронное согласование проектов договоров?

Какие плюсы имеет бумажное согласование проектов договоров (сопровождаемое проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования)?

Не считаете ли Вы эффективной смешанную модель, при которой электронное согласование проектов договоров завершается проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования?

Добрый день, Коллеги!

Надо признать, что в последнее время я запустил((( системную плановую подготовку и размещение новых полезных материалов на сайте «Креативная юриспруденция».

…

Несмотря на это, мне удалось успешно наполнить крайне полезным материалом мой новый ресурс, запущенный в феврале 2010 года – «Судебная Камасутра». Уже 16 позиций, ожидающих Вашего обсуждения! Аналогов на сегодняшний день в Интернете нет.

Итоги жизни сайта «Креативная юриспруденция» за 1-е полугодие.

Создано более 40 новых записей.

Считаю крайне удачными и креативными записи серии «Люди X».

Особо хочу отметить записи, содержащие материалы нового члена Клуба креативных юристов Копылова Александра.

Существующие 228 записей на сайте способствовали возникновению за указанный отчетный период более  150 новых уникальных комментариев со стороны Пользователей сайта.

На сегодняшний день общее число комментариев — более 500!

Планы на 2-е полугодие — Развитие, развитие и еще раз развитие!!!

Стандарты эффективной правовой работы

Стандарт эффективной договорной работы

Стандарт эффективной работы с доверенностями

Стандарт эффективной налоговой правовой функции

Стандарт эффективной судебной работы

Правовая работа 2.0.

Концепции совершенствования гражданского законодательства РФ

И многие другие темы для будущих записей…

В настоящее время начался новый опрос по судебной тематике — Сколько юрист компании в среднем может одновременно эффективно вести (контролировать) судебных дел?

Для собственного удобства разместил на сайте перечень моих избранных ссылок – 01_Мои Избранные ссылки. Возможно Вам также пригодится эта постоянная подборка сайтов.

Качественная работа юриста компании.

Эффективная работа корпоративного юриста.

Уже было немало записей на эти темы на сайте «Креативная юриспруденция». Хотя можно смело сказать, что все записи на этом сайте направлены на повышение качества и эффективности деятельности специалистов юридической службы компании.

Особо хочу отметить запись «Золотые слова юридической службы», которая на меня оказала существенное влияние - на мой переход на новый этап профессионального развития по указанным темам.

Данной записью я начинаю серию записей, посвященных Стандартам эффективной правовой работы, разработанным в 2009 году, и процессу их внедрения, именуемому «Правовая работа 2.0.».

Итак, история создания Стандартов эффективной правовой работы.

Все началось с разработки в 2007 году Стандартов эффективной договорной работы и Стандартов эффективной судебной работы в период, когда я был Начальником Департамента по правовому обеспечению ОАО «РКС» (Управляющая компания Группы компаний «Российские коммунальные системы»).

В 2009 году я вышел на работу в RU-COM, Акционером которого является Абызов Михаил Анатольевич.

Я был принят на работу в должности Директора по оперативному управлению Центра оперативного управления (ЦУП), входящего в состав Антикризисного штаба (АКШ) RU-COM.

В рамках антикризисной деятельности в мои задачи входило, в частности:

1)      Оценка персонала юридических служб;

2)      Выявление лучших практик организации эффективной правовой работы.

На протяжении 2009 года в рамках выполнения указанных задач я посетил большое число предприятий в различных регионах России, в т.ч. Приморском крае, Хабаровском крае, Амурской области.

По итогам этой работы Акционером была поставлена задача по своду выявленных лучших практик.

Последняя задача Акционера мотивировала меня реализовать идею по разработке Кодекса эффективной юридической службы, упомянутого в записи «Золотые слова юридической службы», формализовав мой багаж знаний и опыта, в т.ч. отраженный в виде записей на данном сайте.

Август 2009. Под моим руководством создана рабочая группа по разработке Стандартов эффективной правовой работы, в состав которой вошли активные юристы предприятий.

Были проведены Опросы членов рабочей группы.

Также на одном из предприятий  было проведено совещание с использованием техник мозговых штурмов (очный, заочный (анонимный), 635).

На базе Share Point был создан специальный портал для совместной работы по разработке Стандартов, к которому были подключены активные юристы, в т.ч. предприятий, расположенных на Дальнем востоке. Особый интерес на портале в классическом формате  Share Point представляют разделы «Коллективные обсуждения», «Общие документы» и «Извещения».

Несколько членов рабочей группы осуществляли подготовку черновика соответствующих разделов Стандартов.

Проведенные мероприятия позволили мне получить ценную информацию о практических проблемах (в т.ч. пробелах) в деятельности юридических служб, требующих разрешения и упорядочения в Стандартах эффективной правовой работы.

Продолжение следует…

Поздравляю Азамата Давлетовича  с данным позитивным и важным событием в развитии его первого интернет-проекта.

Подпишусь по тем, что сайт Азамата Жанэ на сегодняшний день лучший правовой ресурс по вопросам энергоснабжения!

Так держать,  Азамат!

В этой записи я снова хочу затронуть тему планирования работы юридической службы.

Вы уже читали предыдущие записи по этой теме на сайте «Креативная юриспруденция»?

Мотивация специалистов юридической службы

Мотивация специалистов юридических служб дочерних обществ (филиалов)

Точи топоры! Точи пилы!

Поди туда — не знаю куда, принеси то — не знаю что

to be continued...

НОТ!!!

На сайте также был проведен соответствующий опрос — Существует ли в Вашей Юридической службе План работы, Перечень приоритетных задач?

В опросе приняли участие 32 пользователей с активной жизненной позицией.

Итоги голосования:

1. Да, на год, месяц и неделю – 7 голосов;
2. Да, на год – 3 голоса;
3. Да, на месяц – 4 голоса;
4. Да, на неделю – 2 голоса;
5. Затрудняюсь ответить – 2 голоса;
6. Нет, правовую работу невозможно планировать – 6 голосов;
7. Да, но его нет на бумаге – 2 голоса;
8. Нет – 6 голосов.

На мой взгляд, в юридической службе обязательно должен быть письменный план ее деятельности – на год, месяц и неделю.

Часто слышу от коллег применительно к теме планирования правовой работы следующие вопросы:

— Как можно планировать участие юристов в судебных заседаниях?

— Как можно прогнозировать командировки для представительства в судах по делам с участием компании?

Действительно, как можно составить план юридической службы по тушению правовых пожаров?

Такой план составить можно, если юридическая служба планирует организовать такие пожары – планово создавать эти пожары (судебные и административные разбирательства) и также планово героически их тушить.

Составление плана по тушению правовых пожаров неэффективно и аномально. Это планы для юридических служб-самоубийц.

Ключевые показатели эффективности юридической службы, состоящие только в успешном представительстве в судебных разбирательствах, традиционны, но неэффективны – работа юридической службы по кругу – по кругу «тушения» правовых пожаров (как правило, типовых) — и ни шагу вперед.

Эффективные юридические службы компаний должны ежегодно, ежемесячно, еженедельно, ежедневно планировать мероприятия по предупреждению и профилактике рисков наступления правовых пожаров.

Корпоративным юристам нужно на постоянной системной (плановой) основе предпринимать максимальные усилия по предупреждению возникновения типовых и прецедентных судебных и административных разбирательства с участием компании.

Какие меры по предупреждению и профилактике юридических рисков можно включить в план юридической службы?

При составлении плана юридической службы ответьте, в частности, на следующие вопросы:

Какие в компании имеют место типовые и актуальные судебные и административные разбирательства?

Что нужно сделать, чтобы в будущем не возникали выявленные типовые и актуальные разбирательства?

Какие дополнительные трудовые обязанности сотрудников компании необходимо установить для недопущения возникновения обстоятельств, порождающих возникновение указанных разбирательств?

Какие внутренние документы компании необходимо принять или усовершенствовать для установления упомянутых трудовых обязанностей?

Какие необходимо разработать и утвердить алгоритмы (регламенты) действий сотрудников и формы документов (в т.ч. договоров)?

Что должно сделать для предупреждения и профилактики правовых пожаров каждое подразделение юридической службы (договорное, судебное, налоговое и др.)?

Какие задачи по предупреждению и профилактике правовых пожаров должен выполнить каждый специалист юридической службы (в т.ч. специалист юридической службы ДЗО и филиала)?

Что нужно сделать для предупреждения пожаров в первую очередь (в 1-м квартале)?

В какие сроки необходимо выполнить иные задачи по профилактике пожаров?

PS – Судебная Камасутра набирает обороты!