Этой записью призываю юридическое сообщество активно использовать в деятельности юридической службы компании специальные корпоративные порталы для юристов на базе модного Microsoft Office SharePoint Server, а также широко обсуждать опыт создания и ведения указанных порталов в целях их совершенствования.

После использования SharePoint для совместной работы по разработке Стандартов эффективной правовой работы в 2010 году запустил в компании портал «Территория правовой и корпоративной эффективности»

Пользователями созданного портала выступают, прежде всего, все юристы и специалисты по корпоративному управлению компании, в т.ч. в ДЗО и филиалах, размещенных по всей территории России.

На портале на сегодняшний день установлены следующие узлы (страницы):

1. Главная страница

2. Договоры и доверенности

3. Налоговая функция

4. Корпоративный секретарь PRO

5. Судебно-аналитическая работа

6. Для Энергетичных

7. Банк идей

8. История создания Стандартов ЭПР

Целью внедрения портала является повышение эффективности работы специалистов юридических и корпоративных служб компании.

Для достижения указанной цели портал призван решить, в частности, следующие задачи:

1) Ведение Базы контактов всех юристов и специалистов по корпоративному управлению компании. Страна должна знать своих героев!

2) Формирование Центра знаний об эффективной правовой и корпоративной работе. Не придумывайте велосипед!

3) Создание Коммуникационной площадки для коллективного обсуждения вопросов, возникающих в работе юриста и специалистов по корпоративному управлению. Одна голова хорошо, в две — лучше!

Какие задачи выполняют Ваши юридические корпоративные порталы?

Продолжение следует…

PS – Hi-tech в работе юриста - модно и эффективно!

Полезно: Подпишись на RSS-канал сайта «Креативная юриспруденция»! Вы знакомы с технологией RSS?

В каждой компании ведется реестр договоров со своей нумерацией.

Каждому договору для целей ведения указанного реестра присваивается номер.

Какой номер будет иметь договор в условиях наличия двух реестров компаний-сторон договора?

Какой номер договора в упомянутых условиях необходимо использовать в актах, счет-фактурах к соответствующему договору?

Какие минусы имеет электронное согласование проектов договоров?

Какие плюсы имеет бумажное согласование проектов договоров (сопровождаемое проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования)?

Не считаете ли Вы эффективной смешанную модель, при которой электронное согласование проектов договоров завершается проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования?

Качественная работа юриста компании.

Эффективная работа корпоративного юриста.

Уже было немало записей на эти темы на сайте «Креативная юриспруденция». Хотя можно смело сказать, что все записи на этом сайте направлены на повышение качества и эффективности деятельности специалистов юридической службы компании.

Особо хочу отметить запись «Золотые слова юридической службы», которая на меня оказала существенное влияние - на мой переход на новый этап профессионального развития по указанным темам.

Данной записью я начинаю серию записей, посвященных Стандартам эффективной правовой работы, разработанным в 2009 году, и процессу их внедрения, именуемому «Правовая работа 2.0.».

Итак, история создания Стандартов эффективной правовой работы.

Все началось с разработки в 2007 году Стандартов эффективной договорной работы и Стандартов эффективной судебной работы в период, когда я был Начальником Департамента по правовому обеспечению ОАО «РКС» (Управляющая компания Группы компаний «Российские коммунальные системы»).

В 2009 году я вышел на работу в RU-COM, Акционером которого является Абызов Михаил Анатольевич.

Я был принят на работу в должности Директора по оперативному управлению Центра оперативного управления (ЦУП), входящего в состав Антикризисного штаба (АКШ) RU-COM.

В рамках антикризисной деятельности в мои задачи входило, в частности:

1)      Оценка персонала юридических служб;

2)      Выявление лучших практик организации эффективной правовой работы.

На протяжении 2009 года в рамках выполнения указанных задач я посетил большое число предприятий в различных регионах России, в т.ч. Приморском крае, Хабаровском крае, Амурской области.

По итогам этой работы Акционером была поставлена задача по своду выявленных лучших практик.

Последняя задача Акционера мотивировала меня реализовать идею по разработке Кодекса эффективной юридической службы, упомянутого в записи «Золотые слова юридической службы», формализовав мой багаж знаний и опыта, в т.ч. отраженный в виде записей на данном сайте.

Август 2009. Под моим руководством создана рабочая группа по разработке Стандартов эффективной правовой работы, в состав которой вошли активные юристы предприятий.

Были проведены Опросы членов рабочей группы.

Также на одном из предприятий  было проведено совещание с использованием техник мозговых штурмов (очный, заочный (анонимный), 635).

На базе Share Point был создан специальный портал для совместной работы по разработке Стандартов, к которому были подключены активные юристы, в т.ч. предприятий, расположенных на Дальнем востоке. Особый интерес на портале в классическом формате  Share Point представляют разделы «Коллективные обсуждения», «Общие документы» и «Извещения».

Несколько членов рабочей группы осуществляли подготовку черновика соответствующих разделов Стандартов.

Проведенные мероприятия позволили мне получить ценную информацию о практических проблемах (в т.ч. пробелах) в деятельности юридических служб, требующих разрешения и упорядочения в Стандартах эффективной правовой работы.

Продолжение следует…

Какова должна быть разумная цена публикаций юристов компаний в профессиональных изданиях?

За сколько Вы готовы писать статьи о своем практическом опыте для юридических журналов на постоянной основе?

В этой записи я снова хочу затронуть тему планирования работы юридической службы.

Вы уже читали предыдущие записи по этой теме на сайте «Креативная юриспруденция»?

Мотивация специалистов юридической службы

Мотивация специалистов юридических служб дочерних обществ (филиалов)

Точи топоры! Точи пилы!

Поди туда — не знаю куда, принеси то — не знаю что

to be continued...

НОТ!!!

На сайте также был проведен соответствующий опрос — Существует ли в Вашей Юридической службе План работы, Перечень приоритетных задач?

В опросе приняли участие 32 пользователей с активной жизненной позицией.

Итоги голосования:

1. Да, на год, месяц и неделю – 7 голосов;
2. Да, на год – 3 голоса;
3. Да, на месяц – 4 голоса;
4. Да, на неделю – 2 голоса;
5. Затрудняюсь ответить – 2 голоса;
6. Нет, правовую работу невозможно планировать – 6 голосов;
7. Да, но его нет на бумаге – 2 голоса;
8. Нет – 6 голосов.

На мой взгляд, в юридической службе обязательно должен быть письменный план ее деятельности – на год, месяц и неделю.

Часто слышу от коллег применительно к теме планирования правовой работы следующие вопросы:

— Как можно планировать участие юристов в судебных заседаниях?

— Как можно прогнозировать командировки для представительства в судах по делам с участием компании?

Действительно, как можно составить план юридической службы по тушению правовых пожаров?

Такой план составить можно, если юридическая служба планирует организовать такие пожары – планово создавать эти пожары (судебные и административные разбирательства) и также планово героически их тушить.

Составление плана по тушению правовых пожаров неэффективно и аномально. Это планы для юридических служб-самоубийц.

Ключевые показатели эффективности юридической службы, состоящие только в успешном представительстве в судебных разбирательствах, традиционны, но неэффективны – работа юридической службы по кругу – по кругу «тушения» правовых пожаров (как правило, типовых) — и ни шагу вперед.

Эффективные юридические службы компаний должны ежегодно, ежемесячно, еженедельно, ежедневно планировать мероприятия по предупреждению и профилактике рисков наступления правовых пожаров.

Корпоративным юристам нужно на постоянной системной (плановой) основе предпринимать максимальные усилия по предупреждению возникновения типовых и прецедентных судебных и административных разбирательства с участием компании.

Какие меры по предупреждению и профилактике юридических рисков можно включить в план юридической службы?

При составлении плана юридической службы ответьте, в частности, на следующие вопросы:

Какие в компании имеют место типовые и актуальные судебные и административные разбирательства?

Что нужно сделать, чтобы в будущем не возникали выявленные типовые и актуальные разбирательства?

Какие дополнительные трудовые обязанности сотрудников компании необходимо установить для недопущения возникновения обстоятельств, порождающих возникновение указанных разбирательств?

Какие внутренние документы компании необходимо принять или усовершенствовать для установления упомянутых трудовых обязанностей?

Какие необходимо разработать и утвердить алгоритмы (регламенты) действий сотрудников и формы документов (в т.ч. договоров)?

Что должно сделать для предупреждения и профилактики правовых пожаров каждое подразделение юридической службы (договорное, судебное, налоговое и др.)?

Какие задачи по предупреждению и профилактике правовых пожаров должен выполнить каждый специалист юридической службы (в т.ч. специалист юридической службы ДЗО и филиала)?

Что нужно сделать для предупреждения пожаров в первую очередь (в 1-м квартале)?

В какие сроки необходимо выполнить иные задачи по профилактике пожаров?

PS – Судебная Камасутра набирает обороты!

08 апреля 2010 г. Абакшин Алексей, создатель сайтов «Креативная юриспруденция» и «Судебная камасутра», член Клуба креативных юристов провел 7-часовой юридический семинар в Русской школе управления в рамках 6-дневной программы «Директор по правовым вопросам»

Участникам семинара мной была представлена презентация "RU-COM: Правовая работа 2.0. " о Стандартах эффективной правовой работы, в т.ч.  Стандарте эффективной договорной работы, Стандарте эффективной судебной работы, Стандарте эффективной работы с доверенностями, а также специальном разделе Стандартов для Руководителя юридической службы.

Отзывы, пожелания, критику и вопросы по семинару можно обозначить в комментариях к этой записи или ЗДЕСЬ или направить на мой электронный ящик — abakshin@mail.ru

Заранее огромное спасибо за любую обратную связь!

В юридических документах традиционно используют слова «настоящий», «действующий».

Настоящий договор, действующее законодательство РФ — классические словосочетания с упомянутыми словами.

Не считаете ли Вы, что эти слова являются лишними, они необосновано засоряют юридические документы?

Если нет, какую смысловую нагрузку несут указанные слова?

После недавнего мирового финансово-экономического кризиса стало модно говорить и писать об управлении рисками, риск-менеджменте, комплаенсе и т.п.

Много читаю по этой теме, но пока не нахожу ни слова об анализе судебных и административных разбирательств с участием компании с целью выявления и системного предупреждения типовых и актуальных разбирательств, являющихся, очевидными рисками наступлениями для компании негативных последствий.

Юридическая служба компании помимо подготовки качественных исковых заявлений, отзывов и иных процессуальных документов, успешных выступлений в судебных заседаний, должна осуществлять учет судебных и административных разбирательств, позволяющий осуществлять эффективный анализ (мониторинг) статистики и динамики указанных разбирательств.

Итоги осуществленного мониторинга должны преобразовываться в документ на 1-3 страницы с использованием диаграмм.

Указанный документ считаю крайне важным обсуждать на системных совещаниях с участием всех руководителей подразделений компании с оформлением соответствующего протокола.

Целесообразно проводить это совещание под руководством генерального директора или с утверждением протокола у генерального директора, если последний не будет участвовать в этом совещании.

Для придания большей значимости протоколу можно его утверждать приказом генерального директора или преобразовывать его текст в отдельные тематические приказы (например, по каждому типовому разбирательству).

В протоколе должны отражаться мероприятия (в т.ч. разработка или совершенствование форм договоров) по предупреждению и профилактике каждого типового и актуального разбирательства с указанием ответственных лиц и сроков их выполнения.

При последующих совещаниях требуется обязательно подводить итоги по ранее принятым решениям этого специального совещания.

Данное специальное совещание рекомендуется проводить ежеквартально.

Очевидно, что после проведения 4-х совещаний типовых разбирательств-хвостов у компании станет гораздо меньше. Все просто и эффективно!

PS – Какую роль в процессе управления рисками компании занимает юридическая служба? Что юристы компании должны осуществлять для обеспечения управляемости рисками компании?

Полезно: Очень рекомендую ознакомиться с этой книгой по управлению рисками

Всем очевидно и понятно, что формы договоров являются одним из основных инструментов юридической службы не только оптимизации своей работы, но и эффективного предупреждения рисков по сделкам компании.

Можно ли без форм делать ежедневно большое число красивых глазуний, изображенных на картинке к данной записи?

А теперь представьте себе, что указанные глазуньи это многочисленные договоры, проекты которых готовят ответственные подразделения компании и проверяет юридическая служба.

Целесообразно ли в компании подготовить и утвердить приказом генерального директора инструкцию о порядке разработки форм договоров?

Существуют ли золотые правила разработки эффективных форм договоров?

Можно ли к указанным правилам  отнести следующее.

Формы договоров должны быть утверждены приказом единоличного исполнительного органа.

Одним приказом должна быть утверждена форма только одного вида договора. Утверждение форм договоров нескольких видов договоров не допускается, т.е. договор аренды и договор подряда должны быть утверждены двумя самостоятельными приказами.

Какие положения должен содержать приказ об утверждении формы договора? Обычно этот  приказ содержит только «Утвердить форму договора».

Крайне важно установить в данном приказе обязанности подразделений компании, ответственных за подготовку проектов договоров на основании соответствующей формы, например, по договору поручительства, в котором компания выступает поручителем, обеспечить в проектах договоров субсидиарную ответственность и ограниченный объем ответственности (только основная сумма долга) поручителя.

Эти обязанности для подразделений компании представляют собой системное устранение в лице генерального директора типовых замечаний на проекты договоров соответствующего вида, которые ежедневно выявляет юридическая служба в процессе правовой экспертизы проектов договоров, подготовленных подразделениями.

Перед утверждением формы договора ее необходимо согласовать с подразделениями компании по аналогии с согласованием проектов договоров в соответствии с РДР.

Формы договоров разрабатывает юридическая служба.

До согласования формы договоров в подразделениях компании ее необходимо согласовать (завизировать) внутри юридической службы. Форму договора должны согласовать руководители отделов службы, ответственные за договорную, налоговую и судебную функцию.

В компании должен приказом генерального директора утверждаться годовой план по разработке новых и совершенствованию действующих форм договоров.

Для формирования данного плана юридической службе необходимо перед новым годом направить запросы в подразделения компании о необходимости разработки и (или) совершенствования форм договоров.

Помимо указанного плана основанием разработки или совершенствования форм договоров являются отдельные поручения генерального директора, запросы подразделений компании и собственная инициатива юридической службы.

Совершенствование действующих форм договоров требуется проводить не реже одного раза в год, например, посредством повторного согласования действующей формы внутри юридической службы и с подразделениями компании.

К инструкции о порядке разработки формы договоров следует приложить примерную форму единого гражданско-правового договора без привязки какому-либо виду договора.

Каким помимо заключенности, действительности, диспозитивности основным и дополнительным требованиям должны соответствовать качественные формы договоров? Об этом в будущих записях на сайте «Креативная юриспруденция».

По этой теме рекомендую также прочитать предыдущие записи на сайте «Креативная юриспруденция».

Чудные формы

Договорная работа без юристов: быть или не быть?

Стандарты эффективной договорной работы

Стандарт эффективной правовой экспертизы проектов договоров

Технология эффективной подготовки проекта договора

10 золотых правил эффективного договорника

Доктор, меня игнорируют!

Судебная практика для специалиста по договорной работе

Победит Дружба!

Не выноси сор из избы!

PS – О разработке форм договоров с использованием функции «Форма»  программы Word можно подробнее узнать на сайте члена Клуба креативных юристов Владимира Гринько «Hi-Tech в работе юриста»