В настоящее время деятельность юридического подразделения невозможно себе представить без создания файлов программы Word, Excel, Power Point, Visio и др.
Каждый рабочий день юрист создает множество различных файлов – правовые заключения, исковые заявления, отзывы, апелляционные, кассационные и надзорные жалобы, заявления, акт, протоколы, договоры, приказы распоряжения, доверенности, письма и служебные записки, справки, отчеты, планы и т.д.
Сколько Вы создали файлов за сегодняшний день, прошлую неделю, истекший месяц, квартал, год, за два года?
Сколько создают файлов специалисты Вашего юридического подразделения в целом за указанные периоды времени? Сколько создает юридическое подразделение, состоящее из 3, 5, 10 или 20 специалистов?
Очевидно, файлы, созданные специалистами юридической службы представляют собой их знания и навыки. Учитывая это обстоятельство, а также посчитав число файлов, созданных 10 специалистами юридической службы за год, можно представить себе сколько томов юридических учебников производят эти специалисты.
Представьте себе ситуацию, когда указанные знания создаются специалистами в своих папках, в папке «Мои документы», к которым другие специалисты юридической службы доступа не имеют. Юридическая служба формально обладает этими знаниями и навыками, но фактически доступа к ним не имеет или он необоснованно затруднен.
Ситуация осложняется в случае, когда специалист увольняется и его папка со знаниями юридической службы за 2 года успешной работы этого юриста автоматически удаляется IT-специалистами на следующий рабочий день после его ухода. В этом случае юридическая служба и вовсе утрачивает указанные знания и навыки.
Вы получаете доступ к знаниям и навыкам своих специалистов, коллег через электронную почту, направляя запрос или просьбу направить Вам соответствующий файл и ожидая когда адресат прочтет Ваш запрос и даст обратную связь?
Что Вы делаете, когда Ваш специалист, коллега в отпуске, заболел, в командировке или на обеде – как Вы получаете доступ к знаниям юридической службы, размещенных в папке «Мои документы»? Сколько Вы тратите драгоценного времени на включение компьютера, поиска необходимо логина и пароля и изучения системы папок и файлов, созданной другим человеком, нередко содержащей тысячи файлов с наименованиями doc1, doc2 и т.д.?
В целях эффективной работы со знаниями (файлами) юридической службы важно в приоритетном порядке создать единое электронное информационное пространство юридической службы – систему папок, в которой все специалисты юридической службы будут создавать все свои файлы в ходе работы в службе – т.е. знания юридического подразделения, и иметь по общему правилу полный беспрепятственный доступ к этим файлам (знаниям).
В Вашем юридическом подразделении создана указанная система папок?
С какими проблемами Вы столкнулись при разработке и внедрении данной системы папок?
Что Вы можете рекомендовать коллегам по теме, указанной в этой записи блога?
Рекомендую также прочитать
Метки: Excel, IT, Outlook, Word, Креатив, Менеджмент, Обучение, Планирование, Развитие, Стандарты
К сожалению, проблема носит общераспространенный характер! Отсутствие доступа к файлам коллег — реальный минус в оперативном обмене информацией, развитии специалистов одного направления...особенно сложно в этом случае приходится новым сотрудникам, которые, вместо того, чтобы ознакомиться с имеющимися наработками, придумывают велосипед заново!!! Можно получить задачу от руководителя, сформировать позицию, а в результате оказывается, что позиция юридического подразделения по данному вопросу уже сформирована!!!
Думается, надо предложить определенную систему папок руководителю, вынести ее на обсуждение коллег и внедрять среди всех сотрудников подразделения. Общий сетевой ресурс необходим — факт!!!!!!!
Я каждый день все сильнее прусь от встроенной в Mac OS системы поиска абсолютно всего и вся Spotlight.
Суть такова. В маковском аналоге панели задач всегда есть поле, кликнув на которое ты можешь набрать какое угодно словосочетание, позволяющее тебе найти все, что тебе в данный момент нужно: тексты, таблицы, мэйлы, заметки, контакты, записи в календаре, просмотренный страницы интернета... Скорость поиска — мгновенно. Задавать заранее документам ключевые слова не надо. Индексация происходит автоматически. Где хранится документ — не важно.
К чему это я. Последние полтора года я практически не работаю на PC, поэтому не могу сейчас сказать, как сделать тоже самое на PC в отношении, например, документов юрподразделения. Но, думаю, можно таки напрячь ИТ подразделения компаний, где трудятся коллеги, чтобы выявить существующие возможности MS Windows по созданию аналогичной системы хранения и поиска нужной информации.
Я сейчас не обсуждаю вопрос о том, в какой мере в подобных системах надо придерживаться сложно структурированной системы папок для хранения документов: надо ли отказываться от нее вообще или оставлять в каком то объеме. Я сейчас исключительно о том, как максимально облегчить поиск нужного документа. Потому что поиск документа на Маке — это не поиск воовсе, а просто несколько нажатий кнопок на клаве и мгновенный результат. Кайф!
Ну, а в зависимости от возможностей, предоставляемых PC для поиска документов, можно решать вопрос о системе и месте хранения документов.
я конечно не специалист, но по-моему в Windows также есть система поиска! При этом, она не очень эффективна, когда надо найти ВСЕ файлы по конкретному судебному делу! Вот тогда система папок и дает о себе знать!
Хотя система поиска — это тоже вешь...без-порно!!! 
))
есть ли возможность в системе поиска Mac найти отсканированные документы и фото (например, копии материалов судебного дела) по ключевым словам? для указанного поиска надо именовать надлежащим способом файлы или эта система каким-то иным образом сканирует эти файлы и выдает их по запросу?
Мне не известна функция Spotlight, которая сканировала бы и распознавала изображения. Если отсканенных файлов много, то я бы сложил их в одну папку или объединил в один файл и уже одну папку или файл надо правильно поименовать или разместить. Отдельно задание ключевых слов в спотлайте не нужно. Все текстовое, цифровое и иное анализируемое содержимое в нем проиндексируется автоматически.
Написать скрипт, который будет автоматом сканировать и распознавать любое изображение текста (например, отсканированный или сфотографированный документ), дело нескольких минут для ИТишника (на маке даже я могу это сделать). Вопрос в другом: файл автоматически распознанного документа надо правильно поименовать. Желательно, автоматически. И вот тут сложность: из распознанного отсканированного документа надо вычленить ключевую информацию, например слова «счет фактура», «от кого» кому", «дата», «номер». А далее надо еще чтобы программа правильно это включила в наименование файла. Это, конечно, решаемо. Но затраты на создание такой программы будут ОЧЕНЬ большими без преувеличения. По-моей информации, таких общедоступных программ нет.
Поэтому, не получая максимального конечного результата — автоматического наименования файлов, мало смысла и в автоматическом распознавании этих файлов, если только одной из подцелей распознавания не является будущее использование больших массивов текста из распознанных документов в своих документах.
Все вышеперечисленные задачи давно решают порталы, например MS SharePoint.
Там тебе и структура папок и простой поиск и категоризация и дополнительные атрибуты документов при добавление их в библиотеку и процессы согласования.
Все сделано, нужно только посмотреть и начинать пользоваться.
Внутренняя страничка подразделения создается за 5 минут, 15 минут набрасываются веб-парты, 5 мин настраивается безопасность, нужно просто пользоваться
Алексей Абакшин подтвердит, в КЭСе есть портал где все это реализовано. Другой вопрос — мало кто из бизнесс-пользователей пользуются всем набором в решении повседневных задач.
лучшим антикризисным вариантом будет создание общей папки на сервере — нужно лишь договориться в юридическом подразделении о системе папок...
представляется целесообразным установить для специалистов юридического подразделения ограничения на сохранение файлов в папке «Мои документы» и иных личных папках!
хм-м-м... я не Бог весть какой программер, но...
AlexeyS, у меня дома Vistа так же ищет файлы.
ОТОВСЮДУ!
В поле ввожу сначала букву, потом 2, слог, слово, словосочетание — поле для поисков сужается и выдает мне то, что необходимо.
Наталья! Может быть. Я уже 2,5 года не пользуюсь виндой. Не могу сравнить.
У же тебя сегодня акционер какой-то приезжает? А сама забралась в посты годичной давности!
Кофе его пить отправила, что ли? 
... он меня выпускал периодически... Не зверь, чай!
Кстати, сегодня он официально представил меня Начальником юридического отдела. Принимаю поздравления.
Да, предлагаю выкроить время и провести внеочередное заседание Клуба креативных юристов. Есть что отметить и обсудить.
AlexeyS, пост хоть и годичной давности, но актуальности его такой возраст не умаляет. Отнюдь.
(подмигиваю)
Запустил до Нового года Единую систему электронных папок в Дирекции по правовым и корпоративным RU-COM под моим руководством — и в очередной раз убедился, что без этого инструмента юридическая служба не может быть признана эффективной!
Единая система электронных папок — это основной инструмент организации эффективной работы специалистов юридической службы!
Добрый день. И какова их структура, разбиты они по проектам или существует временное разделение, например по годам...2010, 2009???
Vlad, Приветствую!
Система папок строиться из нескольких уровней папок
например, Первый уровень представляет собой:
01_Организация работы
02_Работа
03_Библиотека
04_Креатив
05_Архив
06_Временная папка (можно ее также назвать Буфер)
очевидно, что единый формат системы электронных папок для юридической службы компании создать сложно
я свой формат начал создавать еще в 2004 году и постоянно совершенствую в различных компаниях — но без упомянутых папок 01, 02, 06 точно не обойтись!