В настоящее время деятельность юридического подразделения невозможно себе представить без создания файлов программы Word, Excel, Power Point, Visio и др.
Каждый рабочий день юрист создает множество различных файлов – правовые заключения, исковые заявления, отзывы, апелляционные, кассационные и надзорные жалобы, заявления, акт, протоколы, договоры, приказы распоряжения, доверенности, письма и служебные записки, справки, отчеты, планы и т.д.
Сколько Вы создали файлов за сегодняшний день, прошлую неделю, истекший месяц, квартал, год, за два года?
Сколько создают файлов специалисты Вашего юридического подразделения в целом за указанные периоды времени? Сколько создает юридическое подразделение, состоящее из 3, 5, 10 или 20 специалистов?
Очевидно, файлы, созданные специалистами юридической службы представляют собой их знания и навыки. Учитывая это обстоятельство, а также посчитав число файлов, созданных 10 специалистами юридической службы за год, можно представить себе сколько томов юридических учебников производят эти специалисты.
Представьте себе ситуацию, когда указанные знания создаются специалистами в своих папках, в папке «Мои документы», к которым другие специалисты юридической службы доступа не имеют. Юридическая служба формально обладает этими знаниями и навыками, но фактически доступа к ним не имеет или он необоснованно затруднен.
Ситуация осложняется в случае, когда специалист увольняется и его папка со знаниями юридической службы за 2 года успешной работы этого юриста автоматически удаляется IT-специалистами на следующий рабочий день после его ухода. В этом случае юридическая служба и вовсе утрачивает указанные знания и навыки.
Вы получаете доступ к знаниям и навыкам своих специалистов, коллег через электронную почту, направляя запрос или просьбу направить Вам соответствующий файл и ожидая когда адресат прочтет Ваш запрос и даст обратную связь?
Что Вы делаете, когда Ваш специалист, коллега в отпуске, заболел, в командировке или на обеде – как Вы получаете доступ к знаниям юридической службы, размещенных в папке «Мои документы»? Сколько Вы тратите драгоценного времени на включение компьютера, поиска необходимо логина и пароля и изучения системы папок и файлов, созданной другим человеком, нередко содержащей тысячи файлов с наименованиями doc1, doc2 и т.д.?
В целях эффективной работы со знаниями (файлами) юридической службы важно в приоритетном порядке создать единое электронное информационное пространство юридической службы – систему папок, в которой все специалисты юридической службы будут создавать все свои файлы в ходе работы в службе – т.е. знания юридического подразделения, и иметь по общему правилу полный беспрепятственный доступ к этим файлам (знаниям).
В Вашем юридическом подразделении создана указанная система папок?
С какими проблемами Вы столкнулись при разработке и внедрении данной системы папок?
Что Вы можете рекомендовать коллегам по теме, указанной в этой записи блога?
Метки: Excel, IT, Outlook, Word, Креатив, Менеджмент, Обучение, Планирование, Развитие, Стандарты