Каждый руководитель юридической службы также задает себе следующие управленческие вопросы.
Как можно мотивировать своего подчиненного к эффективной работе?
Что нужно подчиненному, чтобы он работал эффективнее, лучше?
Такие же вопросы задавал и продолжаю задавать я и себе.
Задавал я указанные вопросы и своим специалистам.
Если бы у Вас оказалась в руках золотая рыбка и Вам крайне нужно повысить эффективность работы своих специалистов, каково было бы Ваше задание этой волшебной рыбке?
И вот итоги мозгового штурма лишь 9 специалистов по формулированию указанного задания.
1. Преобразование существующей заработной платы (оклада и премии) в оклад. Установление ежемесячной премии в размере 25% к указанному новому окладу, которую выплачивать автоматически, если нет нарушений со стороны работника и (или) предусмотреть случаи выплаты этой премии;
2. Выплата бонусов по итогам работы за год и полугодие на уровне начальников департаментов и начальников управлений. Отсутствие лишения премий для этих категорий работников на протяжении года;
3. Ежегодное индексирование заработной платы (в начале и середине года);
4. Автоматическое повышение заработной платы в связи с продолжительной работой в Компании;
5. Выплата специалистам, не входящим в бонусную систему оплаты труда, 13-й заработной платы;
6. Выплата премий к дню работника ЖКХ, энергетики, дню рождения Компании (возможно предусмотреть выплату премий работникам, проработавшим более года и т.п.);
7. Создание при департаментах собственных фондов премирования его специалистов с правом распоряжения начальника департаментов (5% от ФОТ департамента с режимом накопления);
8. Выплата премий за эффективную судебную и проектную работу;
9. Создание при Президенте Компании фонда поддержки креативных бизнес-идей для рядовых специалистов;
10. Премия к отпуску;
11. Премия на случаи свадьбы, рождения детей. Материальная помощь с связи со смертью близких родственников;
12. Медицинское страхование (добровольное и обязательное);
13. Создание учебного центра (корпоративного университета). Формирование корпоративной библиотеки и фонда обучающих видеокурсов. Бюджет на обучение специалистов в зависимости от их категории и специализации;
14. Наличие собственной столовой и бесплатное питание;
15. Льготные займы для работников (например, для покупки квартиры);
16. Оплата аренды квартиры;
17. Создание собственного пенсионного фонда;
18. Ежегодный розыгрыш туристических путевок;
19. Фитнес-клуб, бассейн;
20. Ежегодная корпоративная сессия за границей;
21. Материальная помощь при беременности и родам, при временной трудоспособности;
22. Компенсация транспортных расходов в пределах РФ к месту жительства родителей;
23. Компенсация потерь при оплате труда в командировках, повышения суточных, гостиничных, предоставление представительских определенным категориям сотрудников;
24. Наличие комнаты отдыха в офисе;
25. Бесплатные завтраки, свежевыжатые соки, настоящий кофе;
26. Создание корпоративного детского сада;
27. Предоставление работникам права на покупку акций, облигаций, векселей Компании по льготной цене;
28. Проведение конкурсов среди департаментов Компании;
29. Частичная оплата обучения иностранным языкам;
30. Наличие бесплатной или льготной стоянки для работников при офисе.
Представляется нецелесообразным анализировать каждую составляющую полученного задания золотой рыбке, мне важно показать объем потребностей специалистов, удовлетворение которых по их мнению будет способствовать их эффективной работе, который был обозначен ими за 20 минут мозгового штурма, при этом повторюсь выдвинутые лишь 9 специалистами. А теперь представьте объем потребностей специалистов, если бы опрос проводился не с 9, а с существующими 100 специалистами региональных юридических служб организаций группы «Российские коммунальные системы»?
Становится, очевидно, что создать на практике систему мотивацию специалистов юридических служб, удовлетворяющую даже значительную часть объема их потребностей нереально.
Многие из нас работают в условиях отсутствия системы мотивации ваших специалистов или ее крайнего минимума («белая заработная плата», добровольная медицинская страховка). Вопрос мотивации особенно осложняется в условиях кризиса.
Что делать нам в данных тяжелых условиях, как мотивировать наших ребят к эффективной работе?
Какие есть реальные инструменты мотивации специалистов юридической службы в собственном распоряжении их руководителей?
Исходя из моего личного опыта я увидел в качестве такого реального качественного мотивирующего инструмента – качественное планирование работы в юридической службе.
В свое время очень остро передо мной встал вопрос обеспечения разумного баланса в моей жизни между работой и семьей.
Я стал изучать литературу по этой теме, информацию в Интернете, посвященную такому модному сейчас направлению как тайм-менеджмент. Прочитав книги молодого математика Глеба Архангельского, материалы тайм-менеджерского сообщества, размещенных на сайте www.improvement.ru, я стал применять полезное из этих материалов в работе и семье и наблюдать изменения в своей жизни, после внедрения идей тайм-менеджмента.
Более того, стал заражать этой баццилой своих подчиненных, коллег, руководство компании.
При поддержке руководства организовал в Москве 3-дневное ежеквартальное совещание юристов компании, в котором традиционно участвовали все специалисты центральной юридической службы и руководители региональных, в рамках которого с привлечением внешних специалистов ООО «Организация времени» был проведен тренинг по изучению знаний и выработки навыков эффективной организации времени.
Посредством активного использования в работе видеокурсов в региональных дочерних обществах по данной теме были проведены внутренние семинары для региональных юристов.
Периодически лично посредством электронной почты общей рассылкой направляю всем юристам компании интересные статьи и другие материалы по вопросам эффективной организации времени, в т.ч. о своем опыте внедрения тех или иных способов повышения личной эффективности.
В результате внедрения тайм-менеджмента в юридическом сообществе компании я стал наблюдать позитивные изменения в работе своих специалистов – они стали работать лучше, эффективнее, комфортнее.
И дело даже не в том, что мы перестали работать допоздна, дома и по выходным – мы стали делать гораздо больше и качественнее в условиях отсутствия упомянутой системы мотивации.
В чем же секрет?
Основные идеи качественного планирования работы в юридической службе:
1. Планируйте на год, месяц, неделю! Определяйте приоритетные задачи юридической службы в указанные периоды! Удовлетворяйте человеческую потребность в ярких достижениях, победах!
2. При планировании, определении приоритетов работы юридической службы активно привлекайте к этому процессу своих подчиненных!
3. Материализуйте планы и приоритеты – Ваши подчиненные должны их видеть каждый день, не предпринимая для этого особых усилий, не пытаю Вас непосредственно! Планы не должны быть только у Вас в голове, только в Вашем компьютере, в сейфе, код для открытия которого знаете только Вы!
4. Проводите каждую неделю совещание с подчиненными с подведением итогов работы за истекшую неделю и определением плана (приоритетов) на новую неделю! Аналогичное совещание проводите по итогам месяца и года!
5. Хвалите своих подчиненных за выполнение плана (приоритетов), обозначайте в плане большим знаком «+» или фразой «МОЛОДЕЦ!»!
6. По невыполненным приоритетам – не ругайте своих подчиненных, обозначая лишь в плане за истекшую неделю знаком «-», оставляйте их в плане на новую неделю с отметкой «ХВОСТ». Аналогичные действия осуществляйте по итогам месяца и года!
Отдельно хочу остановиться на следующих моментах.
Не стесняйтесь, не бойтесь привлекать к управлению юридической службой своих подчиненных!
В процессе планирования на год должны обязательно участвовать специалисты – они лучше будут выполнять то, что предложили они сами или было проговорено с ними (они лучше уяснили)!!! У них много идей по поводу того чем вам вместе надо заняться в новом году, по каким направления вам вместе надо развиваться!
1. Подготовьте форму таблицы (рекомендую Excel с его возможностью фильтрации) для заполнения подчиненными.
2. Озадачьте подчиненных заполнением указанных форм таблиц со сроком не более недели и обозначением, что эти таблицы будут позднее обсуждаться на совещании.
3. Обсудите с подчиненными заполненные ими формы таблицы на совещании.
4. Трансформируйте заполненные формы таблиц с учетом замечаний и предложений подчиненных, обозначенных на совещании, в презентацию и еще раз обсудите на совещании со своими ребятами
5. Подготовьте итоговую таблицу Excel и презентацию с планом работы юридической службы и доложитесь с последней перед подчиненными!
Дай подчиненному карту маршрута!
Он должен знать куда идти, даже в ваше временное отсутствие! План работы юридической службы на неделю/месяц/год подчиненный должен видеть каждый день!!!
Материализуйте планы, приоритеты для Ваших специалистов посредством:
ü Word;
ü Excel;
ü Outlook (разделы «Календарь» и «Задачи») — это не только почта!
ü Power Point;
ü Mind Manager (www.mindmap.ru) – очень рекомендую;
ü Флип-чарт;
ü Самодельный планировщик.
Руководитель юридической службы на протяжении недели (месяца, года) может заняться другими важными и актуальными задачами (прежде всего, направленными на реализацию стратегии, развитие юридической службы)
За него в качестве средства мотивации и контроля работает флип-чарт и т.п.
У специалистов повышается уровень значимости (что им доверяют, им делегируют, они участвуют в управлении), они становятся более инициативными, ответственными, а что еще надо руководителю!!!
Метки: Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Мотивация, Обучение, Планирование, Развитие, Совещания, Стандарты, Тайм-менеджмент