Вопрос недели

Должен ли руководитель юридической службы обеспечивать чистоту и порядок на рабочих местах специалистов службы (в т.ч. на электронном рабочем столе монитора)?

Если да, почему и каким образом?

Метки: Excel, Word, Клуб креативных юристов, Книги, Корпоративная работа, Креатив, Менеджмент, Мотивация, Обучение, Периодика, Планирование, Проверки, Развитие, Регламентация, Стандарты, Тайм-менеджмент

Запись создана: Понедельник, 20 Декабрь 2010 в 0:00 и находится в рубриках Вопрос недели, Лаборатория эффективной правовой работы, Общие вопросы. Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или trackback с вашего собственного сайта.

http:// AlexeyS

Нет.
http:// Vladimir

Бардак на рабочем месте или на рабочем столе — это признак не организованности человека.
Я считаю, что начальник юридической службы должен контролировать обеспечение специалистами порядок и чистоту на своих рабочих местах. Документы, письмо и т.д. подшиты в определенные папки...
Что для этого необходимо сделать: 1. составить внутреннее локальное положение о соблюдении порядка и чистоты на рабочих местах.
2. Провести конкурс на самое чистое и грязное рабочее место месяца, года ... По результатам конкурса наградить человека за чистоту, а за самое грязное рабочее место присвоить титут «поросенка».
http:// AlexeyS

Порядок или беспорядок на рабочем месте — личное дело каждого. Беспорядок на рабочем месте — далеко не всегда признак неорганизованности в делах. Неорганизованность в делах — далеко не вегда приводит к некачественному выполнению работы.
Посмотрите эту подборку офисов: ottenki-serogo.livejournal.com/196781.html
Люди — не роботы, действующий по одинаковой программе. Каждому нужны свои условия работы. В любом случае оценивать надо результат, а не процесс.
А среди любителей писать ЛНА на тему порядка на рабочих местах, ли, например, на тему порядка использования туалетной бумаги и мыла можно провести конкурс: кто больше ЛНА в год, месяц, день, час. Или ввести новую номинацию в премии Серебрянная калоша
http:// Васенина

А я, как всегда, ратую за целесообразность. Задаем себе вопрос — «а зачем»? Если необходимость чистоты и порядка обусловлена исключительно эстетическими соображениями — личное дело каждого сотрудника организовать рабочее пространство так, как ему удобно.
Другое дело следующие моменты:
1) Сотрудник временно не находится на рабочем месте (отпуск ,больничный и т.д.) — коллеги должны знать, где находится у него нужный документ.
2) Естественно, что документы конфиденциального характера, другие важные документы не могут валаться где попало и должны лежать в надежном месте, на случай проверок и иных эксцессов.
Поэтому скажу так. Руководитель юридической службы должен обращать внимание на порядок на рабочих столах сотрудников только в тех случаях, когда этот беспорядок каким то образом касается работы коллег и организации в целом. В общем, все мы знаем ,где свобода заканчивается.
http:// Александр Бороухин

Соглашусь с Юлией.
Порядок надо наводить в общем хранилище электронных документов (как бы оно ни было организовано) — там всегда в общем для всех порядке должны иметься все значимые документы по всем текущим делам. Чтобы если в обеденный перерыв на юриста, ведущего дело, упадёт кирпич с крыши, — это не привело к потере никакой значимой информации.
Порядок надо наводить в хранении оригиналов документов. На мой взгляд, хранить их надо отдельно и централизованно в соответствии с журналами регистрации. Не так часто нужны оригиналы (даже в суде их достаточно показать один раз, а иногда и вообще не надо), а вся текущая работа должна осуществляться только с электронными копиями.
Что творится на рабочем месте юриста при соблюдении этих требований — его личное дело. У меня на столе в основном не бывает вообще никаких бумаг (а на рабочем столе компьютера — ни одного ярлыка). Кому-то, наоборот, удобнее не смотреть всё с монитора, а обложиться пачками распечаток, а поверх самой высокой пачки поставить плюшевого зайца или портрет Путина. Если он при этом эффективно выполняет свои задачи — отлично. Персональная рабочая среда — это очень личный вопрос, и рушить её регламентами не надо.
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Юля, очень порадовал Твой вопрос — «а зачем?»
Действительно, а зачем руководителю юридической службы нужно контролировать порядок и чистоту на рабочих местах сотрудников службы?
Самодурство?
Модно?
Так делают в других подразделениях?
Так красивее?
Бытие определяет сознание?
5S?
Мой ответ на вопрос Юли.
В настоящее время в компаниях имеет место информационный гипербум (электронная почта, Интернет, совещания, периодика, внутренние документы и т.д.)
Юристы не являются исключением
Есть известный закон психологии про 7 (+/-2)
Человек может сознательно контролировать в среднем 7 объектов
В указанном пределе полный порядок с концентрацией внимания и восприятием информации
Все что за пределами этих пределов — это зона «турбулентности» для внимания и восприятия, влекущая стресс, усталость, невнимательность, неэффективность ...
Сегодня у сотрудников большие проблемы с концентрацией внимания
В условиях бардака на рабочих столах (в т.ч. электронных) сотрудники неоправданно тратят свое драгоценное внимание — при этом бессознательно (неконтролируемо)
Я призываю помочь Вашим сотрудникам решить указанную проблему
Обратите внимание сколько объектов у Ваших сотрудников на рабочих столах?
Сколько ярлыков на рабочем столе монитора?
http:// Александр Бороухин

Алексей, ну нельзя всех под одну гребёнку. Каждый воспринимает информацию по-разному.
У меня постоянно открыта большая интеллект-карта в Mind Manager, где все текущие задачи, мысли по поводу их исполнения и т.п. раскиданы по веткам в строгом соответствии с принципом 7 +/-2. А у кого-то на рабочем столе в художественном беспорядке лежат 7 +/-2 листочка бумаги, где всё то же самое записано. У него моторная память развита лучше, может быть, или ещё какие-то особенности восприятия есть. У меня на рабочем столе ни одного ярлыка (ибо я с момента появления Windows 95 так и не понял, зачем они там нужны, если раб. стол постоянно закрыт окнами приложений), а у кого-то — полсотни ярлыков, организованных в группы (ряды, столбцы) по 7 +/-2 шт.
Работает человек эффективно — радуйся, не трогай и не мешай. Методическую поддержку ему оказывать надо и подсказывать, как можно повысить свою эффективность, — тоже, но нельзя эти практики насаждать насильственно. Как минимум, такая принудиловка вызовет инстинктивное отторжение.
http:// Васенина

Александр, жму руку за правильный пост!!! Почему кто-то должен решать, как человеку удобно работать? Почему кто-то должен решать, где у него зона турбулентности"?
За других говорить сложно, приведу в пример себя. У меня на столе розовая клавиатура (это мило!), плюс все скопившиеся за время работы маленькие подарочки от коллег и подчиненных (я их люблю!), плюс я не умею читать с монитора, поэтому все распечатываю (представьте, сколько бумаг!). мысли я записываю на разноцветных стикерах — когда появляется время, привожу свои планы в порядок. Рабочий стол у меня завешан ярлыками, включая пасьянс «Паук». Все эти штучки-дрючки/рюшечки/бумажечки создают мне не стресс, а не поверите — уют. не могу я работать, когда на столе «медицинский порядок», плохо мне так. чтобы прибраться на столе мне надо тратить свое время — а зачем? мне и так удобно.
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Удобно, уютно — еще не означает эффективно!
Исключения из любого общего правила всегда есть))
Естественные законы психологии (7 (+/-2)), японская культура организации рабочего места (5S), известные афоризмы (Порядок освобождает мысль, Бытие определяет сознание) задают формулу указанного общего правила эффективности
http:// Васенина

Думаю, что удобство в работе в любом случае положительно сказывается на личной эффективности. А разве может быть неудобно, но эффективно? Разве может повышаться эффективность человека в условиях, когда он испытывает дискомфорт? С трудом представляю такую ситуацию! В конце концов, это психология человекка «я работаю, стараюсь, все получается, а ко мне доколебались по поводу внешнего вида моей рабочей зоны». Обидно, чесслово!
Кстати, по поводу известных афоризмов: «Лучшее враг хорошего».
По поводу японской культуры — предлагаю оставить ее японцам. Хороший они народ, мудрый, работоспособный. Но как ни крути — совсем другой, с иной историей, иной культурой и иной психологией и физиологией.
http:// Алексей Абакшин

Юля, Привет! Это не камень в Твой огород. Но, скажи пожалуйста, если в Твоем кабинете будет диван, телевизор, холодильник — это будет способствовать повышению эффективности Твоей работы?
http:// Александр Бороухин

Алексей, отвечу пока вместо Юли как человек, у которого есть в кабинете диван и холодильник и до недавнего времени был телевизор (правда, не включался никогда — не люблю я это устройство). Да, будет способствовать!
Переговоры на диване за чашкой кофе очень часто заканчиваются быстрее и результативнее, чем за столом с бумагами. А наличие минимального кол-ва еды в холодильнике, которую можно с тем же кофе или чаем быстро сжевать, не отрываясь от работы, вообще может спасти от хронического гастрита, плавно переходящего в язву. Особенно когда темп работы такой, что на полноценный обед не хватает времени. Насчёт телевизора менее очевидно, но для кого-то, возможно, и он может принести пользу.
А отвлечься, если ты про это, человек найдёт на что и в пустой комнате. Это зависит от самодисциплины человека.
http:// AlexeyS

Про диван, холодильник, бильярд... Алексей Николаевич, ты посмотрел уже упомянутую мною подборку офисов: ottenki-serogo.livejournal.com/196781.html? Особенно, офисы Яндекса, Лебедева, Гугла. Это эффективные компании?
Я уже второй год работаю на диване. В прямом смысле. Дома. На диване. Признаю, это не просто — заставлять себя работать дома. Но, работая в окружении чайника, холодильника, плюшек-ватрушек, иногда я не успеваю поесть — так затягивает.
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Подборку посмотрел — много интересных идей по организации офисов, некоторые уже думаю внедрить в работе и по жизни.
Но!..
У большинства российских сотрудников, очевидно, большие проблемы с самодисциплиной (речь не идет о руководителях и фрилансерах), я уже не говорю про проактивность и креативность...
По моему мнению, первоначально в отношении наших сотрудников нужно закрутить гайки, а уже потом потихоньку откручивать и развивать инициативность и креативность
http:// Александр Бороухин

Закручивание гаек — плохой метод внедрения дисциплины.
В работу надо втягивать, а не загонять из-под палки. Если работа для человека — самое увлекательное занятие в жизни, то отвлекаться от неё он не будет. А как сделать, чтобы работа стала увлекательной, — это тема отдельного разговора. Мне, в своё время, например, понравилась методология, используемая создателями компьютерных игр.
Навязывание человеку непривычных и неудобных для него условий существования в течение рабочего времени точно не способствует развитию увлечённости работой. В отличие от офисов, про которые говорит Алексей. Там, наоборот, делается всё, чтобы работа стала для человека не повинностью, от которой надо в 18:00 сбежать в уютный дом, а основным содержанием жизни, когда и на работе вполне уютно и бежать никуда не хочется.
http:// Александр Бороухин

P.S. «Алексей» в последнем абзаце моего поста — AlexeyS, конечно.
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Александр,
о какой методологии создателей компьютерных игр идет речь?
http:// Александр Бороухин

Алексей, я начал читать материалы по этому вопросу вот с этой статьи — lenta.ru/columns/2010/08/11/games/ Мне кажется интересной идея выбарабывать у сотрудников привязанность к работе так же, как разработчики вызывают у геймеров привязанность к играм. К сожалению, в играх многие вещи (например, вознаграждение за достижения) реализовать гораздо проще, чем в жизни...
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Классная статья!
Уже второй год думаю над созданием системы рейтингирования сотрудников
Твоя статья очень кстати!
Идешь по рейтингу — получаешь награды (благодарности, почетные грамоты, призы и т.д.)
А если бы еще автоматизировать эту систему рейтингов...
Начал рисковать карты для выявления возможных показателей оценки и соответствующих наград
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

В дополнение к теме рейтингирования сотрудников.
Тут вспомнил про систему рейтинга на различных Интернет-форумах — например, Портал энерготрейдеров (www.energotrade.ru)
Новичок, Бывалый, Крутой, Профессор, Академик... — а почему бы и не использовать аналогичные награды в рейтинге корпоративных юристов?!