Вперед, только вперед и ни шагу назад!

Одним из типовых замечаний в договорной работе является заключение договоров, заключаемых задним числом.

Нередко в компаниях (в т.ч. юристами) этому моменту вообще не уделяется внимание, более того такая практика является для них стандартной, общим правилом, исключением из которого является заключение договоров с актуальной датой.

Следует признать договоры с задней датой злом для компании. Они мешают ведению надлежащего бухгалтерского и налогового учета активов и притязаний на них. Очевидно, не может быть нормальной экономики, эффективного бизнеса компании, если она функционирует в прошлом времени.

Юридическая служба обязана пресекать это зло, данную вредную привычку лиц, участвующих в договорной работе. Юристы, не будьте пособником лица, инициирующего заключение договора с задней датой, дайте жизнь договорам с актуальными датами их заключения!

Как предлагается бороться с этим злом?

Предлагается первоначально получить поддержку генерального директора компании и его помощника в борьбе с указанным злом и в целях обеспечения договорной дисциплины, а также своевременного бухгалтерского и налогового учета активов и притязаний на них издать приказ о договорной дисциплине.

Посредством издания этого приказа объявите войну договорам, заключаемым задним числом!

Данным приказом установить в качестве общего правила следующую трудовую обязанность в рамках договорной работы: Обеспечить заключение договоров, стороной в которых выступает компания актуальной датой, то есть датой совершения последней подписи уполномоченных лиц сторон под договором.

В качестве исключения из упомянутого общего правила в приказе обозначить следующие два исключения из этого правила.

1. В случае наличия исключительных обстоятельств использовать в договорной работе институт сделок, совершенных под отлагательными или отменительными условиями в порядке ст. 157 ГК РФ.

2. В случае, если фактически отношения сторон по договору возникли до его заключения договора, использовать институт распространения действия договора на отношения, возникшие до его заключения (ч. 2. ст. 425 ГК РФ).

Категорически и жестко (пожалуйста, не стесняйтесь, не бойтесь!) фиксируйте в правовом заключении на проект договора и (или) прямо в листе согласования – «договор заключается задним числом, нарушен приказ генерального директора о договорной дисциплине!».

Через определенное время нарушения указанного приказа прекратятся – никто не захочет приходить к генеральному директору на подписание договора с правовым заключением или листом согласованием с замечанием юридической службы, выражающимся в нарушении предписаний директора.

Как Вы предлагаете пресекать практику заключения договоров с задним числом?

Метки: Договоры, Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Мотивация, Обучение, Планирование, Развитие, Регламентация, Стандарты

Запись создана: Суббота, 31 Январь 2009 в 9:00 и находится в рубриках Договорная работа. Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или trackback с вашего собственного сайта.

http:// Азамат

Алексей Николаевич! А в чем проблема заключения задним числом? Какие-то конкретные правовые последствия? ... что если, например, отношения между сторонами по факту имели место быть до заключения договора?
http:// Алексей Абакшин

Азамат,
представляется аномальной ситуация, когда отношения есть, а договора, регулирующего эти отношения, нет. Описанная ситуация, очевидно, создает комфортные условия для возникновения споров и разногласий между сторонами.
Возникают вопросы.
Возникли ли у сторон права и обязанности?
Какие возникли права и обязанности сторон?
Когда возникли указанные права и обязанности?
Попробуй ответить на эти вопросы в упомянутой ситуации. Можно усложнить ситуацию, когда договор так и не был заключен, и Ты отвечаешь на указанные вопросы в суде...
Теперь представь бухгалтера, который тоже должен ответить на данные вопросы для учета активов и пассивов, а также своевременного исчисления и уплаты налогов исходя из фактических отношений...Айс?
Надо формировать новую привычку, правильную договорную культуру: Договор в бухгалтерии — исключительное основание возникновения прав и обязанностей, а также осуществления расчетов по сделке!
А если все-таки отношения возникли до заключения договора, тогда используй упомянутую ч. 2. ст. 425 ГК РФ, но это должно быть исключением из нового общего правила.
С уважением
Абакшин Алексей
http:// Азамат

Выходит, при наличии фактических отношений, правовых препятствий для заключения договора задним числом нет?! Проблема только в том, что это «неудобно» бухгалтерии? Хотя, насколько известно, зачастую именно бухгалтерия и выступает инициатором заключения договоров задним числом!
Вову в студию!!!
http:// Владимир

Бухгалтерия, а чаще экономисты, закрывая определенный период, осуществляют подборку документов необходимых для закрытия той или иной сделки. Поэтому возникает ситуация при которой появляются документы оформленные «задним числом». Вторая ситуация когда появляются такие документы — это закрытие образовавшейся в системе бухгалтерского (налогового) учета «дыры».
В любом случае, при возникновении такой ситуации осуществляется «подгонка» дат под определенные события с целью уменьшения налоговой базы или ухода от наказания.
Решая вопрос о возможности заключения договора «задним числом» мы должны ответить себе на следующие вопросы:
1) Какие гражданско-правовые последствия могут наступить при создании таких договоров;
2) Какие налоговые последствия нас ожидают;
3) Возможно ли нормальное формирование договорной культуры в Обществе при допущении и поощрении такой ситуации.
Очевидно, что на сегодня заключение договоров задним числом очень сильно распространено. Причина кроется в том, что часть юристов, проводя правовую экспертизу договоров, исходит из того, что этот вопрос не относиться к их компетенции, другие считают, что в этом нет ничего страшного, это не принесет негативного эффекта.
Конечно, в большей своей массе все признают, что в целом это не правильно, но в значительной мере эффективно.
Наглядно это можно продемонстрировать на примере с нотариусами. Все мы прекрасно знаем, что ни один нотариус не согласиться поставить удостоверительную надпись на документе, совершаемом задним числом, при этом любой юрист в целом готов поставить свою визу на такой договор.
Может быть причина такого «интересного» отношения в том, что нотариус несет большую ответственность за свои действия, чем штатный юрист Общества?
Говорить о наличие правовой культуры рядовых исполнителей, допускающих заключение договоров «задним числом», на мой взгляд, необоснованно.
Со своей стороны предлагаю:
1) Использовать предложенные законодательством механизмы для недопущения заключения договоров «задним числом»;
2) Издать приказ, запрещающий бухгалтерии совершать оплату при отсутствии в документах надлежащим образом оформленного договора;
3) Провести работу с менеджерами Вашего Общества ответственных за подготовку договоров;
4) Использовать электронную систему договоров, автоматически проставляющую актуальную дату при каждой распечатки проекта договора.
Ну а в случае острой необходимости, визируя документ совершенный «задним числом» обращайте внимание на:
1) Даты и сроки исполнения обязательств;
2) Сроки совершения платежей по договору;
3) Порядок наступления ответственности по Договору;
4) Соотнесите обязательства по совершению платежей и срокам подачи налоговых деклараций;
5) В случае совершения оплаты, уточните, какие документы указаны в Платежном поручении в графе назначение платежа;
6) Уточните номер договора;
7) Осуществите проверку листа согласования к Вашему договору на «актуальные даты» и «актуальных должностных лиц»
Проверьте даты доверенностей (в случае если лица действуют на основании доверенности».
http:// Азамат

Выводы:
1) негативных правовых последствий нет;
2) это нужно бухгалтерии, дабы «латать дыры»?
Тогда вполне резонен вопрос: зачем в организации запрет на подписание договора задним числом? ...Усложнение жизни структурным подразделениям компании (т.е. Компании в целом) в целях формирования «нужной» юрподразделению договорной культуры????
http:// Алексей Абакшин

возможно повторюсь, практика заключения договоров задним порождает хроническую вредную привычку делать сделки без ее документального оформления, которая с учетом специфики отечественного бизнеса (особенно в услових кризиса) способствует возникновению «правовых пожаров» в виде судебных разбирательств.
остается выбирать — тушить эти пожары (которые можно и не потушить) или создать систему их предупреждения посредством формирования другой привычки, внедрив приказ о договорной дисциплине!!!???
http:// Владимир

Насчет отсутствия негативных последствий, это не совсем так, они есть, вот например:
1) проблемы с налоговыми, как следствие штрафы (каждый договор предусматривает оплату в определенный период времени, но вопросы начисления налоговой базы исчисляются в соответствии с требованиями НК РФ. Чаще всего момент получения реальных денег по договору не совпадает с моментом отражения этой операции в бухгалтерском и налоговом учете и как следствие, получается, что Общество предоставляет недостоверную финансовую отчетность, что ведет к штрафам и пеням);
2) проблемы с действительностью договора и его заключенностью (в случае если сделка требует государственной регистрации или нотариального удостоверения, а недобросовестный контрагент после совершения такой сделки «задним числом», потребует признания ее недействительной, и потребует экспертизы такого договора, проблемы возникнут у юридического подразделения уже в суде).
3) риск неполучения всех необходимых документов, или неполучения возможности включения в условия договора всех необходимых условий (например по гарантийному сроку, ответственности) так как заключение договора «задним числом», это уже договоренности двух лиц сидящих в лодке, а не стоящих на берегу перед отплытием.
Относительно вопроса усложнения жизни, да действительно это так, особенно в Обществах, где установлен длительный процесс согласования договоров.
Но это нужно, и нужно именно юридическому подразделению так как именно в его функции входит минимизация возможных рисков, а как мы прекрасно знаем, большинство споров рождаются из некачественных договоров, а о каком качестве договорной работы можно говорить в условиях когда формирование условий происходит по фактически сложившимся обстоятельствам?
Жду Вашей реплики Азамат!
http:// Davydkina

Хм-м-м..."хронически вредная привычка" совершать сделки без документального оформления и “правовые пожары” в виде судебных разбирательств...
Первое, несомненно, присутствует, причем сложилась привычка далеко ДО нашего присутствия в компании, но самое интересное, на моей практике НИ РАЗУ первое не привело ко второму!
Относительно слов Владимира «каждый договор предусматривает оплату в определенный период времени, но вопросы начисления налоговой базы исчисляются в соответствии с требованиями НК РФ. Чаще всего момент получения реальных денег по договору не совпадает с моментом отражения этой операции в бухгалтерском и налоговом учете» — так если договор позже составляем, то и оплату уж придумаем, как прописать, чтоб с фактом совпадала!
По сделкам, требующим государственной регистрации или нотариального удостоверения, естественно, вопрос о «заднем числе» не поднимится! Даже у бухов!
Полагаю, договоры «задним числом» не такие уж вредные, чтоб объявлять им войну. Особенно часто и в основном (!!!!) такие договоры встречаются между компаниями, входящими в одну группу. Риска неполучения документов нет, остальные моменты можно предусмотреть.
Да, бухи закрывают «дыры», но мы, юристы, по-моему, должны рассмотреть ситуацию вокруг «дыры» по каждой конкретной сделке, расмотрев все условия задачи и возможные последствия, а затем сделать вывод о возможности/невозможности существования в каждом конкретном случае договора «задним числом».
Проще всего взять и запретить. Тем более, заручившись поддержкой руководителя... и ссылатся потом на приказ... а если подумать?
http:// Азамат

Соглашусь со star7002!
Необходим дифференцированный подход к каждой конкретной сделке!!!
Например, оговорка в приказе о запрете, что «можно заключать задним числом...например, по решению генерала...» или что-нить в этом роде!
Очевидно, что «задний» договор — еще не гарантия «зла»!!! Есть и положительные моменты!
Хотите получить врагов в лице структурных подразделений компании — издайте приказ без оговорки!!! ))
http:// Алексей Абакшин

Так исключения будут предусмотрены в приказе о договорной дисциплине. О них была речь в основной записи блога.
Различие в подходах к общему правилу:
1. Общее правило — Вперед, только вперед...!!!
2. Общее правило — А чего у нас было в прошлом году?
http:// Владимир

И все же, считаю, что в ситуации, когда идет поток договоров легче и правильнее требовать соблюдение определенного правила, чем вникать в частную ситуацию.
Нужно обучать исполнителей, требовать применения законных механизмов в ситуациях совершения действий без предварительного заключения договоров.
И в исключительных случаях вникать в многогранный процесс закрытия «дырок»