Какие Вы знаете методы управления налоговыми рисками в компании?

Этой записью призываю юридическое сообщество активно использовать в деятельности юридической службы компании специальные корпоративные порталы для юристов на базе модного Microsoft Office SharePoint Server, а также широко обсуждать опыт создания и ведения указанных порталов в целях их совершенствования.

После использования SharePoint для совместной работы по разработке Стандартов эффективной правовой работы в 2010 году запустил в компании портал «Территория правовой и корпоративной эффективности»

Пользователями созданного портала выступают, прежде всего, все юристы и специалисты по корпоративному управлению компании, в т.ч. в ДЗО и филиалах, размещенных по всей территории России.

На портале на сегодняшний день установлены следующие узлы (страницы):

1. Главная страница

2. Договоры и доверенности

3. Налоговая функция

4. Корпоративный секретарь PRO

5. Судебно-аналитическая работа

6. Для Энергетичных

7. Банк идей

8. История создания Стандартов ЭПР

Целью внедрения портала является повышение эффективности работы специалистов юридических и корпоративных служб компании.

Для достижения указанной цели портал призван решить, в частности, следующие задачи:

1) Ведение Базы контактов всех юристов и специалистов по корпоративному управлению компании. Страна должна знать своих героев!

2) Формирование Центра знаний об эффективной правовой и корпоративной работе. Не придумывайте велосипед!

3) Создание Коммуникационной площадки для коллективного обсуждения вопросов, возникающих в работе юриста и специалистов по корпоративному управлению. Одна голова хорошо, в две — лучше!

Какие задачи выполняют Ваши юридические корпоративные порталы?

Продолжение следует…

PS – Hi-tech в работе юриста - модно и эффективно!

Полезно: Подпишись на RSS-канал сайта «Креативная юриспруденция»! Вы знакомы с технологией RSS?

В каждой компании ведется реестр договоров со своей нумерацией.

Каждому договору для целей ведения указанного реестра присваивается номер.

Какой номер будет иметь договор в условиях наличия двух реестров компаний-сторон договора?

Какой номер договора в упомянутых условиях необходимо использовать в актах, счет-фактурах к соответствующему договору?

С удовольствием размещаю на Креативной юриспруденции материал Яргиной Елены (к.ю.н., Генеральный директор ООО «Бюро рациональных цивилистов»)

Управление договорной работой на предприятии

Каждый раз, когда на предприятии возникает вопрос по неисполнению или ненадлежащему исполнению договора, когда предприятие получает претензию или иск, в большинстве случаев в качестве первопричины приводят руководителю длительное согласование проектов документов структурными подразделениями предприятия или отсутствие первичных документов, подтверждающее исполнение договорных обязательств.

В такой ситуации руководитель стучит кулаком по столу и выпускает очередной циркуляр относительно порядка и сроков согласования договоров, предоставления и согласования первичных документов по исполняемым договорам. Но распоряжение руководителя так и остается словом, повисшим в воздухе, а порядка и оперативности как не было,  так и нет.

Работа по управлению договорной работой должна инициироваться и контролироваться юридической службой, поскольку именно юридическая служба может выполнить работы по классификации видов договоров, заключаемых предприятием, и возглавить работу по разработке шаблонов договоров, предлагаемых предприятием контрагентам при заключении. Как правило, подобные шаблоны используются при заключении договоров на реализацию товаров, работ и услуг, производимых самим предприятием (доходных договоров).

Следующим шагом в выстраивании системного подхода к договорной работе будет формирование процедур внутреннего согласования для различных видов договоров. Данная работа связана с определением оптимального круга заинтересованных подразделений предприятия при заключении различных по виду договоров. Например, включение коммерческой службы в лист согласования договора страхования является нецелесообразным. Сокращение состава согласующих служб приводит к существенному сокращению срока прохождения согласования.

В целях оптимизации сроков внутреннего согласования договоров необходимо провести т.н. «распределение зон ответственности согласующих», то есть четко определить предмет экспертизы, проводимой каждым подразделением предприятия при согласовании. Например, вопросы подсудности должны быть исключительной компетенцией юридической службы, а порядок оплаты – финансовой. Кроме того, практический опыт подсказывает, что позитивно сказывается на общем порядке ведения предприятием договорной работы нормативно установленная обязанность юридической службы проводить анализ всех полученных от согласующих служб предприятия замечаний и формировать окончательную версию документа, который и будет согласован предприятием в целом. Это обстоятельство послужит препятствием для ведения службами предприятия «игры в пинг – понг», возвращая на доработку проект договора бесконечное число раз, и исключит ситуацию, когда куратор, как правило, специалист далекий от юриспруденции, останется один на один с бесчисленным количеством замечаний, которые, кстати, могут быть и взаимно исключающими.

По результатам данной работы необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты).

Основой выстраивания управления договорной работой на предприятии как системы является жесткая централизация функции «организации подписания», то есть должностного лица, который «вхож» в кабинет руководителя для подписания договоров. Именно «организатор подписания» сосредотачивает в своих руках информацию о текущем статусе договора, что позволяет ему организовать мониторинг согласования и контроль сроков согласования.

Системность в управлении договорной работой должна проявляться  также и в выстраивании работы по контролю за получением оригиналов договоров. Данная задача эффективно решается также путем централизации функции «хранителя оригиналов», который обеспечивает мониторинг получения оригиналов от ответственного лица (куратора). Данную функцию, также как и сроки для получения оригиналов документов от контрагентов целесообразно закрепить в положениях внутренних нормативных документов.

Полезно:

Стандарты эффективной правовой работы разработаны.

Что дальше?

Что делать юристу компании с разработанными Стандартами?

Достаточно ли только периодически читать Стандарты?

Как сделать так, чтобы Стандарты не стали очередной книгой на пыльной полке юриста?

Что делают юристы со Стандартами в RU-COM?

1. Утвердить Стандарты

До 29.12.2009г. необходимо утвердить Стандарты в Обществе и его ДЗО

До 31.12.2009г. копии изданных приказов об утверждении Стандартов с приложениями направить Абакшину А.Н.

2. Внедрить Стандарты ЭПР

Изучить Стандарты в полном объеме.

Провести совещания с сотрудниками юридической службы по ознакомлению со Стандартами – 5 совещаний.

Провести 3 анкетирования сотрудников юридической службы с определением рейтинга (но не ограничиваясь) + один раз в полгода с 2010г. + анкетирование новых сотрудников.

Читать Стандарты – раз в месяц.

Применять и соблюдать Стандарты в своей работе.

Разместить Стандарты на общем электронном ресурсе юридической службы.

Сделать Памятки для руководителя и сотрудников юридической службы (Задачи, Правила-требования, Правила-рекомендации), закладки в ГК, НК, АПК РФ.

Держать Стандарты на рабочем столе в качестве настольной книги, делать в этой книге заметки.

Выполнить План приоритетных задач по совершенствованию правовой работы на 2010г.

Активно участвовать в обсуждениях на портале по вопросам применения Стандартов.

3. Совершенствовать Стандарты ЭПР

Разместить на общем электронном ресурсе юридической службы файл для фиксации в нем со стороны сотрудников службы своих предложений по совершенствованию Стандартов.

Распечатать и сброшюровать несколько экземпляров Стандартов для сотрудников юридической службы с дополнительными чистыми листами для фиксации ими идей по улучшению Стандартов.

Ежегодно до Дня Юриста (3 декабря) проводить совещание с сотрудниками юридической службы по вопросам применения и соблюдения Стандартов. Подготовить перечень предложений по совершенствованию Стандартов и направить Заместителю Генерального директора по правовым и корпоративным вопросам RU-COM.

PS – Утвердить, внедрить и совершенствовать Стандарты эффективной правовой работы!

Полезно: Читайте об управлении юридическим подразделением компании в книге Е.А. Жилиной «Юридическая служба предприятия: создание и управление»

Какие минусы имеет электронное согласование проектов договоров?

Какие плюсы имеет бумажное согласование проектов договоров (сопровождаемое проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования)?

Не считаете ли Вы эффективной смешанную модель, при которой электронное согласование проектов договоров завершается проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования?

Это свежая запись серии о Стандартах эффективной правовой работы.

Какие у Вас возникают ассоциации применительно к указанным Стандартам?

В ходе разработки Стандартов эффективной правовой работы был выявлен следующий перечень ассоциаций:

1. Библия юриста
2. Заповеди юриста
3. Золотые правила юриста, Правила игры корпоративного юриста
4. Конституция юриста
5. Настольная книга юриста
6. Стандарт качества работы юриста
7. Задачник для Руководителя Юридической службы, Сборник КПЭ юриста компании
8. Учебник по практической юриспруденции
9. Юридическая энциклопедия, Юридическая Википедия
10. Итог юридического бенчмаркинга 
11. Свод лучших практических знаний по организации правовой работы в компании

В части Стандарта эффективной судебной работы у меня возникла ассоциация с Камасутрой, которая выступила темой для моего нового юридического интернет-проекта – Судебная Камасутра.

Основные идеи Стандартов эффективной правовой работы:

1. Не тушите правовые пожары! Создайте систему предупреждения и профилактики правовых пожаров!!!
2. Точите правовые топоры, пилы, лопаты!!!
3. Определите на корпоративной бумаге роль юристов в компании, тем самым повысите корпоративный рейтинг юридической службы!!!

PS – Для того, чтобы оптимизировать, совершенствовать правовую работу, необходимо ее упорядочить посредством формализации на бумаге! Вы уже ознакомились со стандартами правовой работы, разработанными ОКЮР?

Полезно: Связи решают все! Вы используете в работе и для профессионального развития Профессионалы.ru? Вы уже вступили в Сообщество юристов в указанной профессиональной социальной сети?

Продолжаю серию записей о Стандартах эффективной правовой работы и Правовой работе 2.0.

Данная запись посвящена структуре и основным элементам Стандартов эффективной правовой работы (далее – Стандарты ЭПР).

Стандарты ЭПР на сегодняшний день включают в себя  5 разделов:

1)      Введение;

2)      Стандарт эффективной договорной работы;

3)      Стандарт эффективной налоговой правовой функции;

4)      Стандарт эффективной судебной работы;

5)      Стандарт эффективной работы с доверенностями.

Повышение качества договорной работы, налоговой правовой функции, судебной работы и работы с доверенностями – это основные драйверы повышения эффективности правовой работы компании в целом.

Введение — это преимущественно специальный раздел для руководителя юридической службы, описывающий его основные функции.

В настоящее время бурно обсуждается вопрос о разработке 6-го раздела Стандартов ЭПР – Стандарт эффективного правового аудита (DD) при проектной работе.

Также принято решение о разработке Стандартов эффективной корпоративной работы (по аналогии со Стандартами ЭПР).

Каждый раздел Стандартов ЭПР состоит из следующих элементов:

1)      Задачи для сотрудников юридической службы;

2)      Правила-требования;

3)      Правила-рекомендации;

4)      Формы документов.

В целях достижения основной цели принятия Стандартов ЭПР сотрудники юридической службы, активно применяя Стандарты, обязаны выполнить следующие задачи:

1)      Создание в Обществе системы предупреждения и профилактики правовых рисков;

2)      Обеспечение качества работы сотрудников юридической службы исходя из требований Стандартов;

3)      Оптимизация работы сотрудников юридической службы (в т.ч. посредством активного использования форм документов);

4)      Повышение квалификации сотрудников юридической службы (в т.ч. посредством постоянного совершенствования Стандартов);

5)      Оперативная адаптация вновь принятых на работу в Общество сотрудников юридической службы;

6)      Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников юридической службы;

7)      Ведение планирования в деятельности юридической службы;

8)      Создание единой электронной информационной базы юридической службы;

9)      Активное использование руководителем юридической службы коллективных форм работы с сотрудниками юридической службы;

10)   Обеспечение активного участия сотрудников юридической службы в организации эффективной деятельности службы;

11)   Опубликование руководителем и сотрудниками юридической службы юридических статей в профессиональных изданиях;

12)   Выполнение иных задач, предусмотренных Стандартами.

Стандартом эффективной договорной работы, Стандартом эффективной налоговой правовой функции, Стандартом эффективной судебной работы и Стандартом эффективной работы с доверенностями устанавливаются дополнительные задачи для сотрудников юридической службы.

Например, Стандарт эффективной судебной работы устанавливает следующие дополнительные задачи:

1)    Обязательное использование планирования (прогнозирования) в судебной работе (в т.ч. планирования судебного процесса);

2)    Обеспечение приоритета документарности судебной работы;

3)    Подготовка качественных процессуальных документов;

4)    Соблюдение претензионного (досудебного) порядка урегулирования споров и повышение вероятности их мирного досудебного урегулирования;

5)    Использование в суде первой инстанции максимального числа средств доказывания  и инструментов судебной работы, постоянное совершенствование перечня указанных средств  и инструментов;

6)    Оптимизация судебных расходов Общества (в т.ч. государственной пошлины);

7)    Оперативное выявление типовых судебных дел (споров) в целях единовременного устранения причин их возникновения;

8)    Обеспечение активного участия единоличного исполнительного органа, должностных лиц Общества и иных работников Общества в судебном процессе (в т.ч. судебных заседаниях);

9)    Активное использование PR-сопровождения в судебной работе;

10)Ведение строго учета судебных дел и осуществление оперативного качественного мониторинга (анализа статистики и динамики) судебной работы с активным использованием таблиц, графиков и диаграмм.

Юридическая служба, выполнившая задачи, установленные Стандартами ЭПР, считается эффективной юридической службы.

Стандарты ЭПР включают в себя правила-требования и правила-рекомендации:

1)      Правила-требования подлежат обязательному соблюдению сотрудниками юридической службы и содержат слово «обязан».

Например: «Руководитель юридической службы обязан проводить со всеми сотрудниками юридической службы в понедельник еженедельное совещание (планерку) с подведением итогов работы службы за истекшую неделю и определением плана работы (приоритетов) службы на новую неделю».

2)      Правила-рекомендации (в т.ч. в виде примерных форм документов) представляют собой обобщенный российский передовой опыт эффективной правовой работы без учета специфики деятельности и иных особенностей Общества, подлежат приоритетному применению сотрудниками юридической службы при прочих равных условиях и содержат слово «рекомендуется».

Например: «Руководителю юридической службы рекомендуется лично опубликовать в год не менее двух статей».

В большинстве случаев правила-рекомендации являются компромиссом при обсуждении членами рабочей группы проекта Стандартов ЭПР в случаях несогласия включения соответствующих положений в качестве правил-требований.

К каждому Стандарту, включенному в состав Стандартов ЭПР, прилагаются формы документов, позволяющих существенно оптимизировать работу сотрудников юридической службы.

Например, к Стандарту эффективной работы с доверенностями прилагаются следующие формы документов:

1)      Примерная форма электронного журнала учета доверенностей;

2)      Примерная форма доверенности;

3)      Примерная форма извещения об отмене доверенности;

4)      Примерная форма извещения о совершенном передоверии;

5)      Примерная форма последующего одобрения сделки, совершенной неуполномоченным лицом;

6)      Примерная форма заявки на выдачу доверенности.

Продолжение следует…

Какие плюсы имеет штамп согласования непосредственно на проекте договора?

Какие минусы имеет лист согласования (на отдельном листе) к проекту договора?

Добрый день, Коллеги!

Надо признать, что в последнее время я запустил((( системную плановую подготовку и размещение новых полезных материалов на сайте «Креативная юриспруденция».

…

Несмотря на это, мне удалось успешно наполнить крайне полезным материалом мой новый ресурс, запущенный в феврале 2010 года – «Судебная Камасутра». Уже 16 позиций, ожидающих Вашего обсуждения! Аналогов на сегодняшний день в Интернете нет.

Итоги жизни сайта «Креативная юриспруденция» за 1-е полугодие.

Создано более 40 новых записей.

Считаю крайне удачными и креативными записи серии «Люди X».

Особо хочу отметить записи, содержащие материалы нового члена Клуба креативных юристов Копылова Александра.

Существующие 228 записей на сайте способствовали возникновению за указанный отчетный период более  150 новых уникальных комментариев со стороны Пользователей сайта.

На сегодняшний день общее число комментариев — более 500!

Планы на 2-е полугодие — Развитие, развитие и еще раз развитие!!!

Стандарты эффективной правовой работы

Стандарт эффективной договорной работы

Стандарт эффективной работы с доверенностями

Стандарт эффективной налоговой правовой функции

Стандарт эффективной судебной работы

Правовая работа 2.0.

Концепции совершенствования гражданского законодательства РФ

И многие другие темы для будущих записей…

В настоящее время начался новый опрос по судебной тематике — Сколько юрист компании в среднем может одновременно эффективно вести (контролировать) судебных дел?

Для собственного удобства разместил на сайте перечень моих избранных ссылок – 01_Мои Избранные ссылки. Возможно Вам также пригодится эта постоянная подборка сайтов.