Продолжаю серию записей о корпоративных юридических порталах.

Речь в этой записи пойдет о начинке портала «Территория правовой и корпоративной эффективности», о которой меня нередко спрашивают на проводимых мной семинарах.

Указанный портал содержит следующие разделы:

1. Фото Акционера;
2. Задачи юридических и корпоративных служб;
3. Коллективные обсуждения («Без вопросов не бывает ответов»);
4. Пользователи;
5. Общие документы;
6. Новости;
7. Важные презентации;
8. Презентации по внутренним программам обучения;
9. Документы года;
10. Документы месяца;
11. Памятки;
12. Формы документов;
13. Формы правовых заключений;
14. Книга месяца;
15. Книги по тайм-менеджменту;
16. Книги по развитию мышления;
17. Книги по подготовке эффективных документов;
18. Книги по подготовке презентаций;
19. Книги по системе менеджмента качества;
20. Книги по направлениям правовой работы на соответствующих узлах;
21. Статья недели;
22. Судебный акт недели;
23. Календарь;
24. Полезные ссылки.

Мои эксперименты по разработке вкусного и полезного интранет-портала для юристов и корпоративных секретарей продолжаются…

Продолжение следует…

PS: В единении – сила!

Полезно:

Настольная книга копирайтера//Элина Слободянюк

В конце июля 2010 г. провел в Новосибирске совещание с Корпоративными секретарями Обществ RU-COM по теме «Стандарты Успешного Корпоративного секретаря».

В рамках подготовки к данному совещанию при создании моей презентации много полезного по указанной теме извлек из книги «Учитесь летать».

По указанной ссылке можно ознакомиться с содержанием книги в режиме просмотра (без возможности сохранения и распечатки) – ЖМИ ЗДЕСЬ!

Результатом прочтения указанной книги в области управления знаниями были сформулированы дополнительные слайды о Концепции и Цели разработки и внедрения Стандартов Успешного Корпоративного секретаря.

Данные слайды очевидно можно применить и к Стандартам эффективной правовой работы.

Концепция Стандартов Успешного Корпоративного секретаря.

1. Учиться, учиться и учиться!  Хочешь расти (профессионально, материально и т.д.) – развивайся, обучайся, общайся, приобретай новые знания, в т.ч. через обмен на свои знания!
2. У каждого человека есть чему поучиться; Каждого есть чему научить! Нельзя быть экспертом во всех областях!
3. Взгляните на ситуацию свежим взглядом! Одна голова хорошо – а чем больше тем лучше!
4. Не придумывайте велосипед! Делал ли это кто-нибудь до меня?
5. Стандарты – это интеллектуальный актив Компании ($), формализация знаний об успешных, передовых способах работы (ноу-хау), историй успеха, итогов обмена знаниями и опыта – берем, читаем и применяем!
6. УСПЕХ ПОРОЖДАЕТ УСПЕХ!

Цели Стандартов Успешного Корпоративного секретаря:

1)    Упорядочить и усовершенствовать в Компании знания об успешной корпоративной работе

2)    Выявить и внедрить в Компании лучшие, хорошие, передовые практики

3)    Повысить эффективность (успешность) КС = Развитие = Рост!

4)    Создать интеллектуальный актив Компании, увеличить стоимость Обществ

5)    Создать сообщество КС Обществ

Могу смело обозначить, что выработанная при разработке Стандартов эффективной правовой работы технология управления (систематизации, формализации и т.д.) знаний юридической службы компании (Задачи-Правила-Формы документов) крайне эффективна и результативна.

Итогом дневного совещания с Корпоративными секретарями выступили презентации 4-х разделов указанных Стандартов:

1. Стандарт созыва, подготовки и проведения общих собраний акционеров (участников)
2. Стандарт работы по оформлению, учету и хранению корпоративных документов
3. Стандарт корпоративного одобрения сделок
4. Стандарт корпоративного управления ДЗО

На основе этих презентаций уже подготовлены в формате Word подготовлены и активно обсуждаются с использованием Портала «Территория правовой и корпоративной эффективности» черновики указанных разделов будущих уникальных Стандартов Успешного Корпоративного секретаря.

В указанных разделах Стандартов определены задачи Успешного Корпоративного секретаря по соответствующим 4-м направлениям корпоративной работы, обозначены правила-требования и требования-рекомендации, которые необходимо или рекомендуется соблюдать для выполнения задач, а также задан перечень форм документов, которые могут существенно оптимизировать работу Корпоративного секретаря (в т.ч. предупреждать ошибки).

PS – Управляйте знаниями юридических и корпоративных служб компании — УСПЕХ гарантирован!

Полезно: Хотите победить страх при публичных выступлениях? – ЖМИ ЗДЕСЬ!

05 августа 2010г. Клуб креативных юристов в лице Абакшина Алексея на базе Русской школы управления провел в этом году уже 3-й дневной семинар по вопросам менеджмента в юридических службах компаний, в т.ч. посредством разработки Стандартов эффективной правовой работы и их внедрения под кодовым названием «Правовая работа 2.0.».

Вопросы, отзывы, предложения, замечания по семинару Участников семинара прошу направлять на abakshin@mail.ru или оставить на сайте «Креативная юриспруденция»  в виде комментариев к данной записи.

Деловая переписка является одним из важнейших средств взаимодействия организации с внешним миром – коммерческими контрагентами, государственными органами и общественными организациями.

Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией является одной из важнейших задач руководителя. Первостепенность данной задачи обусловлена, в первую очередь, необходимостью оперативного реагирования на знаки обратной связи, выражаемые контрагентами в переписке.

Безусловно, значимость и количество корреспонденции зависят от отраслевой принадлежности предприятия. Именно этим же объясняются сложившиеся в качестве деловых обычаев правила документирования отношений с заказчиком и подрядчиками в строительной деятельности, с покупателями и поставщиками в оптовой торговле и т.п.

Кроме того, на специфику переписки оказывает влияние и такой фактор, как размеры самого предприятия. В больших компаниях оперативная переписка между подразделениями, зачастую, перерастает в систему запросов и отписок, направленную не на решение вопроса по существу, а на изображение бурной деятельности или документирование объективной невозможности достигнуть желаемого результата.

Отсутствие системности в управлении корреспонденцией приводит на больших предприятиях, к отсутствию единства в позиции предприятия, а, зачастую,  и к ее полной противоречивости. Такой результат обуславливается вовлеченностью в деловую переписку с контрагентом нескольких функциональных подразделений предприятия.

Актуальность выстраивания системного подхода к управлению корреспонденцией связана с решением двух важнейших для предприятия задач:

1)      Формирование и последовательное воспроизведение в объективной форме позиции предприятия по оперативному вопросу, способного лечь в основу договорного спора – срыв сроков согласования, поставки или исполнения, ненадлежащее качество товаров, работ, услуг и т.п.

2)      Оперативное реагирование на сигналы обратной связи по оперативным вопросам, способным лечь в основу договорного спора путем выдачи руководителем распоряжений по устранению недостатков, недоделок, нарушений и пр.

В силу вышеизложенного, выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия. Через деловую переписку контрагенты выражают свою неудовлетворенность или наличие нареканий, которые в последующем могут перерасти в претензии, иски и предписания. Своевременное устранение причин, лежащих в основе таких нареканий, заблаговременное формирование единой позиции организации существенно усиливает как правовую позицию предприятия в договорном споре, так и способствует повышению эффективности его работы в целом.

Работа по управлению корреспонденцией должна инициироваться и контролироваться юридической службой, поскольку именно юридическая служба заинтересована в повышении качества управления корреспонденцией. Корреспонденция является одним из важнейших доказательств в гражданском и арбитражном процессе. Однако, для того, чтобы корреспонденция приобрела статус доказательства, сторона должна обеспечить не только системное хранение переписки, но и доказательств ее отправки и получения контрагентом.

С учетом многообразия форм переписки (электронная, факсимильная, почтовая) необходимо, в первую очередь, жестко зарегламентировать использование той или иной формы для отправления того или иного вида сообщения,  а также полномочия должностных лиц на подписание тех или иных документов оперативного характера. Так, например, для отправки уведомления о готовности к отгрузке необходимо использовать средство факсимильной связи, а для отправки коммерческого предложения – средства электронной почты.

По результатам данной работы необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты),  а также внести соответствующие изменения в шаблонные формы договоров.

Основой выстраивания управления корреспонденцией на предприятии как системы является предоставление беспрепятственного доступа к корреспонденции заинтересованным лицам, жесткая централизация функции контроля за исполнением резолюций на входящую корреспонденцию, а также жесткая централизация функции контроля за единообразием позиции в исходящей корреспонденции. Последняя при этом, являясь инструментом предпретензионного (или предсудебного) урегулирования спора, попадает в сферу профессиональной ответственности юридической службы.

Яргина Елена (к.ю.н., Генеральный директор ООО «Бюро рациональных цивилистов»)

Какие Вы знаете методы управления налоговыми рисками в компании?

Этой записью призываю юридическое сообщество активно использовать в деятельности юридической службы компании специальные корпоративные порталы для юристов на базе модного Microsoft Office SharePoint Server, а также широко обсуждать опыт создания и ведения указанных порталов в целях их совершенствования.

После использования SharePoint для совместной работы по разработке Стандартов эффективной правовой работы в 2010 году запустил в компании портал «Территория правовой и корпоративной эффективности»

Пользователями созданного портала выступают, прежде всего, все юристы и специалисты по корпоративному управлению компании, в т.ч. в ДЗО и филиалах, размещенных по всей территории России.

На портале на сегодняшний день установлены следующие узлы (страницы):

1. Главная страница

2. Договоры и доверенности

3. Налоговая функция

4. Корпоративный секретарь PRO

5. Судебно-аналитическая работа

6. Для Энергетичных

7. Банк идей

8. История создания Стандартов ЭПР

Целью внедрения портала является повышение эффективности работы специалистов юридических и корпоративных служб компании.

Для достижения указанной цели портал призван решить, в частности, следующие задачи:

1) Ведение Базы контактов всех юристов и специалистов по корпоративному управлению компании. Страна должна знать своих героев!

2) Формирование Центра знаний об эффективной правовой и корпоративной работе. Не придумывайте велосипед!

3) Создание Коммуникационной площадки для коллективного обсуждения вопросов, возникающих в работе юриста и специалистов по корпоративному управлению. Одна голова хорошо, в две — лучше!

Какие задачи выполняют Ваши юридические корпоративные порталы?

Продолжение следует…

PS – Hi-tech в работе юриста - модно и эффективно!

Полезно: Подпишись на RSS-канал сайта «Креативная юриспруденция»! Вы знакомы с технологией RSS?

В каждой компании ведется реестр договоров со своей нумерацией.

Каждому договору для целей ведения указанного реестра присваивается номер.

Какой номер будет иметь договор в условиях наличия двух реестров компаний-сторон договора?

Какой номер договора в упомянутых условиях необходимо использовать в актах, счет-фактурах к соответствующему договору?

С удовольствием размещаю на Креативной юриспруденции материал Яргиной Елены (к.ю.н., Генеральный директор ООО «Бюро рациональных цивилистов»)

Управление договорной работой на предприятии

Каждый раз, когда на предприятии возникает вопрос по неисполнению или ненадлежащему исполнению договора, когда предприятие получает претензию или иск, в большинстве случаев в качестве первопричины приводят руководителю длительное согласование проектов документов структурными подразделениями предприятия или отсутствие первичных документов, подтверждающее исполнение договорных обязательств.

В такой ситуации руководитель стучит кулаком по столу и выпускает очередной циркуляр относительно порядка и сроков согласования договоров, предоставления и согласования первичных документов по исполняемым договорам. Но распоряжение руководителя так и остается словом, повисшим в воздухе, а порядка и оперативности как не было,  так и нет.

Работа по управлению договорной работой должна инициироваться и контролироваться юридической службой, поскольку именно юридическая служба может выполнить работы по классификации видов договоров, заключаемых предприятием, и возглавить работу по разработке шаблонов договоров, предлагаемых предприятием контрагентам при заключении. Как правило, подобные шаблоны используются при заключении договоров на реализацию товаров, работ и услуг, производимых самим предприятием (доходных договоров).

Следующим шагом в выстраивании системного подхода к договорной работе будет формирование процедур внутреннего согласования для различных видов договоров. Данная работа связана с определением оптимального круга заинтересованных подразделений предприятия при заключении различных по виду договоров. Например, включение коммерческой службы в лист согласования договора страхования является нецелесообразным. Сокращение состава согласующих служб приводит к существенному сокращению срока прохождения согласования.

В целях оптимизации сроков внутреннего согласования договоров необходимо провести т.н. «распределение зон ответственности согласующих», то есть четко определить предмет экспертизы, проводимой каждым подразделением предприятия при согласовании. Например, вопросы подсудности должны быть исключительной компетенцией юридической службы, а порядок оплаты – финансовой. Кроме того, практический опыт подсказывает, что позитивно сказывается на общем порядке ведения предприятием договорной работы нормативно установленная обязанность юридической службы проводить анализ всех полученных от согласующих служб предприятия замечаний и формировать окончательную версию документа, который и будет согласован предприятием в целом. Это обстоятельство послужит препятствием для ведения службами предприятия «игры в пинг – понг», возвращая на доработку проект договора бесконечное число раз, и исключит ситуацию, когда куратор, как правило, специалист далекий от юриспруденции, останется один на один с бесчисленным количеством замечаний, которые, кстати, могут быть и взаимно исключающими.

По результатам данной работы необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты).

Основой выстраивания управления договорной работой на предприятии как системы является жесткая централизация функции «организации подписания», то есть должностного лица, который «вхож» в кабинет руководителя для подписания договоров. Именно «организатор подписания» сосредотачивает в своих руках информацию о текущем статусе договора, что позволяет ему организовать мониторинг согласования и контроль сроков согласования.

Системность в управлении договорной работой должна проявляться  также и в выстраивании работы по контролю за получением оригиналов договоров. Данная задача эффективно решается также путем централизации функции «хранителя оригиналов», который обеспечивает мониторинг получения оригиналов от ответственного лица (куратора). Данную функцию, также как и сроки для получения оригиналов документов от контрагентов целесообразно закрепить в положениях внутренних нормативных документов.

Полезно:

Стандарты эффективной правовой работы разработаны.

Что дальше?

Что делать юристу компании с разработанными Стандартами?

Достаточно ли только периодически читать Стандарты?

Как сделать так, чтобы Стандарты не стали очередной книгой на пыльной полке юриста?

Что делают юристы со Стандартами в RU-COM?

1. Утвердить Стандарты

До 29.12.2009г. необходимо утвердить Стандарты в Обществе и его ДЗО

До 31.12.2009г. копии изданных приказов об утверждении Стандартов с приложениями направить Абакшину А.Н.

2. Внедрить Стандарты ЭПР

Изучить Стандарты в полном объеме.

Провести совещания с сотрудниками юридической службы по ознакомлению со Стандартами – 5 совещаний.

Провести 3 анкетирования сотрудников юридической службы с определением рейтинга (но не ограничиваясь) + один раз в полгода с 2010г. + анкетирование новых сотрудников.

Читать Стандарты – раз в месяц.

Применять и соблюдать Стандарты в своей работе.

Разместить Стандарты на общем электронном ресурсе юридической службы.

Сделать Памятки для руководителя и сотрудников юридической службы (Задачи, Правила-требования, Правила-рекомендации), закладки в ГК, НК, АПК РФ.

Держать Стандарты на рабочем столе в качестве настольной книги, делать в этой книге заметки.

Выполнить План приоритетных задач по совершенствованию правовой работы на 2010г.

Активно участвовать в обсуждениях на портале по вопросам применения Стандартов.

3. Совершенствовать Стандарты ЭПР

Разместить на общем электронном ресурсе юридической службы файл для фиксации в нем со стороны сотрудников службы своих предложений по совершенствованию Стандартов.

Распечатать и сброшюровать несколько экземпляров Стандартов для сотрудников юридической службы с дополнительными чистыми листами для фиксации ими идей по улучшению Стандартов.

Ежегодно до Дня Юриста (3 декабря) проводить совещание с сотрудниками юридической службы по вопросам применения и соблюдения Стандартов. Подготовить перечень предложений по совершенствованию Стандартов и направить Заместителю Генерального директора по правовым и корпоративным вопросам RU-COM.

PS – Утвердить, внедрить и совершенствовать Стандарты эффективной правовой работы!

Полезно: Читайте об управлении юридическим подразделением компании в книге Е.А. Жилиной «Юридическая служба предприятия: создание и управление»

Какие минусы имеет электронное согласование проектов договоров?

Какие плюсы имеет бумажное согласование проектов договоров (сопровождаемое проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования)?

Не считаете ли Вы эффективной смешанную модель, при которой электронное согласование проектов договоров завершается проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования?