Ранее я уже писал о реестре договоров.
В этот раз решил обозначить вопросы и идеи касательно обозначения номеров договоров.
Категорически настаиваю, что ведение реестра (в т.ч. присвоение номеров договорам) и хранение договоров должна осуществлять исключительно бухгалтерия компании.
Номер договора бухгалтерия должна присваивать в момент проставления печати компании на договоре, подписанном уполномоченным лицом компании.
Присвоение номера на проекте договора представляется неэффективным, поскольку очень часто проекты договоров так и не доходят до стадии заключения договора, последнее будет способствовать «засорению» реестра договоров.
С учетом того, что в традиционном двустороннем договоре участвуют две стороны, представляется целесообразным при создании единого номера договора разделить его знаком «/» на две части, в каждой из которых должен быть обозначен номер договора в реестре договоров соответствующей стороны, поскольку очевидно эти номера в реестрах договоров этих сторон будут разные.
На мой взгляд, очень важно юридической службе принять активное участие при определении формы и содержания реестра договоров, а также при формировании концепции создания номеров договоров, в частности, в отношении номера, который будет отражаться в реестре договоров компании.
Поскольку в номерах договоров очень часто и в больших количествах используется знак «/», постольку крайне важно начать номер договора, который будет отражаться в реестре компании с букв, обозначающих связь этого номера с компанией.
Следует ли включать в номер договора, буквы и цифры, отражающие дату заключения договора, отнесение договора к доходным или расходным договорам компании, к особо важным договорам, требующим специального внимания со стороны компании, подсудность по договору, наличие неустраненных замечаний согласующих подразделений компании по заключенному договору?
Какие еще полезные факты следует фиксировать в номере договора?
Какие «буквы и цифры» в номере договора могут существенно помочь в работе юриста компании?
Очевидно, качественная концепция формирования договоров компании позволит в будущем юридической службе и другим подразделения компании осуществлять оперативный поиск и анализ информации, связанной с заключенными договорами компании.
