На первый взгляд обычно многим представляется, что работа с доверенностями проста, неинтересна, однообразна, во многом техническая.
Этим материалом мы хотим опровергнуть эти традиционные представления и вызвать у юридического сообщества обостренный интерес к этому направлению правовой работы, обсуждениям и публикациям в профессиональной литературе и периодике.
Очевидно применительно к вопросам делегирования полномочий, представительства, разграничения компетенции в широком смысле слова в юридическом сообществе представляет повышенный интерес корпоративное право, прежде всего, правовое регулирование отношений, возникающих в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью – этому свидетельствуют многочисленные публикации в периодических изданиях и Интернете, специализированные журналы, множество книг, сайтов, обширная судебная практика, большое количество правовых норм в Гражданском кодексе РФ, специальные законы (например, Федеральный закон «Об акционерных обществах»).
Доверенностям, организации работы с доверенностями, напротив, в настоящее время уделяется необоснованно минимальное внимание.
С одной стороны, действительно, что можно обсуждать, когда в Гражданском кодексе РФ доверенностям посвящено только 8 статей (ст.ст. 182-189).
С другой стороны, на наш взгляд, наоборот, следует критически обозначить, что по сравнению с акционерным правом, в котором многие вопросы уже урегулированы, более того, на уровне специальных законов, актуальных и сложных вопросов в рамках делегирования полномочий на основании доверенности, не имеющих отражения в правовом регулировании и практике, гораздо больше. Один из топ-менеджеров компании сказал: «В корпоративке все ясно – все написано в акционерном законе, а по доверенностям – такого специального закона нет, вот сиди теперь и придумывай сам…».
Кроме того, интерес к доверенностям особенно должен повышаться в организациях, имеющих филиалы и представительства, а также в компаниях, в которых функции единоличного исполнительного органа обществ переданы управляющей организации или управляющему.
Мы не претендуем на подготовку материала, отражающего в полном объеме все вопросы, связанные с делегированием полномочий на основании доверенностей, учебного пособия по данному направлению правовой работы, мы хотим лишь поделиться своим бесценным багажом знаний и навыков в этой сфере, мы предлагаем не учиться на своих ошибках, а воспользоваться нашим опытом и активно делиться своими фишками по обозначенной теме в периодике, Интернете и личном общении.
Теперь приступим непосредственно к нашему практическому опыту работы с доверенностями.
Предварительно надо сообщить, что наш опыт приобретен в рамках компании «Российские коммунальные системы» (www.roscomsys.ru), которая в своей деятельности в более 10 регионах России с 4,5 млн. потребителей использует как филиалы, так и передачу функции единоличного исполнительного органа своих дочерних и зависимых обществ управляющей организации, и, соответственно, она не может обойтись без качественного делегирования полномочий Президента управляющей организации (ОАО «РКС») на основании доверенностей: число доверенностей, выданных непосредственно управляющей организацией, за 2007г. – более 2000 штук.
Точи топор!
Это фраза – классический принцип модного в настоящее время направления «тайм-менеджмент».
Мы активно используем этот принцип в организации правовой работы по всем направлениям, в т.ч. в рамках работы с доверенностями.
Мы могли из-за дня в день готовить технически многочисленные доверенности по запросам заинтересованных лиц в формате «с любыми лицами и со всеми полномочиями», изматывать Президента управляющей компании подписанием этого объема документов, отвлекая его от решения стратегических задач, но нам не хотелось превращаться в того «дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором, у которого не было времени наточить топор, потому, что ему надо рубить».
Чем же предлагается «точить топор» в работе с доверенностями?
Регламентация. Прежде всего, надо упорядочить, регламентировать данный бизнес-процесс. Надо проанализировать существующую ситуацию в процессе работы с доверенностями, обозначить на бумаге существующих лиц в указанном процессе, описать перечень действий между ними в рамках этого процесса, выявить проблемы во взаимодействии лиц и разработать предложения по их решению. Вам необходимо первоначально схематично нарисовать алгоритм максимально возможного числа оптимальных действий лиц, участвующих в процессе делегирования полномочий на основании доверенности (лица, действия, сроки, форма взаимодействия и т.д.). Затем данную схему описать во внутреннем документе компании.
В Российских коммунальных системах данный внутренний документ утвержден Президентом управляющей организации и распространяет свое прямое действие на всех работников ее филиалов и обществ, функции единоличного исполнительного органа которых переданы управляющей организации – в указанных филиалах и обществах работники знают, кому и как подавать заявку на выдачу доверенностей.
Структура Регламента осуществления работы с доверенностями в Открытом акционерном обществе «Российские коммунальные системы» и его Управляемых обществах:
Раздел 1. Общие положения
Раздел 2. Разграничение компетенции по работе с доверенностями
2.1. Общие положения
2.2. Компетенция ОАО «РКС»
2.3. Компетенция Управляемого общества
Раздел 3. Порядок организации и осуществления работы с доверенностями
3.1. Общий порядок организации и осуществления работы с доверенностями
3.2. Инициирование подготовки доверенности
3.3. Подготовка доверенностей
3.4. Согласование и выдача доверенностей
3.5. Учет и хранение доверенностей
3.6. Прекращение доверенностей
3.7. Особенности работы с доверенностями, выдаваемыми в порядке передоверия
3.8. Порядок одобрения сделок совершенных неуполномоченным лицом
Раздел 4. Контроль за соблюдением порядка работы с доверенностями
Раздел 5. Заключительные положения
Приложения.
Формы документов. Разрабатывайте максимальное количество стандартных и примерных форм документов, необходимых в работе с доверенностями. В РКС разработаны и утверждены Президентом управляющей организации, в частности, следующие формы документов:
— форма заявки о выдачи доверенности;
— формы доверенностей;
— форма извещения об отмене доверенности;
— форма извещения о выдачи доверенности в порядке передоверия;
— форма одобрения сделки, совершенной неуполномоченным лицом;
— форма электронного журнала учета доверенностей;
— форма листа согласования проекта доверенностей.
Модели делегирования полномочий. Под такими моделями мы понимаем систему полномочий, отраженную в нескольких взаимосвязанных формах доверенностей. Для различных категорий управляемых обществ в компании существуют три базовые модели делегирования полномочий.
Важно отметить, что данные модели – это не догма, это живая материя, которая постоянно корректируется под реальные потребности бизнеса. Так, например, в дополнение к указанным базовым моделям разработана и внедрена модель делегирования полномочий для управляемых обществ по т.н. налоговому представительству, в рамках которой предусмотрено разграничение полномочий между бухгалтерами, экономистами и юристами при взаимодействии с налоговыми органами для пресечения практики режима работы «рак, щука и лебедь».
Применительно к юристам в рамках базовых моделей предусмотрен принцип «юристы – только вперед!», состоящий в том, что вопросы отказа от иска, признания иска, заключения мирового соглашения не могут быть отнесены к полномочиям юристов, это исключительные полномочия – руководителя управляемого общества или уполномоченного им финансового директора.
Система электронных папок. Руководителю юридического подразделения рекомендуем совместно с его специалистом по работе с доверенностями разработать и внедрить систему электронных папок для создания и хранения в ней файлов, связанных с доверенностями с доступом для специалистов юридического подразделения – аналогичную систему папок целесообразно внедрять в региональных юридических подразделениях. В качестве примера можно предложить следующую структуру упомянутой системы:
Папка «Доверенности» со следующим подпапками:
1_Проекты доверенностей;
2_ Отмена;
3_ Уведомления о передоверии;
4_ Последующее одобрения;
5_ Формы документов;
6_ Регламентация;
7_ Бланки организаций;
8_ Журналы учета доверенностей;
9_ Прочее.
Сделайте открытым доступ работникам к документам, необходимым для работы с доверенностями (например, к регламенту, формам заявки о выдаче доверенностей, доверенностей). На внутренних порталах компании, на серверах, к которым имеют доступ все его работники, разработайте и внедрите соответствующую систему папок с указанными файлами и не забывайте обновлять содержимое при изменении регламента, форм и т.д. Также рекомендуем в этой системе папок сделать файл с наименованием «Сначало прочти меня!», в котором кратко и четко описать содержимое указанной системы, основные принципы работы с доверенностями и к кому из юридического подразделения можно обращаться по возникающим вопросам в этой сфере. Кроме того, крайне целесообразно разместить на данном ресурсе файл «Для жалоб, замечаний и предложений», в котором нередко можно обнаружить качественные идеи по совершенствованию работы с доверенностями со стороны работников компании.
Электронный журнал учета доверенностей. Должен быть жесткий учет выданных доверенностей – юристам нужна полная картина по представителям компании (а иначе как ими управлять), воздействовать на них. В противном случае, возникают риски наступления негативных последствий от действий неуправляемых «представителей-невидимок». Генеральный директор, который несет риски привлечения к уголовной ответственности за деятельность организации в целом, должен знать кто, где, зачем, почему и какие его полномочия осуществляет.
Помимо бумажного журнала учета выданных доверенностей (последний необходим для избежания возникновения вопросов неполучения доверенностей заинтересованными лицами) настоятельно рекомендуем также разработать и вести электронный журнал учета доверенностей. Более того, целесообразно вести электронный журнал в виде таблицы программы Excel, максимально используя, в частности, его возможности фильтрации для поиска (группировки) необходимой информации о представителях компании. Необходимо ввести единую форму электронного журнала для филиалов и управляемых обществ, которую они должны ежемесячно представлять в управляющую организацию – это позволяет эффективно работать с информацией о представителях компании. Очень удобно в таблице посредством гиперссылок прикреплять копии важных, основных доверенностей (например, копии доверенностей финансового директора, главного бухгалтера).
Выдавайте доверенности на максимальный срок (3 года) и активно используйте инструмент отмены доверенностей. При утвержденных моделях делегирования полномочий и соответствующих им формах переходите на долгосрочное делегирование полномочий, управляя ими посредством отмены доверенностей – случаи отмены доверенностей в данных условиях крайне редки, а тратить время на ежегодную выдачу новых доверенностей (особенно перед Новым годом) неэффективно – в этот период надо подводить итоги уходящего года и думать о планах на будущее.
Учитесь и учите передоверять! Право передоверия – эффективный инструмент делегирования полномочий посредством выдачи доверенностей. Многое о чем написано в данном материале, выявлено и разработано в результате первоначального запрета на передоверие в компании, когда все доверенности в компании выдавались исключительно через центральную юридическую службу и подписывались только у Президента управляющей организации, и постепенного снятия этого запрета. В итоге сложного, нередко конфликтного процесса были выявлены значительное число существенных (ключевых) проблем делегирования полномочий на основании доверенности, которые с использованием принципа «точи топор» были упорядочены и по настоящее время совершенствуются и оптимизируются
В основной доверенности, предоставляя право передоверия, можно установить кому конкретно можно передоверить, кому категорически нельзя делегировать, какие конкретно полномочия можно делегировать и наоборот, на какой срок, в каком регионе и т.д. Например, для региональных юристов первоначально было установлен запрет на передоверие руководителями юридических подразделений право подписи процессуальных документов для повышения ответственности руководителей за качественную судебную работу (в т.ч. за полноту и актуальность информации о судебных разбирательствах общества) – в настоящее время осуществляется постепенное частичное снятие этого запрета в виде предоставления права подписи процессуальных документов заместителю руководителя юридического подразделения и руководителя его внутреннего подразделения, в функционал которого непосредственно входит судебная работы (при этом за последним будут закрепляться полномочия процессуальных документов только в судах первой инстанции, а за заместителем – первая и апелляционная инстанция)
Следует отметить о целесообразности установления общего запрета в рамках права передоверия – запрета на последующее передоверие (т.е. представителю запрещается передоверять само право передоверия). Данным запретом при наличии того, что в управляемых обществах доверенности в порядке первого передоверия выдаются через региональные юридические подразделения обеспечивается полная информация о представителях, в случае последующего передоверия у региональных юристов нет возможности контролировать выдачу доверенностей и, соответственно, влиять на последующих представителей компании.
Важно обозначать перед представителями доверенностей с правом передоверия об их святой обязанности по уведомлению представляемого о состоявшемся передоверии, установленной п. 2 ст. 187 Гражданского кодекса РФ: неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как свои собственные.
В качестве рекомендации советуем нотариально удостоверять доверенности с правом передоверия, поскольку нотариусы нередко в противном случае отказываются заверять доверенности, выданные в порядке передоверия.
Фишки с датами совершения и действия доверенностей. О том, что в целях избежания риска признания доверенности ничтожной дату в доверенностях следует печатать прописью дополнительных пояснений не требует. Отметим здесь следующие рекомендации.
Дату совершения доверенности, которую необходимо нотариально удостоверить, не печатайте (оставьте пропуск), ее проставит нотариус (в противном случае, в доверенности может появиться две даты совершения доверенности, чем подвергните доверенность вышеуказанному риску – Ваша дата, зачеркнутая нотариусом, и дата, прописанная нотариусом).
Дату действия доверенности рекомендуем обозначать конкретной датой, а не использовать формулировки «на один год» — это позволяет эффективно контролировать процесс прекращения выданных доверенностей, и, особенно, используя возможности таблицы Excel, в которой ведется журнал учета доверенностей (в привязке к календарю в таблице журнала можно установить, что прекращенные доверенности будут автоматически выделяться определенным цветом).
Не забываем про различия при формулировании даты действия доверенностей, используя «до» и «по (включительно)».
Занимайте категорическую позицию в войне с доверенностями задним числом, эффективно используя инструмент последующего одобрения сделок, совершенных неуполномоченным лицом (ст. 183 Гражданского кодекса РФ). Важно полномочие по указанному одобрению оставлять исключительно за генеральным директором (т.е. никому его не делегировать) и предусматривать сложный процесс внутреннего согласования в многочисленных подразделениях этого одобрения перед подписанием его у директора – это будет способствовать профилактике и предупреждению выдачи доверенностей задним числом и злоупотреблению использования последующего одобрения со стороны неуполномоченных лиц.
Фишки с иными реквизитами доверенностей.
С учетом постоянных изменений в нашей сегодняшней жизни (смены работы, места жительства и т.п.) не рекомендуем прописывать в доверенностях наименование должности представителя и его прописку по паспорту – несоответствие данных положений доверенностей объективной действительности не вызывает рисков признания доверенности ничтожной¸ но практике может породить проблемы при взаимодействии с третьими лицами при представлении интересов поверенного (особенно, при представительстве в государственных органах), последние могут не принять такую доверенность, и, соответственно, отказать в представлении интересов поверенного.
Не забываем про проставление печати организации на доверенности, выдаваемой от имени организации. В отличие от договоров (если конечно это специально не оговорено в договоре) сделка по выдаче доверенности от имени юридического лица для ее действительности обязательно требует наличие такого реквизита на документе.
Ключевые принципы в работе с доверенностями, которых придерживаемся мы:
1. Упорядочивайте, оптимизируйте, постоянно совершенствуйте работу с доверенностями — иными словами «Точи топор!»!
2. Семь раз отмерь – один раз отрежь! Делайте несколько «фильтров» перед тем как подписывать доверенность у уполномоченного лица. Работа с доверенностями требует от специалиста особой внимательности, поэтому перед тем как отдать проект доверенности на подпись генерального директора необходимо, чтобы этот документ предварительно посмотрели несколько работников (более 3).
3. Жесткий учет выданных доверенностей. Доверенность вне журнала – вне закона!
4. Запрет на выдачу доверенности на представительство «с любыми лицами и со всеми полномочиями» без привязки к функционалу (компетенции, должностных обязанностей и т.п.) представителя!
5. Запрет на выдачу доверенностей с задним числом!
В настоящее время авторами данного материала ведется работа по разработке внутренней компьютерной программы, призванной максимально автоматизировать техническую составляющую работы с доверенностями, чтобы было больше времени на творческую работу.
В заключении еще раз призываем наших коллег к активному обмену опытом применения эффективных технологий и инструментов в работе с доверенностями на всех существующих площадках обсуждения юридического сообщества. В свою очередь готовы и будем рады обсудить данный материал и не только при непосредственном общении: наши контактные электронные почтовые ящики — abakshin@mail.ru; vg1981@yandex.ru; zaras22@mail.ru.
© Абакшин Алексей Николаевич, Гринько Владимир Николаевич, Сиюхова Зара Ибрагимовна, 2009
