С удовольствием размещаю на Креативной юриспруденции материал Яргиной Елены (к.ю.н., Генеральный директор ООО «Бюро рациональных цивилистов»)
Управление договорной работой на предприятии
Каждый раз, когда на предприятии возникает вопрос по неисполнению или ненадлежащему исполнению договора, когда предприятие получает претензию или иск, в большинстве случаев в качестве первопричины приводят руководителю длительное согласование проектов документов структурными подразделениями предприятия или отсутствие первичных документов, подтверждающее исполнение договорных обязательств.
В такой ситуации руководитель стучит кулаком по столу и выпускает очередной циркуляр относительно порядка и сроков согласования договоров, предоставления и согласования первичных документов по исполняемым договорам. Но распоряжение руководителя так и остается словом, повисшим в воздухе, а порядка и оперативности как не было, так и нет.
Работа по управлению договорной работой должна инициироваться и контролироваться юридической службой, поскольку именно юридическая служба может выполнить работы по классификации видов договоров, заключаемых предприятием, и возглавить работу по разработке шаблонов договоров, предлагаемых предприятием контрагентам при заключении. Как правило, подобные шаблоны используются при заключении договоров на реализацию товаров, работ и услуг, производимых самим предприятием (доходных договоров).
Следующим шагом в выстраивании системного подхода к договорной работе будет формирование процедур внутреннего согласования для различных видов договоров. Данная работа связана с определением оптимального круга заинтересованных подразделений предприятия при заключении различных по виду договоров. Например, включение коммерческой службы в лист согласования договора страхования является нецелесообразным. Сокращение состава согласующих служб приводит к существенному сокращению срока прохождения согласования.
В целях оптимизации сроков внутреннего согласования договоров необходимо провести т.н. «распределение зон ответственности согласующих», то есть четко определить предмет экспертизы, проводимой каждым подразделением предприятия при согласовании. Например, вопросы подсудности должны быть исключительной компетенцией юридической службы, а порядок оплаты – финансовой. Кроме того, практический опыт подсказывает, что позитивно сказывается на общем порядке ведения предприятием договорной работы нормативно установленная обязанность юридической службы проводить анализ всех полученных от согласующих служб предприятия замечаний и формировать окончательную версию документа, который и будет согласован предприятием в целом. Это обстоятельство послужит препятствием для ведения службами предприятия «игры в пинг – понг», возвращая на доработку проект договора бесконечное число раз, и исключит ситуацию, когда куратор, как правило, специалист далекий от юриспруденции, останется один на один с бесчисленным количеством замечаний, которые, кстати, могут быть и взаимно исключающими.
По результатам данной работы необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты).
Основой выстраивания управления договорной работой на предприятии как системы является жесткая централизация функции «организации подписания», то есть должностного лица, который «вхож» в кабинет руководителя для подписания договоров. Именно «организатор подписания» сосредотачивает в своих руках информацию о текущем статусе договора, что позволяет ему организовать мониторинг согласования и контроль сроков согласования.
Системность в управлении договорной работой должна проявляться также и в выстраивании работы по контролю за получением оригиналов договоров. Данная задача эффективно решается также путем централизации функции «хранителя оригиналов», который обеспечивает мониторинг получения оригиналов от ответственного лица (куратора). Данную функцию, также как и сроки для получения оригиналов документов от контрагентов целесообразно закрепить в положениях внутренних нормативных документов.
Полезно:
Метки: IT, Договоры, Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Мотивация, Обучение, Периодика, Планирование, Развитие, Регламентация, Тайм-менеджмент