Что для Вас представляет собой работа с доверенностями? Какова Ваша ассоциация? Заявка на выдачу доверенности?
Как Вы лично относитесь к указанному направлению деятельности юридической службы?
Кто занимается в Вашей юридической службе вопросами делегирования полномочий через доверенности? Помощник юриста или самый младший юрисконсульт? А почему этими вопросами не должны заниматься корпоративные секретари?
Кто в компании даст ответы генеральному директору на вопросы о целесообразности или нецелесообразности делегирования его полномочий через выдачу доверенности? Не должна ли эти ответы давать юридическая служба?
Целесообразно ли подавать жалобу в ВАС за подписью юрисконсульта первой категории (по доверенности)?
Не опасно ли делегировать главному бухгалтеру полномочия по подписанию запросов по получению разъяснений в налоговом органе?
К сожалению, очевидно, что большинство юристов компаний относятся к данной правовой функции как к технической работе, не требующей особых знаний и опыта.
Юристы бизнес-группы RU-COM с этим категорически не согласны, призывают юридическое сообщество нивелировать сложившийся стереотип и начать активно обсуждать вопросы делегирования полномочий Генерального директора в журналах, Интернете.
Делегирование полномочий через доверенности – это корпоративное право высшей категории!
В RU-COM утвержден Стандарт эффективной работы с доверенности. Что содержит этот «ГОСТ» юридической службы? Дублирует положения 8 статей ГК РФ?
Юридическая служба компании в соответствии со Стандартом должна выполнять следующие задачи в рамках работы с доверенностями:
1) Эффективное использование доверенностей в качестве основного инструмента делегирования полномочий единоличного исполнительного органа общества;
2) Выдача каждой доверенностей исключительно через юридическую службу общества;
3) Обеспечение строгого единого учета всех доверенностей общества;
4) Регламентация работы с доверенностями (в частности, процесса выдачи доверенности), в т.ч. утверждение максимального числа форм доверенностей;
5) Оптимизация сроков выдачи доверенностей юридической службой общества;
6) Выдача доверенностей на работников Общества на максимальный срок действия, предусмотренный ГК РФ, с активным использованием института отмены доверенностей;
7) Активное использование института передоверия в доверенностях, выдаваемых должностным лицам общества;
8) Пресечение практики выдачи доверенностей задним числом посредством использования института последующего одобрения обществом сделки, совершенной неуполномоченным лицом.
Ваша юридическая служба выполняет эти задачи? На 100% ?
При избрании нового генерального директора важно отменить все доверенности, выданные предыдущим генеральным директором, издайте об этом приказ и уведомите всех сотрудников компании. Подготовьте форму извещения об отмене доверенностей и передайте ее в службу управления персоналом, которая обязана будет обеспечить заполнение этой формы со стороны любого уволенного (уволившегося) сотрудника.
Руководителю юридической службы в целях создания эффективной системы делегирования полномочий генерального директора рекомендуется обеспечить разработку и представление на утверждение ежегодного приказа, которым будет определен максимальный перечень документов общества, перечень контрагентов общества с указанием наименований должностей работников общества, которым с учетом их трудовой функции могут быть выданы доверенности общества с максимальным сроком их действия с полномочиями по подписанию соответствующих документов и (или) представительства с соответствующими контрагентами общества.
Указанным приказом необходимо также утвердить соответствующие формы доверенностей, а также перечень должностных лиц общества, в отношении которых юрист обязан осуществлять автоматическую своевременную выдачу новых доверенностей взамен прекращенных. Выдачу новых доверенностей взамен прекращенных в отношении иных лиц рекомендуется осуществлять на основании соответствующей заявки в юридическую службу на выдачу доверенности.
В данном приказе рекомендуется определить перечень должностных лиц общества, которым будет предоставлено право передоверия в доверенностях с указанием передоверяемых полномочий.
Руководитель юридической службы обязан организовать выдачу доверенностей исключительно через юридическую службу общества (в т.ч. доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, доверенностей на получение товарно-материальных ценностей). Рекомендуется обеспечить выдачу от имени общества только доверенностей, имеющих визу руководителя юридической службы.
Эффективная юридическая служба обязана организовать строгий единый учет всех доверенностей, выданных от имени общества, посредством ведения журнала учета доверенностей с ведением архива копий доверенностей. В данном журнале должны быть учтены все доверенности общества (в т.ч. доверенности, выданные в порядке передоверия, прекращенные доверенности, доверенности на получение товарно-материальных ценностей).
Рекомендуется организовать также электронный журнал учета доверенностей в программе Excel с использованием гиперссылок на электронные копии всех или основных доверенностей в Обществе.
Корпоративные юристы обязаны организовать мониторинг сроков действия доверенностей (в т.ч. фактов прекращения (в частности, отмены) доверенностей).
Юристу рекомендуется приложить к архивной копии доверенности, выданной третьему лицу, не являющемуся работником общества, копию гражданского паспорта представителя — физического лица или уполномоченного лица организации-представителя.
Обеспечение подписания доверенности (за исключением доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия) единоличным исполнительным органом общества – это функция юридической службы. Использование факсимиле в доверенностях общества не допускается.
И не забудьте обеспечить подписание доверенности на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей также главным бухгалтером.
Обеспечьте проставление на доверенности подписи представителя — физического лица или уполномоченного лица организации-представителя посредством включения в доверенности графы «Подпись Представителя удостоверяю» или «Подпись уполномоченного лица организации — представителя удостоверяю».
За юридической службой обеспечение нотариального удостоверения доверенностей на представительство в органах, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также доверенности, выданной на совершение действий за границей.
Руководитель юридической службы обязан обеспечить разработку и представление на утверждение регламента по работе с доверенностями со следующим содержанием:
1) Общие положения;
2) Инициирование подготовки доверенности;
3) Подготовка доверенностей;
4) Согласование и выдача доверенностей;
5) Учет и хранение доверенностей;
6) Прекращение доверенностей;
7) Особенности работы с доверенностями, выдаваемыми в порядке передоверия;
8) Порядок одобрения сделок, совершенных неуполномоченным лицом;
9) Контроль за соблюдением порядка работы с доверенностями;
10) Заключительные положения.
Крайне важно предусмотреть в регламенте сроки подготовки доверенностей в юридической службе Общества (например, 3 рабочих дня). При этом в реальной работе надо стремиться к оптимизации сроков выдачи юридической службой общества доверенностей и иных документов, необходимых для эффективной работы с доверенностями.
Юридическая служба обязана проводить ревизию регламента на предмет его совершенствования – не менее одного раза в год.
Руководителю юридической службы следует организовать выдачу доверенностей на основании заявки поступающей в юридическую службу на выдачу доверенности, за исключением случаев автоматической выдачи доверенностей взамен прекращенным в отношении определенных должностных лиц общества.
Заявка на выдачу доверенности должна отвечать следующим требованиям:
1) Содержит указание на паспортные данные поверенного и его полное Ф.И.О.;
2) Содержит указание на третье лицо, перед которым будут представляться интересы общества;
3) Содержит указание на должностное лицо, подписавшее заявку, его контактную информацию.
Юрист обязан при подготовке доверенности обеспечить соблюдение следующих основных показателей качества доверенности:
1) выдавать доверенность только на одного представителя общества, т.е. в доверенности может быть указано только одно лицо — представитель;
2) выдавать доверенность в одном экземпляре с соответствующим порядковым номером. Выдачу дополнительных экземпляров доверенности юрист обязан осуществлять с новыми порядковыми номерами и актуальными датами выдачи;
3) обеспечить в доверенности дату выдачи доверенности прописью и проставление печати общества. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна;
4) указать в доверенности срок ее действия. При определении срока действия доверенности юристу необходимо учитывать срок действия трудового договора с представителем-работником общества, а также срок действия гражданско-правового договора, на основании и во исполнение которого выдана доверенность представителю;
5) указать в доверенности полное и сокращенное наименование общества, а также его место нахождения, ИНН и ОГРН. Рекомендуется использовать при подготовке доверенности полное и сокращенное фирменное наименование организации, указанное в свидетельстве о государственной регистрации организации в качестве юридического лица или актуальной выписке из ЕГРЮЛ, а также Ф.И.О. физического лица (в т.ч. уполномоченного лица организации) полностью (без сокращений), указанное в гражданском паспорте;
6) доверенность объемом в две страницы должна быть оформлена на одном листе. Доверенность объемом более двух страниц должна быть прошита.
7) обеспечить наличие нумерации страниц в доверенности. Рекомендуется указывать порядковый номер соответствующей страницы в правом нижнем углу каждой страницы доверенности. В тексте доверенности рекомендуется указывать ее общее число страниц;
8) обеспечить надлежащую нумерацию пунктов в доверенности. Рекомендуется для обеспечения надлежащей нумерации пунктов максимально использовать режим «Многоуровневый список» в программе Word. Использование в нумерации пунктов более трех уровней, а также буквенных значений, маркированных списков не допускается;
9) не допускать в доверенности существенных пробелов в предложениях и разрывов строк в ее тексте.
К дополнительным показателям качества доверенности можно отнести следующее:
1) получить от инициатора выдачи доверенности и использовать проект доверенности в электронной форме в виде файла программы Word;
2) в доверенностях, выдаваемых на основании и во исполнение договоров (в частности, договоров поручения, комиссии или агентирования) и (или) иных документов (в частности, протоколов общего собрания акционеров (участников), заседания наблюдательного совета (совета директоров), указывать реквизиты соответствующих договоров и (или) иных документов;
3) в доверенностях со сроком действия более года не указывать в проекте доверенности наименование должности и место постоянной регистрации представителя — физического лица;
4) в качестве срока действия доверенности указывать конкретную календарную дату (число, месяц и год) с использованием предлога «по» и слова «включительно» (например, «по 31 декабря 2009г. (включительно)). Не рекомендуется в качестве указанного срока устанавливать период действия доверенности (например, один месяц, два года);
5) при подготовке доверенности запрашивать актуальную копию гражданского паспорта представителя — физического лица;
6) устанавливать обязанность представителя и его правопреемников по возращению в общество доверенности при ее прекращении;
7) указывать в доверенности адреса представителя и третьих лиц, по которым будут направляться извещения общества об отмене соответствующей доверенности;
8) выдавать доверенности на фирменном бланке общества. Использования данного бланка для доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, не обязательно.
Руководитель юридической службы обязан осуществлять контроль за соблюдением юристом при подготовке проектов доверенностей основных и дополнительных показателей качества подготовки проектов доверенностей, установленных Стандартом
Рекомендуется организовать выдачу доверенностей на работников общества на максимальный срок их действия, предусмотренный ГК РФ (3 года), в пределах срока действия полномочий единоличного исполнительного органа Общества, с активным использованием института отмены доверенностей. В рамках совершенствования ГК РФ предлагаем отменить максимальный срок действия доверенности.
Выдавайте доверенности на срок не менее одного года с указанием в качестве срока действия доверенности – «по Тридцать первое декабря соответствующего года».
При выдаче доверенности юридическому лицу необходимо выдавать доверенности организации, в лице его единоличного исполнительного органа, с правом передоверия полномочий работникам организации. Выдача доверенностей непосредственно работникам юридического лица - представителя в этом случае нецелесообразна.
Руководителю юридической службы рекомендуется в работе с доверенностями (в частности, в целях оптимизации деятельности единоличного исполнительного органа по подписанию документов) обеспечить в доверенностях, выдаваемых на должностных лиц, активное использование института передоверия.
В каждой доверенности обязательно укажите о наличии либо отсутствии права передоверия.
В доверенности с правом передоверия рекомендуется устанавливать ограничения передоверия, в т.ч. в виде ограничений по лицам, которым могут быть выданы доверенности в порядке передоверия (в частности, посредством определения должностей или указания Ф.И.О. указанных лиц), по полномочиям, которые могут быть передоверены (в частности, в отношении полномочий по подписанию документов).
Не допускайте в тексте доверенности указания на последующее передоверие в доверенностях общества (т.е. представителю общества запрещается передоверять само право передоверия).
Юридической службе следует выдавать доверенности с правом передоверия исключительно при наличии возможности выдачи доверенностей в порядке передоверия через юридическую службу общества (в т.ч. через сотрудников юридической службы в филиале или представительстве юристу рекомендуется не выдавать доверенности с правом передоверия представителям-третьим лицам, не являющимся работниками общества).
Юристу рекомендуется в доверенностях с правом передоверия указывать на обязанности и ответственность передавшего полномочия другому лицу посредством дублирования в доверенности положений, предусмотренных ч. 2 ст. 187 ГК РФ. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные.
Не указывайте дату выдачи доверенности в проекте доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, или в иной доверенности, подлежащей нотариальному удостоверению — ее проставит нотариус – иначе можете получить две разный даты выдач доверенности.
Помните, что срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.
Руководитель юридической службы обязан организовать процесс возвращения доверенностей от представителей в общество при прекращении доверенностей.
При прекращении трудового договора с представителем-работником общества юристу рекомендуется для прекращения доверенностей, выданных обществом указанному работнику, использовать институт отмены доверенностей посредством подписания данным работником до момента прекращения трудового договора извещения об отмене соответствующей доверенности.
Категорически пресекайте практику выдачи доверенностей задним числом посредством активного использования института последующего одобрения обществом сделки, совершенной неуполномоченным лицом.
Организуйте в обществе выдачу неуполномоченному лицу последующего одобрения обществом сделки, совершенной указанным лицом, сопровождаемого участием большего числа подразделений общества (в т.ч. службы экономической безопасности) в процессе согласования данного последующего одобрения.
Руководитель юридической службы обязан обеспечить подготовку, утверждение локальным нормативным актом Общества и активное использование сотрудниками форм доверенностей, а также примерных форм иных документов, необходимых для эффективной работы с доверенностями:
1) Форма электронного журнала учета доверенностей;
2) Форма извещения об отмене;
3) Форма извещения о совершенном передоверии;
4) Форма последующего одобрения сделки, совершенной неуполномоченным лицом;
5) Форма заявки на выдачу доверенности.
Юридической службе рекомендуется на постоянной основе выявлять материалы (в т.ч. публикации в профессиональных изданиях, комментарии законодательства, судебные акты), посвященные представительству в целом и институту доверенности в частности, и вести архив указанных материалов в виде бумажной и (или) электронной папки. У Вас ведется такая папка?
Метки: Excel, Word, Регламентация