Вы руководитель юридической службы.
Вы управляете специалистами службы.
Вы знаете своих специалистов?
У Вас есть актуальная информация о Ваших специалистах, необходимая для обеспечения их эффективной работы?
Вы знаете, кем Вы управляете?
Как Вы управляете своими специалистами, если Вы не знаете об интересах и потребностях своих специалистов?
Вы представляете себе свод багажей знаний и навыков специалистов юридической службы?
Вы обладаете информацией о золотом фонде специалистов и кадровом резерве юридической службы?
Вы знаете героев юридической службы в лицо или хотя бы по имени?
У Вас есть в распоряжении информация о бывших ценных специалистах юридической службы?
Вы специалист юридической службы.
Вы знаете Ф.И.О., контактные телефоны и e-mail Ваших коллег?
Вы знаете, с кем из коллег можно посоветоваться по определенным правовым вопросам?
Вы знаете, какие у Ваших коллег есть багажи знаний и навыков, которыми они готовы поделиться с Вами для общего дела юридической службы или по которым Вам следовало бы начать приобретать знания и навыки для Вашего профессионального развития?
Вы знаете, кому из коллег Вы можете предложить в выходные поиграть в футбол или поехать на пейнтбол?
Ситуация осложняется — Вы руководитель или специалист юридической службы, состоящей из центрального юридического подразделения и юридических подразделений филиалов или дочерних обществ, численный состав которой более 100 юристов, размещенных на территории более 10 регионов России.
Как Вы решаете указанные вопросы организации эффективной правовой работы?
Как Вы обеспечиваете эффективное взаимодействие между специалистами юридической службы в условиях отсутствия в службе минимальной информации о них - Ф.И.О., контактные телефоны и e-mail?
Информация о специалистах юридической службе на портале компании, в личном деле специалиста в службе управления персоналом, в телефонном справочнике на общем ресурсе компании в компьютерной сети, в резюме, размещенных на общем ресурсе юридических подразделений – она Вас устраивает?
Указанные источники содержат всю информацию, необходимую для решения упомянутых вопросов, и обеспечивают ее оперативный поиск и актуализацию?
В этой записи предлагается силами юридической службы без значительные затрат и активной роли IT-специалистов создать и активно использовать в работе Мониторинг юридических ресурсов компании или иначе именуемый Мониторинг ЮР.
Что представляет собой Мониторинг ЮР?
Мониторинг ЮР является инструментом юридической службы для сбора и анализа (поиска) информации обо всех специалистов службы компании, в т.ч. юридических подразделений ее филиалов и дочерних обществ.
Мониторинг ЮР ведется в электронной форме в виде файла программы Excel и представляет собой совокупность открытых и закрытых столбцов таблиц с активным и максимальным использованием для анализа (поиска) информации о специалистах юридической службы фильтров таблиц программы Excel.
Открытые столбцы таблицы Мониторинга ЮР – это столбцы, в которые актуальная, полезная информация о специалистах юридических подразделений вносится в произвольной форме с учетом требований, которые исходят из наименования соответствующего столбца, а также установленных дополнительно в инструкции по заполнению таблиц Мониторинга ЮР. Например, столбец для размещения фото специалиста, Ф.И.О., наименование должности, образование, контактные телефоны и e-mail (в т.ч. домашний) специалиста, публикации специалиста в профессиональных изданиях, количество оставшихся дней ежегодного отпуска специалиста, примечание).
Закрытые столбцы – это столбцы, в которые информация о специалистах службы вносится исключительно посредством выбора необходимого варианта информации, подлежащей внесению в столбец из исчерпывающего перечня вариантов по данному столбцу с использованием выпадающего списка фильтров таблицы программы Excel. Например, наименование общества или филиала, категория специалиста (руководитель юридического подразделения, его заместитель, руководитель внутреннего подразделения, специалист), новый работник, отметка об увольнении, диплом с отличием, научная степень, опыт работы, должностные обязанности (функционал), потребности в развитии, рейтинг специалиста).
Для эффективной работы функции Мониторинга ЮР по анализу (поиску) информации необходимо при разработке его формы задать максимальное количество закрытых столбцов.
Сбор и свод информации о специалистах юридических подразделениях компании необходимо осуществлять центральной юридической службы.
Центральная юридическая служба должна обеспечить доступ к сводной информации всех специалистов юридической службы, в т.ч. юридическим подразделениям филиалов и дочерних обществ (в т.ч. посредством направления в их адрес дисков с записью актуального Мониторинга ЮР).
Актуализацию информации в Мониторинге ЮР рекомендуется осуществлять ежеквартально.
Категорически рекомендуется не удалять из Мониторинга ЮР информацию об уволенных специалистах юридической службы.
Каким образом решаются указанные вопросы в Вашей юридической службе?
Какие Вы предлагаете использовать закрытые и открытые столбцы Мониторинга ЮР?
Расскажите о Вашем опыте создания и использования Мониторинга ЮР? Какие проблемы возникли у Вас при создании Мониторинга ЮР?
Какие еще задачи юридической службы может решить Мониторинг ЮР?
Метки: CORT, Excel, IT, Mind Map, Outlook, Word, Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Мотивация, Обучение, Планирование, Развитие, Совещания, Стандарты