Участие юридической службы в делопроизводстве компании

Юридическая служба компании осуществляет правовую экспертизу проекта инструкции по делопроизводству.

Вы Руководитель юридической службы компании.

Как Вы отнесетесь к проекту Инструкции по делопроизводству?

Вы не изучая проект инструкции по делопроизводству, поставите свою визу в листе согласования к проекту этого локального акта и передадите согласованный документ счастливому Начальнику канцелярии компании?

Вы ознакомитесь с проектом указанной инструкции, не внося в нее какие-либо изменения, согласуете этот документ и передадите тому же счастливому Начальнику канцелярии?

Руководители юридических служб, точите свои правовые топоры и пилы посредством активного участия юридической службы в процессе подготовки Инструкции по делопроизводству!

Инструкция по делопроизводству – это один из основных инструментов организации правовой работы в компании.

Юридическая служба компании осуществляет правовую экспертизу проектов приказов и распоряжений.

В какие сроки юридическая служба должна согласовать проекты приказов и распоряжений? 1 день? 3 дня? 5 дней?

Юридическая служба осуществляет указанные документы последней?

Представляется целесообразным ежегодно утверждать приказом генерального директора компании план нормотворческой деятельности в компании, предусмотрев перечень локальных актов, которые должны быть разработаны и представлены на утверждение генерального директора. Важно отразить данное положение в Инструкции по делопроизводству.

Требуется ли юридической службе согласовывать помимо проектов приказов и распоряжений иные документы компании в рамках делопроизводства? Все документы, в т.ч. служебные записки?:)

Представляется крайне целесообразным закрепить в Инструкции по делопроизводству положение о том, что юридическая служба компании должна согласовывать проекты писем, адресованные государственным органам, особенно в виде ответов на запросы органов о предоставлении документов и информации.

В рамках правовой экспертизы проектов приказов, утверждающих Положения, Регламенты, Инструкции, Вы получаете презентацию на 5-7 слайдах или справку на 1-й странице, отражающие концепцию (основные тезисы) этих документов?

Не считаете ли Вы, что в Инструкции по делопроизводству надо ограничить максимальные объем Положений, Регламентов, Инструкций и т.п.? 10-15 страниц?

Нецелесообразно ли ограничить объем проектов приказов и распоряжений, писем и служебных записок? 1-2 страницы?

Может быть, стоит жестко ограничить в Инструкции по делопроизводству объем строк в абзаце – не более 5 строк?

Не стоит ли обязать использовать в компании только нумерованные списки?

…

Коллеги, предлагаю обменяться опытом использования Инструкции по делопроизводству в целях повышения эффективности правовой работы компании, в т.ч. посредством оптимизации работы специалистов юридической службы при правовой экспертизе проектов приказов, распоряжений и иных документов, которые требуют предупреждения рисков нарушения законодательства.

Что Вы еще предлагаете предусмотреть в Инструкции по делопроизводству для эффективной деятельности юридической службы компании?

Метки: Word, Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Обучение, Проверки, Развитие, Регламентация, Стандарты

Запись создана: Среда, 18 Ноябрь 2009 в 0:00 и находится в рубриках Лаборатория эффективной правовой работы, Общие вопросы. Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или trackback с вашего собственного сайта.

http:// AlexeyS

На некоторые вопросы мне захотелось ответить.
Юристы не должны согласовывать внутренние документы, но должны согласовывать внешние. Многие внешние. Почти все. Поскольку во многих из них могут быть правовые риски. Но списко согласуемых юристами документов желательно все-таки сделать закрытым. Хотя... Может и открытым.
Приказ должен быть написан так, чтобы он не требовал презентации, справки или какого-либо иного пояснения. Только если для подписанта краткая, в несколько строк, максимум 3 коротких абазаца, справка. А если все-таки он требует дополнительного пояснения, то исполнитель может сам выбирать форму донесения справочной информации.
Объем приказов и пр. ограничивать принудительно нецелесообразно.
Тем более нецелесообразно ограничивать количество строк в абзаце.
Списки нумерованные? Шрифт используемый? Жирный, курсив, регулар? Количество букв в слове и слов в предложении? Да, пожалуй их тоже не стоит ограничивать
Абакшин, а чего последнее время только мы с тобой тут дискутируем?
http:// Адвокат

Ха! В самом посте больше вопросов, чем ответов.
С AlexeyS согласен полностью, за исключением пункта о том, что юристы не должны согласовывать внутренние документы.
http:// AlexeyS

Адвокат!
Думаю, АН меня понял Я имел ввиду совсем внутренние документы: служебные записки, докладные, приказы, не несущие правовых рисков (многие трудовые, например) и т. п. А такие внутренни документы, как ЛНА, приказы, затрагивающие нормы права и любые иные внутренние документы, несущие правовые риски для компании, юристы естественно должны согласовывать.
http:// Алексей Абакшин

На мой взгляд, ограничения в виде подготовки презентации, максимального числа страниц внутренного документа, максимального числа строк в абзаце — помогут инициаторам нормотворческой деятельности компании не писать «воду» в документах
специалист будет мотивироваться оставить в документе самое важное, сделать хорошо структурированный документ
а презентации к внутреннним документам — можно представлять инвесторам дабы не устраивать читку многостраничных документов компании
http:// AlexeyS

Ограничение страниц документов, думаю, самое рабочее ограничение из предложенных. А ограничение количества строк в абзацах приведет только к увеличению количества абзацев Кроме того, абзац является формой некой смыловой единицы. Принудительно ограничивать объем такой единицы нерационально. Так как смыслы разные бывают. Некоторые в одну строку умещаются, а некоторые и в десять не влезают.
Я на месте инвестора при изучении необходимого ему ЛНА не доверился бы некоей пояснительной справке или презентации. Приказ — это приказ, на нем подпись есть. А справка/презентация — бумажка.
http:// Davydkina

AlexeyS, поддаюсь на Вашу провокацию!
Приказ — это приказ! На него и сослаться можно...
...а из личного опыта скажу, что энное количество времени назад в одной компании N борьба с объемностью презентаций (если ее не было — такое чувство, что была...) привела к тому, что НИЧЕГО региональные юристы из презентаций не могли понять сразу.
Наглядное пособие утратило свою смысловую нагрузку.
Вроде презентация... УРА! ...посмотрели юристы в городе N-ске, что коллеги из управляющей компании им скинули, покумекали и... пошли читать нормативку...
А с приказами так не получится?
Алексей Николаевич, любой специалист, на мой взгляд, сам по себе уже смотивирован включить в документ самое важное и сделать хорошо структурированный краткий и ясный документ.
Другое дело, правовая наша жизнь — она многораннее.
AlexeyS, а должностная инструкция это «совсем внутренний документ»? А отличается важность ДИ кадровика от ДИ оператора котельной, например?
Вот опять же, в одном городе N-ске руководство компании провело работу по оптимизации кадровых документов. И юристы самое что ни на есть непосредственное участие принимали в разработке должностных инструкций. Нормативку перелопатили, судебную практику перерыли, подготовлены были инструкции, но...
Как выяснилось в последствии, часть работников просто отказалась подписать эти инструкции... а выяснилось это уже в процессе подготовки судебщиков к ряду процессам по восстановлениям и взысканию ЗП за время вынужденного...
Алексей Николаевич, я опять за рамки поста ушла. Расширяй поле топиков! Будем в кадровых вопросах советоваться?
http:// AlexeyS

А зачем юрист при согласовании и, тем более, разработке ДИ?
http:// Davydkina

Мы тоже отбивались... как могли.
Однако.
Пришлось...
С другой стороны, ДИ — это тот документ, с которым юрист пойдет в суд в случае возникновения трудового спора.
Думаю, как пример, советы юристов относительно конкретики трудовой функции не помешают в случае принятых в компании увалов по п.5 ст. 81.
То же и в отношении приказов на увал, на наложение дисциплинарных взысканий. Да, это внутренняя на 100 % деятельность компании, но...
Вы отметили, что это «не несущие правовых рисков» документы. Позвольте не согласиться.
Другой вопрос, что риски не столь огромны в финансовом плане. Но престиж компании страдает в любом случае...
Думаю, совсем отстранить юристов — плохо.
Можно привлечь на стадии разработки таких доков... или при их оптимизации.
Я думаю, не зря множество компаний выделяет в штате должность юриста по трудовым вопросам.
Выплата ЗП за время вынужденного — неприятность...да и престиж компании в трудовых спорах страдает...
http:// AlexeyS

Где я про трудовые документы сказал, что они не несут правовых рисков?
У меня один подход — юрист долже быть там, где есть риски. А где риски — это юрист должен определять. И никто более. Хочет, определяет закрытым перечнем, хочет — открытым.
Теперь конкретно про ДИ и другое. В компании сотни и тысячи видов документов, которые могут использоваться как доказательства. В том числе, платежки, накладные, акты и т. п. Их все должен согласовывать юрист?
ДИ не несет никаких правовых рисков. По-крайней мере, значимых. Юрист там не нужен. Если кто-то в компании этого не понимает, то... «Каждый заблуждается в меру своих возможностей».
Из трудовой сферы, по-моему мнению, юрист долже участвовать только при разработке типовой формы трудового договора, при подготовке приказов на увольнение по «конфликтным» статьям и при привлечении к ответственности. А юрист по трудовым вопросам выделяется там, где конфликтных вопросов столько, что иначе никак. То есть, в компаниях-монстрах. Или там, где профсоюзы есть. То есть, опять в монстрах. Или там, где большое количество рабочих должностей, то есть, производства разные.
http:// Davydkina

Отвечаю!
AlexeyS пишет:
23 ноября 2009 в 22:06
...Я имел ввиду совсем внутренние документы: служебные записки, докладные, приказы, не несущие правовых рисков (многие трудовые, например) и т. п.
«моногие» — не есть все, само собой!
AlexeyS, я как раз и отмечала необходимость участия юриста ИМЕННО при подготовке приказов на увольнение по «конфликтным» статьям и при привлечении к ответственности, намекая, что совскм отстранять от трудовых вопросов нельзя.
Кстати, относительно типовой формы трудового договора... на мой взгляд, ОСОБЕННО важно участие юриста при разработке гражданско-правовой формы оказания услуг физическим лицом. Чтоб такой договор трудовым не признали.
А у кадровиков вопросов к юристам — миллиард. И если просто провести ревизию хоть разок кадрового дела — ой, сколько там нарушений!
Отмечу еще и то, что в компаниях-не «монстрах» белые воротнички вообще в минимуме, и, в большинстве случев, любые регламенты и инструкции, в том числе, по делопроизводству, совсем отсутствуют.
http:// AlexeyS

ОСОБЕННО важно, что бы юристы боролись с договорами об оказании услуг физическими лицами в том случае, если они применяются для прикрытия трудовых отношений. Если они объективно являются договорами об оказании услуг, тогда пусть разрабатывают. А если они -прикрытие, то юристы, разрабатывая их и стараясь, чтобы его трудовым не признали, являются соучастниками правонарушения, а то и преступления.
А трудовки пусть лучше учат НПА соответствующие. Кстати, я знаю трудовиков-неюристов, которые намного лучше знают ТК, чем юристы. Вот пусть и учатся остальные
http:// Алексей Абакшин

может ли кто посоветовать ГОСТ или хорошую книгу по подготовке качественных документов (в частности, содержащую полезные советы по структурированию документов)?
PS — я бы на месте Билла Гейтса уже давно внедрил в программу Word функцию, при которой после написания 5 строки абзаца текст 6 и следующих строк этого абзаца обозначался красным цветом!!!