Казнить нельзя, помиловать

 

О качестве юридических документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Стал замечать за собой, что очень раздражаюсь типовыми недостатками документов, которые готовят мои специалисты.

Раздражение вызывало то, что мне приходилось тратить свое драгоценное время руководителя на исправление указанных недостатков во всех документах по каждому специалисту юридической службы в отдельности. 

Все больше я понимал, что надо предупредить возникновение этих типовых недостатков в работе всех специалистов службы единовременно и в системном режиме. Нужно было точить свои топоры и пилы!

Так я пришел к идее разработки на одной страницы для специалистов службы Памятки подготовки качественных и эффективных документов, которую специалисты разместили на видном месте своего рабочего места и проверяли свои проекты документов на соответствие требований, обозначенных в данной Памятке.

Упомянутая Памятка также размещена на общем электронном ресурсе юридической службы.

Памятка постоянно обновляется при выявлении новых недостатков или возникновении идей по повышению качества документов службы.

При внесении в Памятку изменений и дополнений она направляется всем специалистам юридической службы по электронной почте с моими краткими комментариями.

На сайте «Креативная юриспруденция» я уже не раз поднимал тему подготовку качественных юридических документов.

Пишем с любовью…

Нужно ли писать отзыв на исковое заявление?

Новый номер журнала «Исковые заявления»

Из чего, из чего же сделаны наши…

Доктор, я буду жить?

Очевидно, что подготовка документов является важной и основной составляющей в работе юриста компании.

Однако я все больше прихожу к выводу, что юристы в большинстве случаев при подготовке документов пишут с целью «просто написать или написать очень много».

Многие ли из нас при подготовке документов задумываются, для кого мы пишем документ, что мы хотим получить от пользователя документа, что желает получить пользователь от прочтения нашего документа.

Представляете ли Вы себя пользователем документа, который Вы делаете для этого пользователя?

Можете ли Вы на основании Вашего искового заявления подготовить проект решения суда?

Получиться ли Вам подготовить очевидный и нужный Вам ответ на Ваш запрос в государственный орган о разъяснении законодательства РФ?

Будет ли Вам понятно правовое заключение, в котором используются специфические юридические понятия (например, реституция, негаторный иск, виндикация), если Вы не имеете юридического образования?

Можно ли признать эффективным правовое заключение, в котором нет раздела с краткими выводами и рекомендациями?

В последнее время мой интерес к идеям по повышению качества, эффективности действия и структурирования текста юридических документов все больше усиливается.

Считаю крайне полезным для развития навыков подготовки эффективных юридических документов обязательное ежегодное опубликование специалистами юридической службы статей в профессиональных изданиях -  1 статья в полугодие!

В качестве действенного и недорогого средства развития указанного навыка исходя из своего личного опыта очень рекомендую создать и вести сайт-блог в Интернете (для того, чтобы сделать свой сайт-блог — ЖМИ СЮДА!).

Очень важно еженедельно, а еще лучше ежедневно читать профессиональную литературу и периодику.

Очень рекомендую прочитать следующие книги по этой теме.

 Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

PS «Люди X» — продолжение следует.

А вот и Памятка подготовки качественных и эффективных документов: 

ПАМЯТКА

по подготовке качественных и эффективных документов

Подготовил документ — проверь на соответствие указанных ниже требований! 

  1. Правильно указываем Ф.И.О. Генерального директора.
  2. Правильно указываем Ф.И.О. других лиц.
  3. В Ваших документах по общему правилу всегда должны быть указаны Ваше Ф.И.О. и контактный телефон с добавочным номером.
  4. Обеспечить единообразие указания дат в документе – не должно быть в тексте одновременно 11.01.2010г., 10 января 2010г., 11.01.10, 11.01.2010 года! Рекомендуется указывать 11.01.2010! Если речь идет об указании года рекомендуется указывать – 2010 год.
  5. Не пишем в тексте – настоящее и действующее.
  6. Слово «Российская Федерация» пишем только в сокращенном варианте – РФ.
  7. Гражданский Кодекс РФ сокращаем до ГК РФ. Остальные Кодексы первый раз по тексту полностью с указанием «далее по тексту – НК РФ, АПК РФ и т.д.».
  8. При подготовке документов рекомендуется излагать свои мысли в виде нумерованного списка – 1.2.3.4…
  9. Используем в документе только нумерованные списки! Маркированные списки категорически не используем.\
  10. Абзацы более 5 строк разбиваем на несколько абзацев.
  11. Второстепенные абзацы (например, нумерованные списки) сдвигаем вправо.
  12. Обеспечиваем в списках единую пунктуацию – не должно быть одновременно — . , ; .
  13. Делаем яркие, простые и запоминающиеся названия внутренних документов (приказов, распоряжений, указаний и т.д.). Рекомендуется для формулирования названий использовать 3-7 слов.
  14. При постановки задач (просьбы) указываем желаемый срок выполнения задачи (просьбы) – дату и время (МСК).
  15. В месте для подписи печатаем Ф.И.О. подписанта. Писать Ф.И.О. от руки не допускается.
  16. При подготовки электронных почтовых сообщений рекомендуется его объем ограничивать основное тело сообщения без прокрутки.
  17. В электронном сообщении обязательно кратко указывать тему сообщения. Рекомендуется ключевое слово темы писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ.
  18. При указании в документах денежных сумм указывать валюту, денежную величину и наличие или отсутствие НДС.
  19. В документе должна быть нумерация страниц.
  20. То есть, в том числе – сокращаем до «т.е.» и «в т.ч.».
 

Добавить в закладки

Метки: , , , , , , , , , , , , , , , , ,

  • http:// Anastasiya

    книгу Б.Минто также использую как настольную. Беда в том, что многие пока не поняли ценности такого рода литературы и пишут «по старинке» в стиле — «испокон веков на Руси сложился обычай выставлять первичную бухгалтерскую документацию вовремя, а также вовремя платить по счетам...» (тут я, конечно, утрирую). У нас в компании юр.служба, не страдая такими недостатками на мое счастье, некоторое время была обязательным участником согласования ВСЕЙ исходящей корреспонденции компании. Сейчас решили проблему следующим способом — дали руководителям структурных подразделений памятки и шаблоны — как писать письма.

    Пока выборочная проверка писем показывает хорошие результаты.

    Так что наш опыт аналогичен Вашему. А что повторяется — то уже лучшие практики!

  • http:// Davidkina

    По пункту 6 — на прошлом месте работы руководителем у меня был товарищ из Министерства. Он ОЙКАКРУГАЛСЯ, когда видел «Российская Федерация» в сокращенном варианте — РФ. «Нет такого сокаращения в качестве допустимого в законодательстве» — вопил он и беспощадно черкал документы.

    Пункты 16, 17... я бы посоветовала в электронное сообщение бланк вставить...

    И подпись с пожеланиями и надеждами на взаимовыгодное и долгосрочное ... желательно единообразную установить для все компании или для отдельных Департаментов.

    И вообще, необходимо уделить повышенное внимание и ЭЦП сейчас... с учетом предстоящих изменений в законодательстве...

    Кроме того, вводится термин «электронный документ». Под ним предлагается понимать документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме, то есть в виде, пригодном для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационной системе.

    По-моему, на бланке, да с учетом требований к обычным письменным документам, это будет более привлекательно и имиджево!

  • http:// Алексей Абакшин

    Наталья,

    по поводу «РФ».

    представь себе абзац документа, в котором «Российская Федерация» в количестве 3 и более штук

    очевидно, что читать такие абзацы заведомо неинтересно и неполезно, т.е. данные абзацы неэффективны!

    я тоже слышал о раздражении специалистов государственных органов применительно к использованию в документах «РФ».

    Уже начал поиск нормативного правового акта, который устаналивает данное сокращенное наименование этого субъекта права

  • http:// Алексей Абакшин

    Anastasiya,

    обрати внимание на число строк в 1-м абзаце Твоего комментария!)

  • http:// Alexander

    Кстати, коллеги, а у кого-нибудь есть Б.Минто в электронном виде?

    Если есть — можете кинуть мне ее на электронную почту ?

    Я Вам скажу большое человеческое «Спасибо»... )))

  • http:// Davidkina

    Леш, представляю очень даже живо! Как будто вчера в руках держала!

    Но все же...

    Удачи в поисках. Жду результата.

  • http:// Davidkina

    Alexander !!!!

    И МНЕ!!!!

    star7002@gmail.com

  • http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

    я уже давно охочусь на электронную версию книги Барбары Минто — я так понимаю с учетом успешности книги издатели не готовы снижать ее стоимость в книжном варианте (800 рублей)

    Особый интерес в этой книге представляет Глава 10 «Отображение пирамиды идей в документе»

    mann-ivanov-ferber.ru/books/mif/025/ — по этой ссылке можно бесплатно ознакомиться с несколькими главами этой книги

  • http:// Игорь

    Здесь можно прочитать всю книгу, но скачать нельзя ))

    www.bizbook.ru/book.html?id=10348

  • http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

    Игорь, спасибо за ссылку!

    Пользуюсь также подобным ресурсом за 5000 руб. в год — скачать нельзя, но можно просмотреть книгу полностью перед покупкой бумажной версии (мне все-таки больше нравиться читать книги на бумаге)

    www.lib.alpinabook.ru