Вопрос недели

Какие минусы имеет электронное согласование проектов договоров?

Какие плюсы имеет бумажное согласование проектов договоров (сопровождаемое проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования)?

Не считаете ли Вы эффективной смешанную модель, при которой электронное согласование проектов договоров завершается проставлением виз согласующих лиц на бумажном листе согласования?

Метки: Excel, IT, Outlook, Word, Договоры, Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Обучение, Планирование, Развитие, Регламентация, Совещания, Стандарты, Тайм-менеджмент

Запись создана: Понедельник, 28 Июнь 2010 в 0:00 и находится в рубриках Вопрос недели, Договорная работа, Лаборатория эффективной правовой работы. Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или trackback с вашего собственного сайта.

http:// Александр

При нормально функционирующей системе ЭЦП — у эл. согласования никаких минусов.
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Александр, Приветствую!
Все ли задачи договорной работы решает электронное согласование проектов договоров?
Эффективно ли указанный порядок согласования решает эти задачи?
Есть ли разница, когда согласующее лицо ставит галочку в программе по согласованию проектов договоров или ставит свою подпись (визу) на бумажном листе согласования?
Не является ли подпись на бумажном листе согласования эффективнее электронной галочки?
Будет легче поставить подпись или галочку при определении своей ответственности по согласуемому проекту договора?
Как решать в рамках договорной работы антикоррупционный вопрос?
Каким образом подтверждать гарантии и заверения инициатора договора об отсутствии коррупционности по соответствующему договору?
Галочкой?
Визой на листе согласования?
http:// Александр

1. За исключением экзотических случаев — все. Причём эти случаи, как правило, сводятся не к принципиальной непригодности эл. согласования для определённой цели, а к недостаткам конкретного ПО или инфраструктуры (например, «тонкий» канал связи с удалённым филиалом, отсутствие сканеров, невозможность завести в программу большие цветные схемы из приложений к договорам или сметы на сотни листов и т.п.) Принципиально всё решаемо.
2. Психологически — возможно. Но только до первых прецедентов несения ответственности за поставленную «галочку». Процедурно — всё на порядок удобнее, быстрее и надёжнее. Параллельное согласование, делегирование полномочий, защита от подделки и подмены, контроль соответствия типовым формам, автоматическая проверка обязательных реквизитов, — в электронном документообороте всё это реализуется на порядок меньшими силами.
3. По моему глубокому убеждению, подкреплённому опытом, — нет.
4. См. п. 2.
5. Жёстко и решительно Хотя преимущественно данный вопрос должен решаться в рамках проведения закупочных процедур (которые, конечно, можно рассмотреть как часть договорной работы, но обычно это отдельная сфера).
6. Подписью данного инициатора (электронной — ровно так же, как и на бумаге) и наличием обязательного пакета документов и информации к проекту договора.
P.S. Вообще, по моему глубокому убеждению, бумага в 21 веке — анахронизм.
http:// Davidkina

Александр, согласна на все 100 !!!!
Алексей, я упоминала неоднократно, что мой личный опыт работы с подобными системами электронного документооборота — позитивно положительный.
Сложно вначале, когда осваиваешь... затем — машинально.
Не стоит коснеть и настаивать на бумаге...
Галочку легче поставить — факт.
Но на определение личной ответственности по согласуемому проекту договора в соотношении с собственноручной подписью на листе согласования это никак не влияет.
Вообще, при передаче на хранение оригинала договора можно также распечатать и подшить «в дело» таблицу с галочками и, самое главное — комментариями.
Зато не надо копаться в папках.
ВВел контрагента в базе данных — вот, все договоры с ним... Удобно разложены по годам, месяцам, видам... как угодно строишь поиск.
Все комментарии, учтенные и неучтенные — прикреплены. Все РЕДАКЦИИ договоров, вносимые изменения, дополнения — прикреплены!
Учредительные и регистрационные документы, выписки из ЕГРЮЛ, подтверждение полномочий ЕИО — все при этом договоре на каждую компанию!
Вообще, отличнейшее изобретение — проги для электронного документооборота!
Зачем их избегать!?
Юристы — вперео-о-од!!!
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

«Не стоит костнеть» — это точно не про Абакшина!:)
Я не против электронного порядка согласования проектов договоров
Но не надо забывать и про преимущества бумажного листа согласования
Представьте себе следующую ситуацию
Вы привлекли к дисциплинарной ответственности сотрудника, являющегося согласующим лицом в рамках договорной работы — Вы считаете, что он ненадлежащим образом выполнил свою согласующую функцию
Указанный сотрудник обратился в трудовую инспекцию или в суд за защитой своих нарушенных прав — он считает, что его незаконно привлекли к дисциплинарной ответственности...
Далее развилка. Вы и я защищаем интересы работодателя
У Вас галочка
У меня бумажный лист согласования с подписью упомянутого сотрудника
У кого больше шанс выиграть данный трудовой спор у недобросовестного сотрудника?
...
Мне представляется в российских условиях нужно применять смешанный вариант согласования проектов договоров — электронное согласование, итогом которого должен выступить бумажный лист согласования с живыми визами согласующих подразделений и инициатора договора
Более того, в последней версии листа визирования Володя Гринько (grinko-vladimir.ru) предусмотрел антикоррупционную составляющую и важное дополнение, которое усилит ответственность юристов за качественную правовую экспертизу
Вместе с тем, эти нововведения будут работать только если будет иметь место бумажный лист согласования
http:// Александр

Алексей, если система документооборота не собственными прграммистами на коленке написана, и ЭЦП в ней функционирует нормально, все сертифицировано, работник в получении ключа ЭЦП расписался, обязанности никому его не передавать в должностной инструкции есть, — то никакой разницы в подтверждении достоверности электронной и бумажной подписи не будет. Максимум, придётся экспертизу назначить, ну так не каждый же день такие суды случаются.
А собирать бумажные подписи — то ещё удовольствие, особенно когда согласующие сотрудники сидят в разных городах, да и ещё постоянно норовят уехать куда-нибудь в командировку. В результате получается, что из-за срочности согласования (а у нас любят всё затянуть до последнего момента) используется не нормальный порядок, а «по звонку», или в лучшем случаем путём обмена сканами/факсами с визами, что гораздо хуже любой ЭЦП.
http:// Александр

P.S. Кстати, интересно, как Вы в суде будете с бумажным листом согласования возражать на самый очевидный довод сотрудника: «А этот лист был совсем к другому документу подколот или подшит». Каждого из согалсующих заставлять расписываться на каждом листе? Так у них руки быстро отвалятся А ЭЦП подтверждает не только подпись, но и целостность документа.
http:// Davidkina

Браво, Александр!
...только вот у Алексея все листы согласования, не сомневайиесь, поименованы... к какому договору, когда (дата) и даже в какое время получил согласующий договор в работу.
Но сути это не меняет.
Хоть ЭЦП, хоть даже «галочка»... Распечатать и заверить...
...и разве я не могу нотариуса притащить в офис...?
В свое время я много распечаток из такой электронной системы согласования документов в суд носила. На ура!
А суд, Алексей, проиграет Ваш работодатель. Потому что я в своем ООО все регламенты, в том числе и РДР, утверждаю на ОСУ в качестве внутренних документов, а Вы меня слушать не хотите и писем Комиссии по труду не читаете.
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Мы россияне никак не можем без крайностей.
Нужно использовать преимущества от обоих систем согласования проектов договоров.
Повторюсь — я считаю эффективной смешанную систему, которая состоит в оформлении итогов электронного согласования в бумажный лист согласования с подписями (визами) согласующих подразделений
Смело могу заявить, что договорная культура в большинстве отечественных компаний крайне низкая!
Указанный смешанный вариант поможет безопасно оптимизировать процесс согласования проектов договоров на переходный период, до момента повышения договорной культуры в компании.
Правильный бумажный лист согласования (визирования) — эффективное психологическое средство формирования и повышения корпоративной договорной культуры!
А РДР в настоящее время утверждаю Генеральным директором на основании поручения Совета директоров!:)
Кстати, аналогичная ситуация складывается при голосовании на заочных заседаниях Совета директоров российских компаний.
Лучше (безопаснее) получить бумажный опросный лист члена Совета директоров с его подписью, нежели иметь «галочку» или электронное сообщение в Аутлуке.
Не готовы российские компании к «галочкам» членов...
А проблемы документооборота бумажных опросных листов между городами — не проблема для эффективной современной канцелярии компании.
http:// Александр

«Современная канцелярия» и бумага — брр... Понимаю внешняя переписка, понимаю особые случаи (судебные акты, например), это всё пока вынуждено ходить в бумаге. Но вообще основная операция современной канцелярии с бумажным документом — отсканировать, поместить в систему ЭДО и спрятать подальше на хранение.
Времена меняются. Надеюсь, мы ещё доживём до тех времён, когда на бумажные документы будем хотить смотреть в музей. И это радует.
И что всё-таки с проблемой целостности документа, согласованного с использованием бумажного листа? Расписываться всем на каждой странице? Долго и утомительно. Прошивать и склеивать? Так ведь расклеят и разошьют. И всегда остаётся возможность сказать: «когда я визировал, этот лист подшит не был, и в договоре были совсем другие условия».
А если документ заверен ЭЦП — то при изменении хотя бы одной буквы ЭЦП «слетает» и весь процесс надо начинать заново. По своему опыту скажу, что это мотивирует гораздо сильнее: если бумажные договоры запускались на согласование как попало, мол потом подправим, то после введения ЭЦП исполнители стали перепроверять проекты по семь раз, прежде чем направить на согласование. Ибо топ-менеджеры, вынужденные повторно смотреть договор из-за того, что исполнитель чего-то там изначально недоглядел по мелочи, очень сердятся
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Смешанная система согласования проектов договоров решает «вопрос целостности документа, согласованного с использованием бумажного листа», при условии правильного листа визирования
По поводу правильных листов согласования обращайтесь к Володе Гринько (grinko-vladimir.ru) — он обязательно сделает запись на эту тему.
Аналогов в юридической практике нет!
http:// Александр

Буду ждать с нетерпением.
http:// Davidkina

Алексей: "А РДР в настоящее время утверждаю Генеральным директором на основании поручения Совета директоров!:) "
А поручение ЕИО утверждать внутренние документы входит в компетенцию Совета Дмректоров в ООО?
А вообще, утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность ООО входит в компетенцию Совета директоров?
Может быть, у Вас в Уставе, установлены такие полномочия СД?
...А ГД, обладая ОСТАТОЧНОЙ компетенцией обязан выполнять поручения СД относительно вопросов, не входящих в компетенцию СД?
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Генеральный директор вышел на Совет директоров с вопросом о рассмотрении РДР
Совет директоров принял к сведению РДР и поручил Генеральному директору утвердить РДР приказом
Утверждать РДР на ОСА — это перебор во всех смыслах
Наталья, сообщи реквизиты упомянутого трудового письма по вопросам применения корпоративного законодательства РФ, а еще лучше рунетовскую ссылку на этот документ
http://blog.abakshin.com/ Алексей Абакшин

Владимир Гринько опубликовал свежую запись об умных листах согласования (визирования) проектов договоров на своем сайте «Hi-Tech в работе юриста»
clck.ru/1FAA