Креативная юриспруденция

Здравствуйте!

Позволю себе не согласиться с тем, что договоры должны храниться в бухгалтерии. Договор — это не первичный документ, а бухгалтерия работает только с первичными документами, проводит их, сводит в регистры, отчеты, баланс и т.п.

У затронутой проблемы есть два аспекта:

1. Делопроизводство. С этой точки зрения договоры должно хранить, учитывать, выдавать копии и т.п. то подразделение, которое будет это делать эффективнее для организации в целом. По собственному опыту могу сказать, что в бизнес-единице этим успешнее занимается юридический (или договорной) отдел, а в управляющей компании — специально созданный отдел документационного обеспечения (такая большая канцелярия). Важно учесть порядок документооборота, если процедура визирования отсутствует, а есть только правовая экспертиза, и юрист сам решает, нужно ли заключение другого специалиста (это несколько повышает риски, но для БЕ может быть простительно), то сам юрист и должен хранить договор. Если организация имеет дело со сложными сделками, имеет развитые экспертные процедуры, то нужна отдельная служба документооборота. А самая серьезная гарантия против рисков утраты или отсутствия договора, претензий со стороны налоговой и т.п., это вовсе не хранение договоров в бухгалтерии, напротив, это нечто совсем другое — правильная процедура исполнения договора, а правильное исполнение договора — это прежде всего правильное бюджетирование.

2. Исполнение (применение) договора. Этим должен заниматься специалист того профиля, к которому относится предмет договора. Ему — копия договора в целях сохранности и порядка. Консультации по поводу договора он (как и любой другой, кого этот договор заинтересует), имея копию договора на руках (или в электронном виде, например, в электронном архиве договоров организации), может получить как у юриста, так и другого знающего вопрос лица. Это относится и к бухгалтеру. Как правило, вопросов о проводке первичного документа, касающихся условий договора, не возникает (и это явно свидетельствует против хранения договора в бухгалтерии), но если все же они будут, то бухгалтер всегда сможет спросить совета у исполнителя, взять консультацию у юриста и т.д. Чтобы исполнение договора не вызывало вопросов у налогового инспектора, процедура эта должна быть жестко регламентирована, каждое участвующее в процедуре лицо должно нести четко разграниченную ответственность. Куда смотрят налоговики? Прежде всего на расходы. Поэтому любой расход должен быть одобрен в рамках процедуры бюджетирования, подразумевающей существование плана расходов, их статей (приспособленных под налоговый учет), защиту бюджетов на основе заключенных договоров, оплату только тех сумм, которые включены в бюджет расходов и план закупок и т.п. Простое хранение договоров в бухгалтерии такого эффекта не дает и ни от каких рисков не защищает.

Будет ли документально подтверждена хозоперация, которая отражена в бухучете, если у бухгалтера нет договора?

У бухгалтера есть в наличии счет-фактура, но нет договора — это документально подтвержденная хозоперация?

тревожный получается бухгалтерский учет, основанный только на актах...

Полагаю, что бухгалтерский учет, как того и требует ст. 9 ФЗ О бухучете, должен быть основан на первичных документах, к числу коих договор не относится. Если имеется нормативно подтвержденный факт того, что договор — это все же первичный документ, то это может изменить мое отношение к вопросу. А пока же — договоры не должны храниться в бухгалтерии. Бухгалтерии они просто ни к чему.

Это очень обширная тема — зачем нужны договоры. Вкратце — они устанавливают, изменяют или прекращают права и обязанности двух и более сторон.

Встречный вопрос — зачем договоры нужны бухгалтерии (имея в виду, что факт совершения хозяйственной операции, как правило, подтверждается не договором)?

А разрешается наш спор очень просто: нужно сесть где-нибудь в уголке на стуле в бухгалтерии и, просидев весь рабочий день и понаблюдав, ответить, часто ли бухгалтер обращается к договору в своей работе? А правовое обоснование под увиденное каждый из нас уже подвел.

Мой личный опыт управления договорным отделом ЮС, включающую в себя в том числе функцию хранения договорных документов, показывает, что возможность иметьдоступ к оригиналу текста договора юристам нужна не в большей степени чем бизнес-подразделению или бухгалтерско-финансовой службе. Если отвечать на вопрос, кому нужны договоры, то 1) Подразделениям, участвующим в исполнении договорных обязательств. В первую очередь это финансовая служба, осуществляющая оплату по договору. При наличии электронного документообората место хранения значения не имеет.Для договоров продаж это уже не работает. 2) Бухгалтерии, которая сопровождает аудиторские и налоговые проверки. 3) Юристам-судебникам для предоставления в суд 4) Службе безопасности при запросах правоохранительных органах (следственный комитет, полиция, прокуратура). Таким образом, место хранения договора (юристы, канцелярия, бухгалтерия) с точки зрения обеспечения доступа к бумажной версии значения не имеет. Скорее всего принцип доверия к юристам проявляется и в этом вопросе. Однако бизнесу собственно сохранности договоров мало. Для него гораздо важнее является исключения риска исполнения обязательств в отсутствие заключенного договора. Вот здесь мотив передачи контроля за фактом заключения договора одновременно с хранением в зону ответтсвенности ЮС является гораздо серьезным аргументом возложения функции хранеия на ЮС. И бухгалтерия тоже присоединяется к бизнесу в решении этого вопрса:зачем им брать на себя дополнительные операции? То, что договор является документом, обосновывающим хозяйственные операции, т.е. первичным документом, сомнений ее вызывает даже у бухгалтеров. Таким образом, при наличии системы документооборота, позволяющего исполнять функции подтверждения факта заключения договора и хранения разным службам, позволяет снять с ЮС эту несвойственную юристам функцию.