Написание данного материала катализировала свежая запись партнера Гринько Владимира на его инновационном юридическом сайте.
Володя напомнил корпоративным юристам о том, что Аутлук это не только электронная почта, в этой программе есть также уникальный инструмент руководителя юридической службы компании по делегированию своих полномочий – раздел «Задачи».
На сайте в рамках серии записей «Люди X» я уже обозначал в качестве 7-го дополнительного обязательного требования к современному корпоративному юристу – «Продвинутый пользователь программ Outlook, Word и Excel».
Очевидно, что электронная почта на сегодняшний день – это преобладающий источник информации в работе юриста компании в условиях информационного гибербума (Интернет, Корпоративные порталы, периодика, книги, семинары, конференции, совещания и т.д.).
Данной записью призываю Коллег обменяться фишками в использовании Аутлук в качестве электронной почты.
Как Вы управляете информацией в рабочем электронном почтовом ящике?
Что Вы делаете с прочтенными сообщениями в Аутлуке?
Сколько раз Вы просматриваете ежедневно рабочий электронный почтовый ящик? А сколько – домашний ящик?
Какие фишки Вы используете в почте программы Аутлук?
Итак, начинаем мозговой штурм.
- Создать архивную папку, в которую сохранять все прочтенные и отправленные сообщения.
- Настроить автоподпись (А зачем пишут « С уважением, …»? Неужели иные сообщения пишутся без него – без Уважения?).
- Отключить систему оповещения о получении новых сообщений.
- Создать группу рассылки, включающую адреса ящиков всех специалистов юридической службы компании, а также другие необходимые группы рассылки (например, «Руководители ЮС» — для взаимодействия с Руководителями Юридических служба ДЗО, «Корпоративные секретари» — для взаимодействия с Корпоративными секретарями ДЗО.
- Разбираете почту каждый день посредством оперативного перемещения прочтенных сообщений в архивную папку.
- Разбор средних и больших завалов во входящей почте лучше через предварительное упорядочение по отправителю – это позволит перемещать сообщения папками в архивную часть почты.
- Обязательно указывайте тему в сообщениях.
- Присваивайте важность важным сообщениям — ! По очень важным и крайне срочным задачам – указывайте в теме сообщения и в теле сообщения слова – ВАЖНО!, СРОЧНО! ВАЖНО!
- По важным сообщениям и сообщениям в адрес Генерального директора – после создания сообщения сразу не отправляйте, выпейте чай-кофе, затем проверьте написанное – и только после этого жмите «Отправить».
- Используйте сокращения в сообщениях – например, бвк – будь в курсе.
- Пишите сообщения без необходимости прокрутки с абзацами не более 3-4 строк.
- Разрабатывайте формы для типовых сообщений — например, в рамках работы Корпоративного секретаря.
- Используете автосекретаря Аутлука – если Вы в отпуске.
- Выделяйте красным, жирным сроки выполнения задач (желаемые сроки для обратной связи (согласования)) в сообщениях, увеличивайте размер шрифта.
- Кто ищет, тот всегда найдет!
- Штурм-mail
- …
PS – Сколько раз в день надо проверять рабочий электронный ящик? Достаточно ли 2-3 раза?
Полезно:
Метки: IT, Outlook, Клуб креативных юристов, Креатив, Менеджмент, Обучение, Планирование, Развитие, Стандарты, Тайм-менеджмент