По общему правилу юристы должны отвечать за установление порядка визирования документов компании.
Вы согласны с этим общим правилом?
Я не согласен!
Разработка, внедрение и обеспечения соблюдения в компании инструкции по делопроизводству – это традиционная функция канцелярии.
По общему правилу юридический департамент не отвечает за документооборот компании в целом.
Вместе с тем, юридическая служба должна проактивно участвовать в процессе разработки и согласования проекта упомянутой инструкции.
Какие документы компании должны визировать (согласовывать) юристы? Все? Должны ли согласовывать юристы любые письма, служебные записки, приказы по кадровым вопросам, бухгалтерские документы?
Какие документы юридическая служба обязательно должна визировать?
Каковы сроки согласования соответствующих документов в юридической службе?
В какой очередности юристам следует визировать документы? Первыми? Последними?
Исключением из этого общего правила выступает установление порядка визирования (согласования) проектов договоров. Данный порядок обычно определяется специальным документом – регламентом договорной работы (РДР). Разработчиком РДР должна выступать исключительно юридическая служба.
Также в целях управления юридическими рисками в рамках организации документооборота компании рекомендую юристам разрабатывать специальные приказы о визировании налоговых документов, ответов компании на запросы госорганов, запросов компании в государственные органы о разъяснении применения законодательства, а также регламент по работе с доверенностями.
Важно в положении о юридическом департаменте определить лиц, которые вправе определенные документы или в определенных случаях визировать вместо руководителя юридической службы.
Необоснованно смешивать визирование (согласование) проектов документов с парафированием оригиналов документов перед их подписанием уполномоченным лицом компании. У каждого процесса свои задачи, они могут совпадать, но на практике нецелесообразно парафировать документ всеми лицами, участвующими в процессе его согласования (визирования).
