В рамках проведения юридических семинаров я до сих пор слышу от участников о том, что за хранение договоров в компании должна отвечать юридическая служба — потому что юристам компании так удобнее...
Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании.
Решил освежить запись по этой теме.
То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса!!!
Считаю, что хранение договоров – это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия.
Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии. Невыполнение бухгалтерией этой функции означает ненадлежащее выполнение своей профессиональной задачи по осуществлению качественного бухгалтерского учета в компании.
Более того, не нужно увеличивать вознаграждение бухгалтерии, в случае передачи ей упомянутой функции – она объективно должна была ее выполнять в рамках ведения бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (129-ФЗ).
Бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации об объектах и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности (402-ФЗ).
Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (129-ФЗ).
Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).
Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете, нет объекта бухгалтерского учета! Аналогичный вывод можно сделать и применительно к ведению бухгалтерского учета на основании копий договоров.
Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с законодательством осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.
Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.
Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.
Зачем другим подразделениям данная функция? Они хотят заниматься бухгалтерским учетом?
Либо они ее забирают для того, чтобы сделать удобным доступ к договорам (например, юристы для ведения судебных дел) для выполнения своих основных (профильных) функций, либо для обоснования штатного расписания, либо так получилось (самый плохой вариант — тогда нет мотивации вести работу по хранению договоров надлежащим образом).
Передача функции хранения договоров другим подразделениям компании является негативным отклонением от указанного общего правила, и заведомо повышает вероятность риска документальной неподтвержденности доходов и расходов компании и, соответственно, налоговых рисков.
Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».
