Электронная система папок юридической службы
А кто это сделал?
Доктор, я буду жить?
Решил развить указанные записи на сайте, написав несколько предложений о хранении правовых заключений в юридической службе.
Хранятся ли в Вашей юридической службе правовые заключения?
Вам не нужны правовые заключения, которые подготовил бывший юрист компании?
Можно ли автоматически удалять ежегодно правовые заключения, подготовленные специалистами юридической службы год, два, три…назад?
Зачем Вы ведете архив правовых заключений?
Данный архив решает задачу по обеспечению взаимозаменяемости специалистов юридической службы?
Очевидно, правовые заключения – это знания юридической службы, которые надо активно использовать в ее деятельности.
А для того, чтобы использовать архив правовых заключений необходимо обеспечить их хранение и систему эффективного поиска.
Очевидно, что надо вести архив правовых заключений в электронном виде на общем ресурсе юридической службы.
Архив правовых заключений предлагается вести всем специалистам юридической службы, которые осуществляют подготовку правовых заключению.
В указанном архиве должны храниться все правовые заключения независимо от направления правовой работы (договорная, судебная работа, налоговая правовая функция и т.д.).
Рекомендуется создать папку «Правовые заключения», в которой ежегодно создавать папку с указанием соответствующего года (2009, 2010 и т.д.).
В папке «2009» создать 12 папок, соответствующих 12 месяцам года (1_Январь, 2_Февраль, 3_Март и т.д.).
Все юристы компании должны, осуществляя подготовку правового заключения, должны создавать соответствующие файлы непосредственно в папке «Правовые заключения» — например, на дворе январь, юрист должен создать файл в папке «1_Январь» и писать в этом файле необходимое правовое заключение.
В папке «Правовые заключения» должны быть также размещены формы правовых заключений и методология их подготовки.
В юридической службе заведомо необходимо договориться о наименовании файлов, в которых будут писаться правовые заключения – например, «Зак_Суть вопроса_Ф.И.О. специалиста».
В целях создания эффективного поиска и учета правовых заключений в юридической можно предложить создать файл программы Excel, в котором специалисты юридической службы после подготовки окончательной версии правового заключения будут размещать гиперссылку на соответствующий файл папки «Правовые заключения» и отражать следующую информацию: Ф.И.О. специалиста, подготовившего правовое заключение, год и месяц подготовки правового заключения, направление правовой работы (договоры, суды, налоги и т.д.) и ключевые слова правового заключения.
Также рекомендуется в указанном файле Excel создать дополнительный столбец, в котором другие специалисты могут оставить свой отзыв на соответствующее правовое заключение (в т.ч. вопросы и новые идеи).
Использование функций «Найти», «Фильтр» программы Excel и гиперссылок позволит оперативно найти необходимые знания юридической службы.
PS – Вы уже знакомы с данной книгой? Оставьте свой отзыв на эту книгу в комментариях к данной записи на сайте «Креативная юриспруденция»
